La gestion des absences de vos salariés demande une vigilance particulière, notamment en cas de renouvellement d’un arrêt maladie. Quelles sont les règles en matière de prolongation d’un arrêt de travail ? Quelles sont les démarches administratives et les visites médicales obligatoires ? We Paie vous partage les règles à connaitre pour que vous puissiez vous organiser au mieux afin de préserver les intérêts de votre entreprise.
Rappel du fonctionnement de l’arrêt maladie initial : motif, délai de carence
Un arrêt de travail est prescrit au salarié lorsqu’il est temporairement dans l’incapacité de travailler. Quel que soit le motif, votre salarié doit alors justifier son absence :
- Transmettre les volets 1 et 2 à sa caisse d’assurance maladie (CPAM)
- Vous prévenir dans les 48 heures
- Vous transmettre le volet 3 de son certificat médical
De votre côté, vous devez établir une attestation de salaire et l’envoyer à la CPAM de votre salarié.
Pour rappel, vous ne pouvez pas savoir pourquoi votre salarié est en arrêt maladie, le motif de l’arrêt étant protégé par le secret médical.
Sous conditions d’avoir suffisamment cotisé à l’Assurance maladie, il pourra toucher des indemnités journalières (IJSS), égales à 50 % de son salaire journalier de base. Elles sont versées au bout d’un délai de carence de 3 jours, sauf si la convention collective prévoit le maintien de salaire, ou si l’arrêt fait suite à un accident de travail ou une maladie professionnelle.
Dans le cadre du maintien de salaire, vous pouvez être amené à verser des indemnités complémentaires, si votre salarié remplit les conditions suivantes :
- Une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise
- La transmission du certificat médical dans les 48 heures
- L’éligibilité au versement des indemnités journalières de Sécurité sociale
- Les soins sont prodigués en France, ou au sein d’un État membre de l’Espace économique européen.
Référez-vous à la convention collective applicable dans votre entreprise. Le versement des indemnités complémentaires se faite en principe après un délai de carence de 7 jours. Exception faite si l’arrêt résulte d’une maladie professionnelle ou d’un accident du travail.
En ce qui concerne le traitement des IJSS en paie, vous trouverez toutes les informations dans notre précédant article ici.
Comment faire prolonger un arrêt maladie ?
Les règles pour un arrêt maladie « classique »
Un salarié en arrêt maladie peut demander à son médecin de le prolonger s’il n’est pas guéri et/ou qu’il estime que son état de santé ne lui permet pas de reprendre le travail.
Durant la période de prolongation, le salarié reste soumis aux mêmes obligations que durant l’arrêt initial. Il doit respecter les horaires de sorties autorisées. Mais une différence de taille est à noter : dans le cadre d’une prolongation, les indemnités journalières sont versées sans délai de carence.
Concernant vos propres obligations d’employeur, vous n’avez pas besoin d’établir une nouvelle attestation de salaire en cas de prolongation, tant que la durée totale de l’arrêt est inférieure à 6 mois. En revanche, une fois passé ce délai de 6 mois d’arrêt, vous devrez modifier la date prévisionnelle de fin de l’arrêt en DSN.
De plus, vous êtes autorisé à embaucher un salarié en CDD de remplacement. Nous vous conseillons d’indiquer clairement que le contrat prendra fin dès le retour du salarié remplacé. Vous limiterez ainsi les coûts si votre salarié revient plus tôt que prévu.
À savoir que la reprise anticipée du travail doit être autorisée par un médecin.
Les règles en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle
Les accidents du travail et les maladies professionnelles suivent une procédure spécifique, y compris en cas de renouvellement de l’arrêt de travail.
Trois cas de figure :
- Si les soins du salarié doivent être prolongés : le médecin lui prescrit des soins et prolonge son arrêt de travail si nécessaire
- Si les soins sont terminés mais que le salarié conserve des séquelles : le médecin délivre un certificat médical de consolidation. Le salarié peut alors faire reconnaître son incapacité et être indemnisé à ce titre
- Dans le cas d’une rechute : le médecin établit un certificat médical de rechute et prescrit si besoin un nouvel arrêt de travail.
Qui peut prescrire la prolongation de l’arrêt de travail ?
Est-ce qu’un autre médecin peut le prolonger ?
Seul le médecin traitant, ou celui qui a prescrit l’arrêt de travail initial peut prescrire une prolongation. C’est la règle. Néanmoins trois médecins dans les situations suivantes peuvent prescrire la prolongation :
- Le remplaçant du médecin traitant ou du médecin ayant prescrit l’arrêt de travail initial
- Le médecin spécialiste consulté sur demande du médecin traitant
- Le médecin qui suit le salarié à l’occasion d’une hospitalisation.
Notez que dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, le salarié doit systématiquement s’adresser à son médecin traitant.
Quid de la téléconsultation (consultation en ligne) ?
La téléconsultation est de plus en plus utilisée, soit pour des rendez-vous à distance avec son médecin habituel, soit pour pallier une offre de soins insuffisante.
Mais attention ! Depuis le 1er janvier 2024, il n’est plus possible de prescrire des arrêts initiaux ou de prolongation d’une durée supérieure à 3 jours en téléconsultation. Exception faite si l’arrêt est prescrit par le médecin traitant ou la sage-femme référente, ou bien si le patient justifie de l’impossibilité de consulter en cabinet.
Refus de prolongation d’un arrêt maladie : est-ce possible ?
C’est au médecin d’établir si la prolongation d’un arrêt maladie est justifiée, à partir du moment où il estime que la reprise de l’activité professionnelle est incompatible avec l’état de santé du salarié.
En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas vous opposer au renouvellement d’un arrêt maladie. Toutefois, vous disposez d’un droit de contrôle si vous versez des indemnités complémentaires au salarié. Vous pouvez alors organiser une contre-visite médicale à son domicile, effectuée par le médecin de votre choix.
FAQ
Est-ce que les deux arrêt de travail peuvent se chevaucher ?
Le renouvellement doit suivre le premier arrêt sans délai. Seule exception : si l’arrêt initial se termine la veille d’un week-end ou d’un jour férié, la prolongation peut être prescrite le lendemain du repos hebdomadaire ou du jour férié.
Autrement, l’arrêt sera considéré comme un nouvel arrêt et non pas comme une prolongation. Ce qui entraîne par ailleurs l’application d’un nouveau délai de carence pour le versement des indemnités journalières.
Combien de fois peut-on prolonger un arrêt maladie ?
Le médecin peut prescrire autant de prolongations que nécessaire, tant que l’état de santé du salarié le justifie et qu’il ne dépasse pas la durée d’indemnisation maximale.
Quelle est la durée maximale de l’arrêt maladie, renouvellement inclus ?
La durée maximale ne porte pas sur l’arrêt de travail en soi, mais sur le versement des indemnités journalières. Ainsi, l’indemnisation d’un arrêt maladie est plafonnée à :
- Cas général : 12 mois d’indemnités journalières par période de 3 ans
- Affection de longue durée (ALD) : 3 ans, un nouveau délai pouvant être ouvert si le salarié reprend le travail pendant au moins 1 an
À savoir que les conditions d’indemnisation changent à partir de 6 mois d’arrêt : on parle alors d’arrêt de travail de longue durée (ALD).
Quelles sont les démarches obligatoires du salarié et de l’employeur ?
Le salarié doit envoyer l’arrêt de travail de prolongation dans les 48 heures
À chaque période de prolongation de son arrêt de travail, le salarié doit suivre la même procédure que pour l’arrêt initial, à savoir :
- Informer son employeur dans les 48 heures par tout moyen, et lui transmettre le volet 3 du certificat médical de prolongation
- Transmettre les volets 1 et 2 du certificat médical de prolongation à la CPAM dans les 48 heures suivant la prescription de l’arrêt
Le non-respect du délai d’envoi à la CPAM expose le salarié à des retenues financières.
Sans ce justificatif, l’absence pourra être considérée comme injustifiée et donc entraîner une sanction disciplinaire de votre part.
Vos obligations en tant qu’employeur à la reprise du travail du salarié
Lorsque votre salarié reprend le travail, vous devez signaler la date de reprise dans la DSN mensuelle, ou la déclarer dans les 5 jours si la reprise intervient plus tôt que la date prévisionnelle (avec accord du médecin traitant).
De plus, les articles L4624-1 à L4624-6 du Code du travail impose à l’employeur d’organiser une visite médicale dans les 8 jours calendaires qui suivent la reprise du travail du salarié dans les cas suivants :
- Maladie professionnelle
- Accident du travail, s’il a entrainé un arrêt de 30 jours minimum
- Accident ou maladie « classique » s’il a entraîné un arrêt de 60 jours au moins
Au besoin, vous devrez aménager les conditions de reprise conformément à l’avis du médecin. Par exemple, un mi-temps thérapeutique.
Enfin, n’oubliez pas d’informer votre salarié de ses nouveaux droits à congés payés (CP) pendant sa période d’absence, en vertu de l’article L.3141-19-3 issu de la récente Loi n° 2024-364 du 22 avril 2024. Le délai étant de un mois à compter de sa reprise du travail. Vous devez lui communiquer le nombre de jours de CP dont il dispose et la date jusqu’à laquelle il peut les prendre.
Vous n’avez pas le temps, ou les ressources pour gérer la paie et faire une veille sociale ? Notre cabinet prend en charge la gestion des paies et des déclarations sociales de vos salariés. Contactez-nous !
