Si vos salariés sont amenés à effectuer des déplacements professionnels, vous envisagez peut-être d’acquérir ou louer des véhicules de fonction. Mais il existe une alternative pour les entreprises qui n’en sont pas équipées : l’utilisation d’un véhicule personnel, compensée par le versement d’indemnités kilométriques. Pour tirer tous les avantages de ce système, il est nécessaire d’en maîtriser le fonctionnement.
We Paie vous propose aujourd’hui de faire le point sur les indemnités kilométriques.
Quels sont les avantages des indemnités kilométriques ?
Le versement d’indemnités kilométriques intervient lorsqu’un salarié ou dirigeant utilise son véhicule personnel pour un déplacement dans le cadre professionnel.
Du point de vue financier, le recours aux indemnités kilométriques est particulièrement intéressant pour les petites entreprises, ou celles venant de débuter leur activité. En effet, l’achat d’un véhicule de fonction représente un investissement important, qui ne pourra pas être amorti avant 4 ou 5 ans. La location longue durée d’un véhicule représente une option plus souple, mais elle représente tout de même une charge financière pour l’entreprise, qui doit donc s’assurer de dégager une trésorerie suffisante chaque mois.
Autre avantage du recours aux indemnités kilométriques : cela vous exonère du paiement de la taxe sur les véhicules de société (à condition de ne pas dépasser 15 000 kilomètres remboursés par salarié).
Naturellement, il faut prendre en compte la nature de votre activité. On estime que le régime des indemnités kilométriques est financièrement intéressant jusqu’à 3 000 kilomètres par an. Si vos salariés doivent parcourir de nombreux kilomètres, il sera plus rentable à terme d’investir dans une flotte de véhicules ou de souscrire un contrat de location longue durée.
Comment calculer les indemnités kilométriques à verser à vos salariés ?
Le remboursement des indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal défini par l’administration est exonéré de cotisations sociales. Les trajets concernés par cette exonération sont ceux pour lesquels vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
Attention : le trajet domicile-travail est inclus uniquement lorsque vos salariés sont contraints d’utiliser leur voiture personnelle en l’absence de transports en communs, ou à cause de difficultés horaires. Il faudra alors être en mesure de justifier la distance séparant le domicile du lieu de travail, la puissance fiscale du véhicule et le nombre de trajets effectués chaque mois.
Le barème fiscal est actualisé chaque année par l’administration. Il prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protections, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant, les primes d’assurance. Le calcul de l’indemnité dépend de la nature du véhicule : voiture, moto ou scooter, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus.
Pour pouvoir calculer le montant des indemnités kilométriques vous devez donc obtenir :
- Une copie de la carte grise pour justifier que votre salarié est propriétaire du véhicule utilisé et vérifier sa puissance fiscale
- Les informations permettant de déterminer le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, pour chaque déplacement.
À noter : les barèmes kilométriques ne comprennent pas les frais de stationnement et de péages. Pour ces dépenses, il est donc nécessaire de produire une note de frais accompagnée de justificatifs.
Comment contrôler l’exactitude des indemnités kilométriques ?
Dans le cadre des indemnités kilométriques, vos salariés n’ont pas besoin de conserver toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées. Mais il vous incombe, en tant qu’employeur, de vérifier l’usage professionnel du véhicule. L’administration fiscale est en droit de vous réclamer un justificatif en cas de contrôle.
C’est pourquoi vos salariés doivent pouvoir justifier :
- La date du déplacement
- Le lieu
- L’objet, et le cas échéant l’identité des tiers rencontrés (clients, fournisseurs, prestataires…)
- La distance en kilomètres.
Pour pouvoir conserver une trace, le minimum requis consiste à tenir à jour un fichier reprenant l’ensemble de ces informations. Il vous revient de définir un circuit clair, à formaliser si besoin dans une procédure qui définit les délais et les modes de transmission par vos collaborateurs.
Le contrôle des indemnités kilométriques est indispensable car il vous assure de verser le montant correct à vos salariés, et vous prémunit également contre la fraude, qui n’est pas rare dans ce domaine.
Parmi les principaux points à contrôler :
- La véracité des déplacements et leur caractère professionnel
- L’exactitude du nombre de kilomètres déclarés entre les deux adresses (avec toutefois une marge de tolérance).
Il existe des applications et des logiciels permettant de faciliter le suivi des indemnités kilométriques : calcul automatique du nombre de kilomètres entre deux adresses, connexion aux agendas en ligne des collaborateurs, voire transmission directe des informations à la comptabilité.
Malgré tout, ces solutions techniques ne peuvent pas entièrement remplacer l’intervention humaine. En fonction du nombre de trajets effectués, la charge de travail correspondant au calcul et au contrôle des indemnités kilométriques peut se révéler importante. Heureusement, c’est une tâche qu’il est possible de déléguer : n’hésitez pas à solliciter votre expert-comptable pour vous conseiller sur le sujet.
