Erreurs de calcul, problèmes de logiciel de paie, les erreurs sur le bulletin de salaire sont plus fréquentes qu’on ne pourrait le penser. Le sujet étant particulièrement sensible, nous partageons ici avec vous les points d’attention à connaître. Comment limiter les risques ? Quelles actions de prévention mettre en place pour éviter d’émettre un bulletin de salaire erroné ? Cabinet d’externalisation de la paie, WE PAIE vous accompagne au fil de vos besoins.
Le bulletin de salaire dans le Code du travail : quelles obligations ?
Les mentions obligatoires qui doivent apparaitre sur le bulletin de salaire sont fixées à l’article R. 3243-1 du code du travail. Doivent notamment être mentionnées les données suivantes :
- Les informations qui concernent l’employeur et le salarié
- La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant les heures supplémentaires le cas échéant
- La convention collective applicable
- Les cotisations et contributions sociales
- Le montant du salaire brut, du net à payer et du net imposable
- Le montant net social
- L’impôt sur le revenu (taux et montant)
- Les mentions finales
Inversement, certaines informations ne doivent pas apparaître sur le bulletin de salaire. Notamment l’exercice du droit de grève, ou la rémunération liée à une fonction de représentant du personnel.
Notez que vous avez l’obligation de transmettre un bulletin de salaire chaque mois à chacun de vos salariés, quel que soit le type de contrat de travail. Ne pas le faire vous expose à une amende qui peut atteindre 450 €. De même, vous devez en conserver un double (sous forme papier ou électronique) pendant 5 ans et garantir la confidentialité des fiches de paie.
Taux de cotisations, date, adresse, salaire… quelles sont les erreurs fréquentes ?
Il est impossible de dresser la liste exhaustive des erreurs recensées sur les fiches de paie. Néanmoins, voici les éléments qui font fréquemment l’objet d’erreurs :
- Les taux de cotisations patronales et salariales. Ces erreurs de calcul de salaire entraînent un trop-perçu ou un manque à gagner ;
- La convention collective applicable : elle peut impacter le montant du salaire horaire conventionnel et le versement de primes ;
- Les données personnelles du salarié : date d’entrée dans l’entreprise, adresse personnelle, etc. ;
- Le calcul de la rémunération : salaire brut, nombre d’heures effectuées, nombre d’heures supplémentaires, exonérations non prises en compte, etc. ;
-
Le calcul du prélèvement à la source ;
Toutes ces données peuvent impacter le montant du salaire, brut ou net, ou influer sur les droits à congé. Par exemple, la date de début du contrat de travail permet de calculer l’ancienneté. Par conséquent, cette information impacte directement le montant de l’indemnité de licenciement.
Pensez à bien renseigner votre registre du personnel à chaque nouvelle intégration !
Bulletin de salaire erroné : quel est le délai dont dispose vos salariés pour contester leur fiche de paie ?
Sachez que les bulletins de salaire font l’objet d’un délai de prescription de 3 ans, à compter de la date à laquelle ils sont transmis.
Seule exception à ce délai : le montant mentionné dans le reçu pour solde de tout compte peut être contesté pendant 6 mois si le salarié a signé le reçu. Sans signature, il est porté à 3 ans.
En cas de non-paiement d’heures supplémentaires ou de primes, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes pour l’obtenir. Si le tribunal lui donne raison, vous risquez de devoir lui verser des dommages et intérêts, en plus de la régularisation des sommes dues.
Au-delà de l’aspect purement financier et des importantes répercussions pour votre entreprise, toute erreur peut causer la perte de confiance de vos salariés.
En cas d’erreur, quel impact sur la DSN ?
N’oubliez pas qu’une erreur sur la fiche de paie impacte inévitablement :
- Les cotisations versées aux organismes sociaux. Auquel cas, vous devez procéder à la régularisation en DSN dans les plus brefs délais. Si vous commettez des erreurs répétées et/ou que le montant de la régularisation est supérieur à 5 % du montant total des cotisations initiales, vous vous exposez à des sanctions de l’Urssaf (majorations, intérêts de retard, pénalités).
- Le montant du prélèvement à la source reversé à l’administration fiscale. Là aussi, il faudra effectuer la correction au niveau du bloc « Régularisations » en DSN. Vous devrez également vous acquitter d’une amende égale à 5 % du montant du prélèvement à la source omis (le montant minimal de l’amende étant fixé à 250 €).
Est-il possible de rectifier des erreurs constatées sur des fiches de paie ?
Comment modifier une fiche de paie ?
La loi ne prévoit pas de formalisme spécifique pour procéder à la modification d’une fiche de paie. Vous pouvez donc régulariser plusieurs bulletins de salaire erronés au moyen d’un seul document.
Attention toutefois ! Les modifications doivent clairement apparaître sur le nouveau document créé. Vous devez par exemple saisir l’intitulé précis, tel que « rappel de salaire » avec le montant correspondant. Et si l’erreur impacte les cotisations sociales et/ou le prélèvement à la source, n’oubliez pas d’effectuer la correction via la DSN.
Une fois remis, le bulletin de paie rectificatif annule et remplace le bulletin de paie précédent.
Remboursement d’un trop-perçu : délai de régularisation
Dès qu’un salarié conteste sa fiche de paie, vous devez faire les vérifications qui s’imposent. Et au besoin effectuer les régularisations de salaire nécessaires selon la nature de l’erreur :
- Si l’erreur est en faveur du salarié: vous devrez alors lui verser un rappel de salaire
- Si vous avez versé un trop perçu de salaire : vous pourrez demander le remboursement des sommes indues. Mais la retenue sur salaire ne doit pas dépasser 10 % du salaire net mensuel. Ce, jusqu’à remboursement intégral du montant trop-perçu par le salarié.
Si vous constatez ce trop-perçu alors que le salarié a quitté l’entreprise, vous disposez de 3 ans à compter de sa fin de contrat pour solliciter le remboursement des sommes.
Comment vous assurer la conformité de vos bulletins de salaire ?
Pour assurer la conformité de vos fiches de paie, plusieurs pistes sont à considérer.
Tout d’abord, vous devez bien formaliser le processus de la paie. Vous pouvez mettre en place différents outils : échéancier, check-list, etc. L’objectif étant que tout soit réalisé dans les délais pour respecter la date de versement des salaires. Vous évitez ainsi d’éditer les fiches de paie à la dernière minute. Le manque de temps étant indéniablement un facteur qui accroit d’autant le risque d’erreur.
Autre réflexe indispensable : la réalisation de contrôles en fin d’année. En effet, ils permettent de vérifier :
- Le bon paramétrage de votre logiciel de paie : montant du plafond de la Sécurité sociale, taux de cotisations, calcul des congés, etc.
- La cohérence des informations entre le logiciel de paie, la comptabilité et les montants déclarés en DSN.
Si vous manquez de temps et/ou de ressources pour gérer la fonction paie dans votre entreprise, la solution idéale est l’externalisation. En nous confiant la gestion de la paie de vos salariés, vous avez l’assurance de leur transmettre des bulletins de salaire conformes à la législation sociale. De quoi vous prémunir de tout risque de redressement en cas de contrôle Urssaf !
À savoir que nous avons aussi toutes les compétences pour pouvoir vous assister en cas de contrôle Urssaf.
En externalisant la fonction paie, vous bénéficiez en plus de notre veille en droit social et de nos conseils en Droit du travail. Contactez nos juristes et nos gestionnaires de paie pour en savoir plus !
