Les erreurs sur le bulletin de salaire sont plus fréquentes qu’on ne pourrait le penser. Or le sujet est particulièrement sensible, surtout s’il touche le salaire reçu par vos salariés.

Quels sont les points d’attention à connaître ? Comment corriger et prévenir l’apparition des erreurs sur le bulletin de salaire ? WE PAIE partage avec vous 4 conseils pour gérer les bulletins de salaire erronés et limiter les risques.

 

 

Bulletin de salaire : quelles sont vos obligations ?

Le bulletin de salaire comprend plusieurs mentions obligatoires, réparties en différentes zones :

  • Identification de l’employeur et du salarié
  • Salaire
  • Cotisations et contributions sociales
  • Net à payer et net imposable
  • Impôt sur le revenu
  • Mentions finales.

À l’inverse, certaines informations ne doivent pas apparaître sur le bulletin de salaire. Notamment l’exercice du droit de grève, ou la rémunération liée à une fonction de représentant du personnel.

Le saviez-vous ? Ne pas remettre le bulletin de salaire vous expose à une amende pouvant atteindre 450 €.

Le bulletin de paie dématérialisé est généralisé depuis 2017. Mais le salarié peut demander à le recevoir en format papier.

Dans tous les cas, veillez à bien conserver un double pendant 5 ans.

 

 

Bulletin de salaire : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Il est impossible de dresser la liste exhaustive des erreurs recensées sur les fiches de paie. Néanmoins, voici les éléments qui font fréquemment l’objet d’erreurs :

  • Les taux de cotisation patronaux et salariaux
  • La convention collective applicable : elle peut influer le montant du salaire horaire et l’attribution de droits à congé
  • Les informations concernant le salarié: date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance…
  • Le calcul de la rémunération: salaire brut, nombre d’heures effectuées, nombre d’heures supplémentaires, exonérations non prises en compte…
  • Le prélèvement à la source: taux d’imposition, effectivité de la retenue…

Toutes ces données peuvent impacter le montant du salaire, brut ou net, ou influer sur les droits à congé.

Par exemple, la date d’entrée dans l’entreprise permet de calculer l’ancienneté. Par conséquent, cela touche directement le montant de l’indemnité de licenciement.

En conséquence, des erreurs sur la fiche de paie entrainent inévitablement des contestations de la part des salariés. Au pire des litiges qui se règlent aux prudhommes.

 

 

Comment corriger les erreurs constatées sur les bulletins de salaire ?

Dès qu’un salarié conteste sa fiche de paie, vous devez donc faire les vérifications qui s’imposent. Et au besoin faire les modifications nécessaires selon la nature de l’erreur :

  • Erreur de salaire en faveur du salarié: vous devrez alors lui verser un rappel de salaire
  • Vous avez versé un trop perçu: vous pourrez demander le remboursement des sommes indues. Mais la retenue sur salaire ne doit pas dépasser 10 % du salaire net.

Sachez que les bulletins de salaire font l’objet d’un délai de prescription de 3 ans. Lorsque le salarié a quitté l’entreprise, le délai s’applique sur les 3 ans précédant la rupture du contrat.

À savoir que la loi ne prévoit pas de formalisme spécifique pour procéder à la modification d’une fiche de paie.

Vous pouvez donc régulariser plusieurs bulletins de salaire erronés au moyen d’un seul document. Mais attention, les modifications doivent clairement apparaître sur le nouveau document créé. Vous devez donc saisir l’intitulé précis, tel que « rappel de salaire » avec le montant correspondant, par exemple.

Si l’erreur concerne les cotisations sociales, vous pouvez effectuer la correction via la DSN. Mais il faudra également renseigner la modification sur le bulletin de salaire.

 

 

Comment prévenir les erreurs ?

Pour assurer la conformité de vos fiches de paie, plusieurs pistes sont à considérer.

Tout d’abord, vous devez bien formaliser le processus de la paie. Vous pouvez mettre en place différents outils : échéancier, check-list, etc. L’objectif étant que tout soit réalisé à temps pour la date de versement des salaires. Et éviter ainsi d’éditer les bulletins à la dernière minute, ce qui augmente le risque d’erreur.

Autre réflexe indispensable : la réalisation de contrôles en fin d’année. En effet, ils permettent de vérifier :

  • Le bon paramétrage du logiciel de paie : montant du plafond de la Sécurité sociale, taux de cotisations…
  • La conformité des informations entre le logiciel de paie, la comptabilité et les montants déclarés en DSN.

Enfin, n’oubliez pas qu’il est possible de déléguer la gestion des fiches de paie à votre expert-comptable.

 

 

L’essentiel à retenir

Les bulletins de salaire sont soumis à un délai de prescription de 3 ans. Lorsqu’ils sont erronés, ils doivent faire l’objet d’une rectification, que l’erreur soit en faveur du salarié, ou de l’employeur.

 

 

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