Si vos salariés sont amenés à effectuer des déplacements professionnels, vous envisagez peut-être d’acquérir ou louer des véhicules de fonction. Mais il existe une alternative pour les entreprises qui n’en sont pas équipées : l’utilisation de leur véhicule personnel, compensée par le versement d’indemnités kilométriques. Pour tirer tous les avantages de ce système, il est nécessaire d’en maîtriser le fonctionnement. We Paie vous propose aujourd’hui de faire le point sur les indemnités kilométriques.
Les indemnités kilométriques (IK) et l’employeur : comment ça marche ?
Le versement d’indemnités kilométriques intervient lorsqu’un salarié (ou un dirigeant assimilé salarié) utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise, autrement dit à des fins professionnelles. Sont donc exclus de cette prise en charge les salariés qui disposent d’un véhicule de fonction dont le coût du carburant est assumé par leur société.
Du point de vue financier, le recours aux indemnités kilométriques (IK) est particulièrement intéressant pour les TPE et PME ; l’autre alternative étant l’achat d’un véhicule de fonction dont l’investissement ne sera pas amorti avant 4 ou 5 ans. La location longue durée (LLD) d’un véhicule est une autre option, mais elle représente tout de même une charge financière régulière pour l’entreprise, qui viendra grever la trésorerie chaque mois.
Autre avantage du recours aux indemnités kilométriques : vous bénéficiez d’un abattement de 15 000 € sur la TVS (remplacé par la taxe annuelle sur les émissions de CO2 et la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques).
Enfin , les remboursements d’IK sont exonérés de cotisations sociales et déductibles de l’impôt sur les sociétés (IS).
On estime que le régime des indemnités kilométriques est financièrement intéressant jusqu’à 3 000 kilomètres parcourus par an. Si vos salariés doivent parcourir de nombreux kilomètres, il sera plus rentable à terme d’investir dans une flotte de véhicules ou de souscrire un contrat de LLD.
À savoir que les indemnités kilométriques sont des frais professionnels non imposables, mais que le salarié doit tout de même intégrer à sa déclaration de revenus.
Comment calculer les indemnités kilométriques 2024 à verser à vos salariés ?
Quels sont les trajets concernés ?
Le remboursement des indemnités kilométriques se base sur le barème kilométrique défini par l’administration fiscale chaque année.
Le trajet domicile-travail peut aussi être pris en charge, mais uniquement en l’absence de transports en commun, ou d’horaires décalés. Auquel cas, vous devrez connaitre la distance séparant le domicile de votre salarié du lieu de travail, la puissance fiscale de son véhicule et le nombre de trajets effectués chaque mois.
Pour rappel, le trajet pris en considération dans le calcul de l’indemnité kilométrique est limité à 40 kilomètres. À moins que votre salarié puisse justifier de difficultés pour trouver un emploi plus prés de son domicile. Notez aussi qu’un seul aller-retour est autorisé par jour, soit 80 km.
Calcul des frais kilométrique en 2024 : Quel barème IK appliquer ?
Le barème fiscal est actualisé chaque année et accessible sur le site des impôts et celui de l’Urssaf. Il prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance. De même que les frais d’achat des casques et protections pour les deux roues.
À savoir que pour les voitures électriques, les frais liés à la recharge de la batterie et la location de batterie sont assimilés à des frais de carburant. De plus, vous bénéficiez d’une majoration de 20%.
Il existe en réalité trois barèmes applicables selon la nature du véhicule utilisé :
- Celui de la voiture : véhicule de tourisme. Les utilitaires ne sont pas concernés.
- La moto
- La motocyclette ou scooter (cylindrée inférieure à 50 cm3 )
À chaque fois, le barème prend en compte la puissance fiscale et la distance parcourue en kilomètres dans l’année. Ainsi le calcul de l’indemnité kilométrique (IK) suit la formule suivante :
Distance annuelle parcourue (d) X le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule (nature et puissance fiscale).
À noter qu’en 2024, le barème kilométrique est le même que celui de 2023. Les montants n’ont pas été réévalués alors qu’en 2023, ils avaient fait l’objet d’une revalorisation de 5,4 %.
Comment justifier les frais kilométriques de vos salariés face aux impôts et en cas de contrôle Urssaf ?
Pour pouvoir calculer et justifier le montant des frais kilométriques vous devez être en possession :
- D’une copie de la carte grise pour justifier que votre salarié (ou son conjoint) est propriétaire du véhicule utilisé et vérifier sa puissance fiscale
- Des informations permettant de justifier le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, pour chaque déplacement.
Il vous incombe, en tant qu’employeur, de vérifier l’usage professionnel du véhicule. L’administration fiscale est en droit de vous réclamer un justificatif en cas de contrôle. C’est pourquoi vos salariés doivent pouvoir justifier :
- La date du déplacement
- Le lieu
- L’objet, et le cas échéant l’identité des tiers rencontrés (clients, fournisseurs, prestataires…)
- La distance en kilomètres.
Pour pouvoir conserver une trace, le minimum requis consiste à tenir à jour un agenda professionnel reprenant l’ensemble de ces informations. Il vous revient de définir un circuit clair, à formaliser si besoin dans une procédure qui définit les délais et les modes de transmission par vos collaborateurs.
Notez que les barèmes kilométriques ne comprennent pas les frais de stationnement et de péages. Pour ces dépenses professionnelles, il est donc nécessaire de produire une note de frais accompagnée de justificatifs. D’ailleurs, l’autre possibilité : le remboursement des frais kilométriques au réel se fait aussi sur la base de notes de frais.
L’essentiel à retenir
Les indemnités kilométriques sont calculées à partir du barème fiscal, qui varie selon le type de véhicule, sa puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus. Elles permettent à l’employeur d’éviter l’achat de véhicules professionnels mais nécessitent, comme tous frais professionnels, un suivi vigilant.
En fonction du nombre de trajets effectués, la charge de travail correspondant au calcul et au contrôle des indemnités kilométriques peut se révéler importante. N’hésitez pas à nous déléguer cette tâche, partie intégrante de la gestion de la paie ! Contactez-nous pour étudier vos besoins.
