Nourriture, véhicule ou logement de fonction… Bien qu’ils soient fournis en nature, ces biens et services font partie de la rémunération effective. Leur traitement en paie suit donc des règles précises. Quelles sont les règles à connaître pour fournir un avantage en nature ? Comment l’enregistrer correctement en paie ? Suivez le guide avec WE PAIE !
Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
Les avantages en nature correspondent à des biens ou services dont bénéficient les salariés :
- L’entreprise peut les fournir gratuitement
- Ou alors moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle
Ainsi, les salariés économisent des frais qu’ils auraient eu à leur charge. Particulièrement apprécié par les salarié, l’avantage en nature constitue un élément qui permet à l’employeur de se différencier par rapport aux autres, et qui peut peser lors d’un recrutement.
Les avantages en nature constituent un complément de rémunération, cette dernière étant versée en espèce. À ce titre, ils sont imposables à l’impôt sur le revenu.
En théorie, il n’est pas possible de rémunérer entièrement un salarié en nature. Seule exception : lorsque la valeur des avantages en nature assure une rémunération au moins égale au SMIC.
Pour savoir si vos salariés peuvent en bénéficier, vous devez vous référer :
- À la convention ou à l’accord collectif applicable
- À leur contrat de travail
- Aux usages en cours dans l’entreprise
En sachant que vous pouvez octroyer des avantages en nature de façon individuelle (la mention dans le contrat de travail étant obligatoire), ou bien de façon collective.
Attention, ne confondez pas les avantages en nature avec les frais professionnels. Les frais professionnels représentent les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de l’activité professionnelle. Ils font généralement l’objet d’une note de frais, pour être ensuite remboursés par l’employeur.
Quels sont les types d’avantages en nature ?
Les repas, que vous pouvez fournir directement à vos salariés.
Dans certains secteurs, notamment pour les hôtels, cafés et restaurants (CHR), il est obligatoire de nourrir le personnel présent au moment des repas. Autre option : verser une participation financière pour le paiement des repas au restaurant d’entreprise. Attention, les titres restaurants (tickets restaurants, chèques déjeuners…) sont des avantages sociaux, mais ce ne sont pas des avantages en nature à proprement parler. L’Urssaf les considère comme des frais professionnels.
Le logement
Si votre entreprise est propriétaire ou locataire de logements, vous pouvez les mettre à disposition de vos salariés. Dans le cas où le contrat de bail est au nom du salarié et que l’employeur prend en charge le loyer, on parle plutôt d’avantage en espèces.
Le véhicule
Le salarié peut bénéficier d’une voiture de fonction, que l’entreprise en soit propriétaire ou locataire (LOA, LLD). Pour qu’un véhicule soit considéré comme un avantage en nature, le salarié doit pouvoir en disposer en-dehors du travail, pour ses besoins privés.
La garde d’enfants
L’administration fiscale reconnait cet avantage en nature depuis le 1er janvier 2022. Il peut prendre plusieurs formes :
- La réservation de places en crèche ou micro-crèche, contre le versement d’une subvention
- La participation directement versée au salarié pour réduire les frais de garde
- La négociation d’un tarif préférentiel en micro-crèche. Dans ce cas, la structure doit établir une attestation en fin d’année pour récapituler le montant de l’avantage accordé au salarié.
Les outils de communication NTIC
Téléphone et ordinateur notamment sont des avantages en nature dès lors que le salarié en dispose à titre professionnel et privé.
Comment apparait l’avantage en nature sur la fiche de paie ?
Il fait partie intégrante de la rémunération. Tout comme le salaire, il entre donc dans l’assiette de calcul des cotisations et contributions sociales.
À ce titre, il doit figurer clairement sur le bulletin de salaire, au niveau du salaire brut. Il est ensuite à déduire du salaire net à payer.
À savoir que tout avantage en nature est pris en compte pour vérifier que la rémunération est au moins égale au SMIC. Pour rappel, le SMIC mensuel brut s’élève à 1 645,58 € au 1er mai 2022.
Par ailleurs, vous pouvez faire apparaitre les avantages en nature dans un autre document : le bilan social individuel. Ce dispositif facultatif permet de récapituler l’ensemble de la rémunération et des avantages perçus au cours de l’année. En plus d’informer le salarié, le bilan social individuel permet de valoriser la politique de rémunération de l’entreprise. En ce sens cet outil de communication RH est de plus en plus souvent mis en place.
Comment calculer les avantages en nature ?
Pour pouvoir reporter correctement le montant des avantages en nature sur la fiche de paie de vos salariés, il faut pouvoir les évaluer. Vous avez le choix entre ces deux évaluations :
- Au forfait : uniquement pour la nourriture, le logement, le véhicule, les outils de communication
- Au réel : c’est-à-dire sur la base des frais réellement engagés. Le calcul est possible pour l’ensemble des avantages en nature.
À savoir que l’option choisie vaut pour une année entière. Vous pourrez cependant revenir sur votre choix en fin d’exercice.
Si vous optez pour l’évaluation au forfait pour calculer le montant de l’avantage en nature, vous devez utiliser les barèmes de l’URSSAF, qui sont actualisés chaque année :
- Nourriture : forfait de 5 € pour 1 repas, 10 € pour 2 repas. Pour les salariés des hôtels, cafés et restaurants le minimum garanti par repas est de 3,76 €
- Logement : le forfait dépend de la rémunération brute mensuelle et du nombre de pièces. Par exemple, un salarié gagnant moins de 1714 € et logé dans un studio a droit à un montant de 72,30 €
- Véhicule : le forfait varie selon que l’entreprise est propriétaire ou locataire, et dépend également du prix de l’achat ou de la location.
Attention : l’évaluation forfaitaire de l’URSSAF correspond à une valeur minimale. Pensez donc à bien vérifier la convention collective ou le contrat de travail, qui peuvent prévoir des montants plus élevés.
L’essentiel à retenir
Les avantages en nature font partie intégrante de la rémunération. Puisqu’ils entrent dans le calcul des cotisations sociales, il faut évaluer leur montant et le reporter sur la fiche de paie.
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