La gestion de la paie est un défi complexe : jongler entre les règlementations, les jurisprudences, les absences, et les entrées et sorties des salariés demande une expertise pointue. Parmi les sujets sensibles, la « déduction entrée sortie » soulève les questions suivantes : comment calculer la rémunération d’un salarié qui ne travaille qu’une partie du mois, lorsqu’il arrive en cours de période de paie, ou quitte l’entreprise avant la fin du mois ? Comment traiter cette déduction entrée sortie en paie ? Suivez le guide ! We Paie accompagne les TPE et PME dans l’objectif d’assurer une paie conforme à la législation sociale, et transparente pour vos salariés.
Qu’est-ce que la déduction entrée sortie ?
La déduction entrée/sortie s’applique à toutes les catégories de contrats : temps plein ou temps partiel, contrats à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI). Elle consiste à ajuster la rémunération d’un salarié qui n’a pas travaillé sur l’intégralité de la période de paie, soit parce qu’il a été embauché en cours de mois, soit parce qu’il a quitté l’entreprise avant la fin de celui-ci. Cela implique de déduire les heures non travaillées, afin de verser une rémunération correspondant à la réalité de son activité durant le mois concerné. La règle est la même si votre salarié quitte l’entreprise en cours de préavis : le bulletin de paie doit refléter uniquement le temps de travail effectif. Et cette absence en cours de mois engendre une ligne de déduction sur le bulletin de paie dénommée « Absence entrée/sortie ». Elle doit être mentionnée dans le haut de bulletin avant la ligne « Salaire brut ».
Dans le cadre d’un congé sans solde, ou d’une absence injustifiée, vous pouvez également recourir à la déduction entrée sortie pour ajuster le salaire sur la période non travaillée.
Quel impact sur le plafond de la Sécurité sociale ?
La mensualisation du salaire, bien qu’établie pour simplifier la gestion des rémunérations, nécessite des calculs précis lorsqu’un collaborateur n’est présent qu’une partie du mois. Or, la déduction entrée sortie impacte le calcul des cotisations sociales, notamment le plafond de la Sécurité sociale. Celui-ci étant utilisé pour déterminer les cotisations sociales et la CSG/CRDS, il doit être ajusté au prorata du nombre de jours effectivement travaillés.
En 2025, le plafond mensuel de la Sécurité sociale sera fixé à 3 925 €. En conséquence, si votre salarié entre le 6 janvier 2025, vous devez effectuer la calcul suivant pour ajuster le plafond de la sécurité sociale au nombre de jours ouvrés de présence :
3 925 € × 20/31 = 2 532.26 €. C’est donc sur la base des 2 532.26 € que vous calculerez les cotisations sociales, la CSG/CRDS, puis le net à payer; conformément à l’article R.242-2 du Code de Sécurité sociale.
Attention ! Une erreur dans le calcul de la déduction entrée sortie peut engendrer des conséquences lourdes : litige avec les salariés, redressement en cas de contrôle Urssaf, et perte de temps dans le traitement des fiches de paie. Une bonne compréhension de ce mécanisme est donc essentielle pour garantir une paie juste et conforme à la règlementation.
Comment calculer l’absence entrée sortie en cours de mois ?
Comment déterminer le salaire dû à un collaborateur n’ayant pas travaillé tout le mois ? Plusieurs méthodes de calcul ont pu être envisagées par le passé, mais la Cour de cassation a tranché en faveur de la méthode dite « aux heures réelles ». Cette dernière garantit un traitement en paie précis et conforme à la législation.
La méthode aux heures réelles
Pour un collaborateur embauché ou sorti en cours de mois, le calcul de l’absence entrée/sortie doit se faire par rapport au nombre d’heures réellement travaillées sur le mois. Pour appliquer cette méthode :
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- Déterminez la durée du travail mensuel prévue dans le contrat (par exemple, 151,67 heures pour un salarié à 35 heures hebdomadaires sur un mois standard) ;
- Identifiez les heures réellement travaillées par le salarié sur la période concernée (par exemple, s’il arrive le 10 du mois, comptez les heures du 10 au 30/31 selon le mois) ;
- Calculez la fraction d’heures réellement travaillées par rapport aux heures théoriques ;
- Appliquez cette fraction à la rémunération mensuelle brute prévue. Cela vous donnera le salaire brut proratisé ;
- Ajustez ensuite les cotisations sociales et impôts sur le revenu à la source sur la base de cette rémunération ajustée.
Exemple
Supposons par exemple un salarié à temps plein (35h/semaine) rémunéré 2 500 € brut par mois, qui entre dans l’entreprise le 10 du mois. Considérons un mois de 30 jours, avec 151,67 heures mensuelles. Le salarié travaille du 10 au 30, soit 20 jours sur le mois. Donc, le calcul est le suivant:
Heures réellement travaillées = (20 jours/30 jours) x 151,67 h = (2/3) x 151,67 = 101,11 heures.
Salaire brut pour la période travaillée = 2500 x 101,11 /151,67 = 1 666.61 € brut.
La déduction entrée/sortie sur son bulletin de paie sera donc de 833.39 €. Et les cotisations sociales seront calculées sur la base de 1 666.61 €. Le prorata du plafond de la Sécurité sociale s’effectuera également sur 2/3 du plafond mensuel.
Cas particulier : les salariés au forfait jours
Pour vos salariés au forfait jours, le calcul est différent puisque son temps de travail est exprimé en jours et non en heures.
Considérons par exemple un salarié à temps plein (35h/semaine) rémunéré 2 300 € brut par mois, qui intègre votre entreprise le 13 janvier 2025. Le forfait annuel étant de 218 jours, journée de solidarité incluse.
Jours travaillés en janvier : 22 jours ouvrés – 7 jours d’absence (2 au 10 janvier) = 15 jours
Valeur d’une journée travaillée : 2 300 € ÷ 22 jours = 104,54 €
Montant de la déduction entrée/sortie : 7 jours × 104,54 € = 731.78 €
Forfait jours ou pas, nous vous recommandons de conserver tous les justificatifs d’absence de vos salariés et de les informer des modalités de calcul.
Rappel de vos obligations à l’entrée et à la sortie d’un salarié
À l’entrée
À l’embauche, et dans les 8 jours précédant l’arrivée de votre salarié, vous devez faire la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Vous informez ainsil’Urssaf, la CPAM, l’assurance retraite, Pôle emploi et le Service de santé au travail,
Vous devez également mettre à jour votre registre du personnel et fournir à votre salarié une série d’informations précises sur son contrat et ses conditions d’emploi. Vous trouvez un modèle ici.
À la sortie
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, les documents suivants sont à préparer au moment de son départ :
- Son solde de tout compte, qui récapitule les sommes dues au salarié.
- Son certificat de travail : indispensable pour justifier de l’expérience professionnelle.
- L’attestation France Travail (ex-Pôle emploi), qui lui permet de faire valoir ses droits à l’assurance chômage.
Ces documents sont dits « quérables », c’est-à-dire que l’employeur doit les préparer et informer le salarié de leur mise à disposition, mais n’a pas l’obligation de les envoyer.
Les points clés à retenir
La déduction entrée sortie est une opération sensible, car elle touche directement à la rémunération et aux droits sociaux du salarié. La méthode « aux heures réelles », validée par la Cour de cassation, est la référence. Elle assure un calcul juste, en lien avec le temps réellement travaillé. Un tel calcul influence également le prorata du plafond de la Sécurité sociale, et donc le montant des cotisations sociales.
N’hésitez pas à solliciter nos gestionnaires We Paie afin de sécuriser vos process et éviter les erreurs coûteuses !
