Pour de nombreuses entreprises, externaliser la paie permet de sécuriser l’intégralité du cycle face aux nombreuses évolutions de la législation sociale. Dans ce cadre, vous pouvez ne plus être satisfait et vouloir changer de prestataire de paie. Le processus étant trop sensible et complexe pour être négligé. WE PAIE vous guide à chaque étape de votre projet de changement pour optimiser le traitement de la paie de vos salariés. Quand, pourquoi et comment changer de prestataire ?
Différentes solutions pour externaliser la paie de votre entreprise
Le cabinet d’expert-comptable
La gestion de la paie fait partie des nombreuses expertises de ce professionnel du chiffre. Confier votre paie à un expert-comptable vous garantit fiabilité et rigueur. Le cabinet d’expertise comptable s’appuie sur ses gestionnaires paie pour traiter l’ensemble des process et faire l’indispensable veille sociale.
À savoir que vous pouvez tout à fait confier la gestion de la paie à un expert-comptable, sans nécessairement sous-traiter l’ensemble de votre comptabilité.
Le pure player
Il est aussi possible de faire appel à une sociéte spécialisée qui ne propose que ce service, mais elle n’aura pas la vision globale de votre entreprise. Si la structure est petite, les équipes peuvent rapidement se retrouver débordées, lorsque leurs clients sont trop nombreux ou qu’elles doivent faire face à des imprévus. Inversement, dans une société plus grande, vous pourriez être relégué au rang de client anonyme parmi d’autres.
Le recours à un logiciel de paie
Certaines entreprises souhaitent garder la main sur la gestion de leur paie et préfèrent recourir à un logiciel de paie, qui peut prendre plusieurs formes :
- L’installation d’un logiciel de paie sur un poste informatique de l’entreprise
- Les solutions en mode SaaS (« software as a service », que l’on peut traduire par « logiciel en tant que service ») : pour accéder aux fonctionnalités, il faut se connecter à un site Internet.
L’intérêt des offres en mode SaaS, c’est leur plus grande flexibilité et le fait que les entreprises n’ont plus à gérer la maintenance (paramétrages, installation des mises à jour, gestion de la sécurité…). Mais dans les deux cas, le recours à un logiciel de paie est une solution plutôt hybride, puisqu’elle nécessite de former au moins un salarié en interne.
Pourquoi changer de prestataire ou de logiciel de paie ?
Les enjeux pour votre entreprise
- La conformité avec la législation : en France, l’employeur est soumis à de nombreuses obligations en matière de droit du travail, et de paiement des cotisations sociales.
- La relation avec vos salariés : le versement correct et régulier du salaire est le fondement du contrat de travail qui lie l’employeur et le personnel.
La gestion de la paie nécessite à la fois une solide expertise technique et la capacité à suivre les évolutions réglementaires et les cas de jurisprudence. En réalité, c’est la performance de votre entreprise qui est en jeu, d’autant plus que la masse salariale représente une part non négligeable des charges d’exploitation.
La définition des besoins
Chaque entreprise va envisager différemment la gestion de la paie, en fonction de :
- La taille de son effectif
- Les éventuelles spécificités de son secteur d’activité
- Et bien évidemment son budget
En sachant que les besoins de l’entreprise évoluent inévitablement au fur et à mesure de son développement. Notamment lorsque l’effectif grandit, ou que l’organisation du travail prend de nouvelles formes : travail de nuit, variété des contrats de travail, etc.
La nécessité de dresser un bilan
Après avoir testé une solution d’externalisation de la paie, il est important d’établir un bilan de la collaboration, pour dégager les points positifs et les axes d’amélioration :
- Avez-vous obtenu des réponses à vos questions techniques ?
- Le délai de prise en charge est-il satisfaisant ?
- Les outils proposés sont-ils adaptés à votre organisation interne ?
- Le coût est-il en phase avec la qualité de la prestation ?
Quand changer de prestataire de paie ?
Le meilleur moment pour changer de prestataire
Le début d’une nouvelle année est le moment idéal pour changer de prestataire. En effet, le 1er janvier correspond à la fois :
- Au début de l’année civile
- Au début de l’exercice comptable pour les entreprises qui clôturent leurs comptes au 31 décembre
- Au début de la période de référence pour le calcul des cotisations sociales
En changeant de prestataire de paie au 1er janvier, vous lui permettez d’établir un historique sur toute l’année. Cela dit, il est tout à fait possible de changer de prestataire de paie à tout moment de l’année. Il faudra seulement bien veiller à transmettre l’ensemble des informations nécessaires.
Le délai de préavis
Lorsque vous êtes déjà engagé avec un prestataire, ne vous y prenez pas trop tard pour changer. En effet, le contrat d’externalisation comporte souvent une clause de préavis. Le délai de préavis étant généralement fixé à 3 mois.
À moins bien sûr d’avoir opté pour une offre sans engagement. Dans ce cas il faudra opérer le changement au moment qui convient le mieux à votre fonctionnement interne, en anticipant la période de transition.
Comment changer de logiciel de paie ?
La comparaison des différentes offres
Avant de s’engager avec un nouveau prestataire, il est indispensable de faire un comparatif des offres disponibles sur le marché. Bien souvent, le tarif sera exprimé sous forme de forfait par salarié. Le montant va varier en fonction des services proposés : édition des bulletins de salaire, réalisation des DSN, gestion des absences, des notes de frais, etc.
Cependant, le tarif ne doit pas être votre seul critère, étant donné le caractère particulièrement sensible du processus de la paie. Veillez à la disponibilité et à l’expertise de vos futurs interlocuteurs !
Une fois que vous avez repéré plusieurs prestataires pouvant convenir à votre entreprise, n’hésitez pas à effectuer quelques recherches et à demander des devis personnalisés.
La période de transition
En général, il faut compter au minimum une dizaine de jours pour effectuer la transition entre deux prestataires de paie. Mais chaque organisation peut définir son propre processus, qui pourra potentiellement durer plus longtemps.
Quoi qu’il en soit, la transition va nécessiter la récupération d’un certain nombre de données : DSN et fiches de paie établies au cours de la dernière année, informations extra-comptables… Celles-ci devront être transmises de façon sécurisée au nouveau prestataire dans un délai suffisant. En conséquence, les modalités de communication des données, et le rôle de chaque partie prenante sont à définir avec soin.
Notre conseil : pour faciliter le suivi de la transition, n’hésitez pas à établir ou à réclamer un rétro planning de l’ensemble des tâches à effectuer.
Les points de vigilance
Au moment de quitter votre prestataire de paie, assurez-vous qu’il a bien effectué les formalités prévues jusqu’à la date de fin du contrat, en particulier les déclarations sociales.
Une fois la transition effective, vérifiez que le nouveau prestataire bénéficie bien des informations et des documents dont il a besoin. Si vous avez accès à des logiciels ou des services en ligne, prenez le temps de contrôler leur bon fonctionnement pour signaler rapidement les bugs ou les problèmes d’accès.
Les avantages de We Paie
Une expertise complète à votre service
Pour externaliser la gestion de la paie, les cabinets comptables sont un gage de sérieux et d’expertise. Mais si vous souhaitez optimiser à la fois la qualité de service et le coût de la prestation, vous avez tout intérêt à passer par un cabinet d’expertise comptable en ligne comme le nôtre. Chez We Paie, nous proposons ainsi plusieurs packages pensés pour répondre à vos besoins à partir de 9 € par bulletin de paie.
Par ailleurs, We Paie fait partie d’un réseau plus large d’experts (avocats, huissiers, etc.). Vous aurez ainsi accès à de précieuses ressources pour gérer vos différentes questions opérationnelles et stratégiques.
Une flexibilité qui s’adapte à votre fonctionnement
Le fonctionnement de We Paie s’adapte parfaitement aux attentes des professions libérales et des entreprises à taille humaine :
- Réactivité : nos équipes font preuve de la disponibilité nécessaire pour prendre en charge rapidement vos demandes
- Efficacité : en mettant à votre disposition des outils optimisés et sécurisés
L’essentiel à retenir
Pour changer de prestataire de paie, il est indispensable de faire le point sur les besoins de votre entreprise. Nous vous conseillons également d’anticiper la période de transition, pour effectuer le changement à la date qui vous convient le mieux, sans vous impacter au niveau opérationnel.
Quel que soit votre secteur d’activité (BTP, HCR, commerce, transport…), faites confiance à We Paie pour la gestion de votre paie ! Contactez nos équipes pour obtenir un devis personnalisé.
