Les premiers pas dans un nouveau poste sont souvent déterminants pour un salarié. La qualité de l’accueil que vous lui réservez détermine non seulement sa capacité à devenir rapidement opérationnel, mais aussi l’image qu’il aura de votre entreprise. Qu’il s’agisse du premier ou du centième collaborateur que vous accueilliez, son intégration doit faire l’objet de toute votre attention.
Vous vous apprêtez à agrandir votre équipe ? We Paie vous donne aujourd’hui 10 conseils pratiques pour réussir l’onboarding de votre nouveau collaborateur.
Informez vos équipes en amont
Avant l’arrivée d’un futur collaborateur, pensez à prévenir l’équipe déjà en place, en particulier dans le cas d’un remplacement. Il ne s’agit pas de demander l’avis des uns et des autres, mais bien de communiquer sur un événement important dans la vie de toute entreprise.
Préparez le matériel et le poste de travail
Évidemment, il peut y avoir des imprévus liés à l’indisponibilité du matériel ou d’un interlocuteur précis. Mais il est important de faire sentir à votre collaborateur que son arrivée a été anticipée et qu’il y a une place pour lui au sein du collectif, et ce dès le premier jour. Cela inclut aussi bien l’espace physique que le matériel informatique et/ou téléphonique.
Fournissez un kit d’onboarding
Ce kit varie certes d’une entreprise à l’autre mais comporte systématiquement le livret de présentation de votre entreprise, le règlement intérieur et l’organigramme. Ce qui est intéressant ici, c’est de faire participer activement vos collaborateurs. Ils seront plus à même d’identifier les informations utiles à un nouveau collègue. Et lorsqu’il bénéficiera du recul nécessaire, le dernier arrivé pourra lui aussi contribuer à actualiser le kit d’intégration.
Placez l’humain au cœur du processus d’onboarding
La communication est essentielle pour réussir un onboarding. Même si votre effectif est en télétravail pour majorité, assurez-vous d’être présent physiquement pour accueillir votre nouveau collaborateur. Après avoir prévenu l’équipe d’un recrutement, continuez sur cette lancée en prenant le temps de présenter officiellement le nouvel arrivant le jour J. Cela pourra se faire en présentiel, ou bien sous la forme d’une visioconférence. Ce qui compte, c’est que chacun puisse mettre un visage et une voix sur son nouveau collègue.
Faites le tour du propriétaire
Pour que votre salarié se familiarise avec les locaux, organisez une visite guidée en commençant par les lieux utiles (toilettes, salle de réunion, machine à café, infirmerie…). Par ailleurs, il est important de visiter l’ensemble de votre entreprise, surtout si elle comporte une zone de bureaux et un atelier de production par exemple. Les occasions de rencontres et même de déplacements physiques entre différents services peuvent être rares au quotidien. L’intégration est donc un bon moment pour en profiter.
Identifiez les différents niveaux d’intégration
En général, l’accompagnement s’effectue à deux niveaux :
- Le fonctionnement et les process de l’entreprise : les horaires de travail, à qui s’adresser pour obtenir une attestation…
- Le métier en tant que tel, et les ressources nécessaires au quotidien : les procédures internes, les formulaires à remplir…
Un certain nombre d’informations pourront être indiquées dans le kit d’intégration, mais il est impossible de créer un outil exhaustif. D’ailleurs, votre salarié assimilera plus facilement ces différents éléments s’ils lui sont présentés, même rapidement.
Impliquez votre équipe dans l’accueil
Une fois que vous avez défini les différentes informations à transmettre (cf. point précédent), vous pouvez confier cet accompagnement à un ou plusieurs collaborateurs expérimentés, voire à un manager. Car l’intégration d’un nouveau salarié demande un certain temps. Dans tous les cas, explicitez bien ce que vous attendez, en précisant qui sera chargé de quoi. Cela vous évitera de vous retrouver dans une situation où X pensait que Y allait s’occuper de tel aspect, et inversement…
Entrez dans le vif du sujet
Même si l’intégration est un processus qui s’inscrit dans une certaine durée, il va bien falloir confier ses premières missions à votre nouvelle recrue. Votre approche sera bien sûr différente en fonction du profil. Un collaborateur déjà expérimenté pourra rapidement prendre en main son premier dossier. Mais si votre nouveau salarié est plutôt junior, vous pouvez lui confier en guise « d’entraînement » un dossier qui a déjà été traité par ailleurs. Cet exercice sera très utile, à condition de prendre le temps de lui faire un retour détaillé.
Misez sur les moments de convivialité
Une intégration réussie passe également par des aspects plus informels. Les moments de convivialité permettent de créer du lien à tous les niveaux de l’entreprise, en sortant du cadre strict des réunions. N’hésitez pas à prendre l’initiative en choisissant un moment opportun en fonction des habitudes de travail. Cela peut commencer tout simplement par un café de bienvenue, ou bien un déjeuner réunissant toute l’équipe quand les circonstances le permettent.
Réalisez un suivi de l’onboarding de votre nouveau collaborateur
Une fois que votre salarié a toutes les clés en main, laissez-lui le temps d’assimiler les codes et le fonctionnement de l’entreprise. Mais ne négligez pas l’importance du suivi. Un premier point informel, après quelques jours de travail, pourra être suivi d’un rendez-vous plus approfondi après plusieurs semaines en poste. Cela vous aidera également à optimiser le processus pour les arrivées futures.
Vous avez besoin de conseils sur ces questions ? Nos équipes sont à votre écoute !