Audit RH
 

 

Sachant que plus de 70% des contrôles Urssaf débouchent sur un redressement, l’audit RH est un outil inestimable pour détecter les risques potentiels liés à la paie et aux RH. Vous pourrez notamment identifier les éventuelles erreurs et les corriger de façon à être en conformité avec les derniers textes de loi qui régissent la paie. Société d’externalisation de la paie, nous vous partageons ici pourquoi et comment réaliser un audit efficace de la fonction RH, à l’heure où la législation sociale évolue constamment et de plus en plus vite.

 

Audit de la fonction RH : définition

L’audit RH consiste à analyser les procédures et les pratiques d’une entreprise, au regard de ses obligations envers ses salariés. Il est à la fois qualitatif et quantitatif. À titre d’exemple, le taux d’absentéisme, le turnover, et le nombre et le type de contrats font partie des données quantitatives; tandis que les pratiques managériales sont des données qualitatives. De même que la culture d’entreprise : ses valeurs, ses usages, etc. Toutes ces données sont collectées puis analysées.

Ne confondez pas l’audit RH avec le bilan social (obligatoire dès 300 salariés) ou encore le bilan social individuel (le récapitulatif des rémunérations et avantages perçus par un salarié).

À l’issue de ce diagnostic, un plan d’actions est proposé pour corriger les potentiels dysfonctionnements et vous mettre en conformité avec la législation.

 

Pourquoi faire un audit de la paie et des Ressources Humaines ?

En tant qu’employeur, respecter le Code du travail, les jurisprudences, les dispositions de votre convention collective et les accords de branche est une obligation essentielle. Vous savez aussi que le droit social fait l’objet de plusieurs évolutions chaque année. D’ailleurs, la plus importante portait sur le nouveau droit aux jours de congés payés des salariés malades en avril 2024. C’est la raison pour laquelle, il est vivement conseillé aux dirigeants et aux responsables des Ressources Humaines de mettre en place un audit RH à minima tous les 5 ans pour évaluer leur niveau de conformité.

Outre cet aspect légal, l’audit RH est aussi un outil stratégique pour votre entreprise. C’est un bon moyen pour prendre du recul sur vos pratiques professionnelles et étudier les fonctionnements internes au sein de votre entreprise.

Les résultats de l’évaluation, suite à l’analyse complète de vos processus et pratiques RH, permettent de mettre notamment en lumière les aspects suivants :

  • Votre stratégie de marque employeur ;
  • Le respect de vos obligations en matière de santé et de sécurité (DUERP) ;
  • Les conditions de travail et le bien-être de vos collaborateurs ;
  • Votre gestion des compétences et des carrières ;
  • Votre politique de rémunération ;
  • Votre règlement intérieur, conformément aux prescriptions légales ;
  • La prévention et la gestion des conflits.

Cet état des lieux vise à identifier les actions à mettre en place pour perfectionner vos process et mieux gérer la masse salariale de votre entreprise. Il génère aussi bien souvent un dialogue social de meilleure qualité, source de plus grande productivité à l’échelle individuelle comme à l’échelle collective.

Rappelons que soigner sa marque employeur permet de se différencier de ses concurrents et donc d’attirer de nouveaux talents.

Quant à l’audit de paie, que vous pouvez nous confier à tout moment pour optimiser vos performances, il est vivement recommandé dès l’annonce d’un contrôle Urssaf.

 

Comment procéder pour faire cet audit de conformité RH ?

Dans l’absolu, l’audit RH peut être effectué en interne, par un collaborateur, ou bien en externe par un prestataire de service comme un consultant RH ou un cabinet d’audit. Mais en réalité, cette mission étant chronophage et sensible, il est judicieux de faire appel à un prestataire externe pour avoir le recul nécessaire.

Dans tous les cas, l’audit RH doit suivre les étapes suivantes pour déboucher sur des préconisations concrètes et sur-mesure qui répondent clairement à vos enjeux spécifiques.

 

La lettre de mission

Avant l’audit à proprement parler, et pour qu’il soit efficace, une phase de préparation est indispensable. À ce titre, il vous faut définir le cahier des charges de l’audit pour pouvoir fixer le cadre de travail avec le prestataire que vous aurez choisi. Il sera formalisé dans une lettre de mission au sein de laquelle seront précisés : 

  • Le déroulé de l’audit
  • Le chef de projet interne dans votre entreprise, interlocuteur privilégié des auditeurs
  • Les objectifs
  • Les moyens engagés
  • Les livrables à produire et les échéances

Ce contrat va permettre aux auditeurs de planifier la mission, en établissant une cartographie des risques et en définissant la méthodologie à suivre. Veillez aussi à signer un accord de confidentialité !

 

La phase de réalisation et d’analyse

Au cours de l’audit terrain, les auditeurs vont tour à tour :

  • Collecter les données quantitatives et qualitatives (par exemple, les projets qui ne sont pas menés à bout ou sont en retard et le taux d’absentéisme)
  • Analyser vos procédures et documents internes
  • Diffuser un questionnaire RH aux salariés, sachant qu’ils seront les premiers concernés par les mesures mises en place
  • Conduire les entretiens collectifs et/ou individuels

Toutes les informations sont ensuite compilées et analysées de façon à pouvoir en tirer des conclusions objectives et un plan d’actions à mener. Les résultats obtenus par l’analyse doivent aussi vous permettre d’identifier les formations manquantes et les éléments qui motivent et démotivent vos salariés.

 

La phase de restitution

À l’issue des travaux, un rapport est rédigé pour rendre compte des conclusions de l’audit RH. Les axes d’amélioration, les préconisations et le plan d’actions y sont précisés dans l’objectif d’améliorer rapidement les process et les pratiques managériales au besoin. Une réunion de clôture peut également être organisée pour échanger avec les différentes parties prenantes.

 

Quand réaliser un audit RH ?

Il n’y pas de périodicité précise pour procéder à un audit RH, mais il peut être opportun de le déclencher à certains moments-clés de la vie de l’entreprise :

  • Après une augmentation importante de votre masse salariale
  • Lorsque certains indicateurs se dégradent, comme le taux d’absentéisme
  • Quand vous envisagez d’externaliser la fonction paie

En-dehors de ces situations, on peut préconiser de réaliser un audit RH à titre préventif, tous les 3 ou 5 ans. Entre deux audits, cette durée permet d’apprécier l’effectivité et la pertinence des plans d’actions engagés.

 

L’essentiel à retenir

Auditer la fonction RH de votre entreprise fait partie d’un ensemble d’outils qui visent d’une part à améliorer la qualité des processus RH, d’autre part à la valoriser et à remettre l’humain au cœur des performances.

 

La législation sociale étant en constante évolution, nous prenons en charge le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire. En nous confiant vos obligations sociales, vous bénéficiez en plus de nos conseils et expertises sur tous les sujets RH. Contactez nos gestionnaires de paie !