La voiture de fonction représente un avantage en nature très apprécié par les collaborateurs. Pour l’employeur, c’est aussi un moyen efficace de valorisation et de fidélisation. Mais il faut savoir qu’il répond à des règles bien spécifiques. We Paie vous propose aujourd’hui de faire le point sur les éléments à inclure pour calculer l’avantage en nature véhicule.
Définition de l’avantage en nature véhicule
On considère un véhicule comme avantage en nature à partir du moment où il est mis à disposition du salarié, pour un usage aussi bien professionnel que privé. Votre entreprise peut être propriétaire ou locataire du véhicule en question.
Attention, un salarié peut disposer d’un véhicule sans qu’il s’agisse pour autant d’un avantage en nature :
- Si le véhicule est destiné uniquement à un usage professionnel (voiture de service par exemple)
- Lorsque le salarié n’en dispose pas en permanence (restitution lors des périodes de repos et congés)
- Lorsque l’utilisation pour les trajets domicile-travail s’effectue dans le prolongement des déplacements professionnels.
La mise à disposition d’un véhicule pour un ou plusieurs salariés peut résulter de l’application :
- Du contrat de travail
- D’une convention ou d’un accord collectif
- D’une décision unilatérale de l’employeur
- D’un usage propre à l’entreprise ou à la profession.
Il est tout de même préférable de formaliser les conditions d’utilisation. Notamment le lieu de stationnement, les modalités d’entretien et de paiement des éventuelles contraventions.
L’impact de l’avantage en nature sur la paie
En tant qu’avantage en nature, le véhicule de fonction représente un élément de rémunération. De ce fait, il est soumis à cotisations sociales.
Il doit donc apparaître sur la fiche de paie, au niveau du salaire brut et du salaire net. Dans le cas où le salarié verse une contribution financière pour participer à l’acquisition du véhicule, l’avantage en nature devra être réduit de ce montant.
À noter : la prise en charge des contraventions relève en principe d’un avantage en nature. Mais si elles résultent du mauvais fonctionnement du véhicule (absence de contrôle technique, défaut de feu stop…), l’Urssaf les considère alors comme des frais professionnels.
Le calcul de l’avantage en nature véhicule : les dépenses réelles
Première méthode pour calculer le montant de l’avantage en nature : la base des dépenses réellement engagées chaque année. Pour les déterminer, il faut pouvoir prouver le nombre de kilomètres parcourus par le salarié à titre personnel.
- Pour un véhicule acheté il y a moins de 5 ans :
(20 % du coût d’achat + assurance + frais d’entretien) x nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période
- Pour un véhicule acheté depuis plus de 5 ans :
(10 % du coût d’achat + assurance + frais d’entretien) x nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période
- Pour un véhicule loué (en LLD ou LOA) :
(Coût global annuel de la location + assurance + frais d’entretien) x nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période.
À ce montant, il faut ajouter les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel, si leur prise en charge est prévue par l’employeur.
Le calcul de l’avantage en nature véhicule : le forfait annuel
Deuxième option : le recours au forfait annuel défini par l’Urssaf. Il devra être ajusté au prorata du nombre de mois pendant lesquels le salarié a eu le véhicule à disposition.
Dans le cas d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire, le forfait sera déterminé ainsi :
- Sans prise en charge du carburant par l’employeur : 9 % du coût d’achat pour un véhicule acheté il y a moins de 5 ans, ou 6 % au-delà
- Si le carburant est pris en charge : vous pouvez soit ajouter les frais réels (justifiés par factures) de carburant utilisé à des fins personnelles, soit retenir un montant de 12 % du coût d’achat pour un véhicule acheté il y a moins de 5 ans, ou 9 % au-delà.
Dans le cas d’un véhicule loué :
- Sans prise en charge du carburant par l’employeur: 30 % du coût global annuel (location, entretien, assurance)
- Si le carburant est pris en charge : vous pouvez soit ajouter les frais réels (justifiés par factures) de carburant utilisé à des fins personnelles, soit retenir un montant de 40 % du coût global annuel pour la location.
Savez-vous que l’utilisation d’un véhicule électrique entraîne un abattement de 50 % sur le total de l’avantage en nature ?
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