Sous-traiter la production de la paie et des déclarations sociales de l’ensemble de vos collaborateurs vous permet de gagner du temps et de sécuriser le cycle de paie. Vu l’importance des enjeux, vous devez pouvoir travailler en toute confiance avec le cabinet d’externalisation de la paie que vous avez choisi. Comment procéder pour changer de prestataire de paie si ce n’est plus le cas ? Quels sont les points clés à considérer pour faire une transition en douceur ? WE PAIE vous donne ici ses conseils détaillés et les étapes à suivre.
Cabinet prestataire de paie : quelles sont les obligations de ce prestataire de service ?
Le contrat que vous avez signé avec votre prestataire de paie est basé sur les besoins que vous avez évoqués avec lui. le mieux étant de les exposer dans un cahier des charges pour vous assurer d’être bien compris.
Bien entendu, votre prestataire de paie a l’obligation d’exécuter les missions prévues au contrat, dans les délais impartis. Sa responsabilité est engagée en cas d’exécution incomplète ou incorrecte.
Il a aussi une obligation de confidentialité et un devoir de conseil. À ce titre, et tant que vous êtes liés par contrat, il doit vous accompagner dans vos différents choix afin de trouver les meilleures solutions face à toutes vos questions RH.
Pourquoi changer de prestataire de paie ?
De nombreuses raisons peuvent engendrer un besoin de changer de prestataire de paie, vu l’importance des enjeux. Le versement correct et régulier du salaire étant le fondement du contrat de travail qui vous lie à vos salariés.
Êtes-vous confronté à des erreurs et des dysfonctionnements en paie ?
En externalisant la fonction paie de votre entreprise, vous déléguez aussi la veille juridique et les risques de passer à coté d’un changement législatif. Avez-vous découvert des manquements à ce niveau là ?
Ou vos besoins peuvent avoir évolués : une masse salariale plus importante, une nouvelle organisation du travail, ou un besoin d’optimiser vos coûts peuvent aussi motiver votre envie de changer de prestataire de paie.
Quoiqu’il en soit il est nécessaire de dresser un bilan en vous posant les questions suivantes :
- Avez-vous obtenu rapidement des réponses claires à vos questions RH ?
- Quelle est la part de conseil, d’analyse de vos besoins et de vos spécificités ?
- Les outils proposés par votre prestataire de paie sont-ils bien adaptés à votre organisation interne ?
- Le coût est-il en phase avec la qualité de sa prestation ?
Est-il difficile de changer de société d’externalisation de la paie ?
Ce n’est ni difficile, ni compliqué de changer de prestataire de paie. Vous pouvez le faire à tout moment de l’année, à condition de bien anticiper. Nous avons listé quelques points clés pour assurer une transition tout en douceur.
Vérifiez le délai de préavis, sachant qu’en règle générale il est fixé à 3 mois. Vous trouverez cette information dans la clause de préavis inscrite dans votre contrat de prestation de service.
Les points clés à considérer et les étapes à suivre
Avant de lancer votre recherche, faites un état des lieux complet de l’ensemble de vos besoins et formalisez les dans un cahier des charges. Vous pourrez ainsi mieux comparer les devis des prestataires de paie interrogés et faire un choix éclairé.
Le tarif ne doit pas être votre seul critère, étant donné le caractère particulièrement sensible du processus de la paie. Veillez à la disponibilité et à l’expertise de vos futurs interlocuteurs !
Veillez également à bien transmettre l’ensemble des informations nécessaires telles que les DSN et fiches de paie établies au cours de la dernière année et les informations extra-comptables. Votre nouveau prestataire de paie pourra ainsi prendre connaissance de :
- Vos spécificités conventionnelles en matière de charges sociales ;
- L’ existence ou non d’une badgeuse, ou tout autre outil de suivi du temps ;
- Vos accords collectifs.
Votre nouveau prestataire devra s’adapter à l’existant et donc connaitre vos usages et vos pratiques.
Définissez également avec soin le rôle de chaque partie prenante et les modalités de communication des données.
Selon la taille de l’effectif de votre entreprise et le nombre de sites, les préparatifs nécessaires à la migration de la paie (audits et tests) peuvent prendre jusqu’à 3 mois. C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement anticiper votre changement de prestataire de paie.
Et si vous changiez pour WE PAIE ?
Nos gestionnaires de paie travaillent sur Silae, le logiciel de paie le plus fiable et le plus sécurisé du marché. Comment se déroule la migration de la paie si vous changez de prestataire de paie pour nous rejoindre ?
Nos experts de la paie et notre support technique coordonnent leurs actions pour :
- Reprendre l’ensemble de vos données ;
- Vérifier la conformité de vos fiches de paie avec la législation et votre convention collective ;
- Roder le traitement de la paie de l’ensemble de vos salariés pour sécuriser les process.
Nous privilégions un export total pour pouvoir conserver l’historique de votre société.
L’essentiel à retenir
Pour changer de prestataire de paie, il est indispensable de faire le point sur vos besoins. De plus, l’anticipation est le maître mot.
En nous confiant le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire, vous bénéficierez de conseils et d’un accompagnement vraiment personnalisé. Contactez nos gestionnaires de paie !
