La participation est un dispositif qui permet de verser à vos salariés une part sur les bénéfices de l’entreprise. We Paie vous explique aujourd’hui dans quelles conditions vous devez mettre en place un accord de participation, et comment procéder. Suivez le guide !
Quand mettre en place un accord de participation ?
La participation est obligatoire dans les entreprises qui emploient plus de 50 salariés, au cours des 5 dernières années. Cela dit, vous pouvez tout à fait mettre en place la participation si votre effectif salarié n’atteint pas 50 personnes.
D’ailleurs, dans les entreprises de moins de 50 salariés, et si les négociations avec le CSE ont échoué; il est possible de passer par une décision unilatérale de l’employeur (DUE) pour le mettre en place.
Quel est le but de la participation ?
Verser une prime de participation renforce l’engagement de vos salariés, qui se sentent associés à la réussite de votre société. De plus, elle leur permet de financer leurs propres projets et un complément pour leur retraite grâce à l’épargne salariale. D’autant plus que la prime est exonérée d’impôt sur le revenu lorsqu’elle est placée sur un plan d’épargne salariale (PEE, PEI ou Perco).
Pour vous, la présence d’un accord de participation est un atout pour votre marque employeur. C’est un moyen de fidéliser vos salariés, mais c’est aussi un signal fort pour les candidats potentiels. Cela montre que votre entreprise est bénéficiaire et que les profits sont partagés avec les salariés.
De plus, la prime de participation est exonérée de cotisations sociales si votre effectif salarié est inférieur à 50. Au delà de 50 collaborateurs, elle est soumise au forfait social de 20 %. Dans tous les cas, elle est également exonérée de contribution à la formation professionnelle et de taxe d’apprentissage (CUFPA).
Enfin, en matière de fiscalité, vous pouvez déduire les sommes versées au titre de la participation du bénéfice imposable de l’exercice.
Comment mettre en place un accord de participation dans votre entreprise ?
Une mise en place par accord collectif, convention ou référendum
Dans les entreprises obligées de verser la participation, un accord doit être conclu entre l’employeur et les salariés, sous l’une des formes suivantes :
- Convention ou accord collectif (d’entreprise, de branche ou interprofessionnel)
- Accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives
- Accord avec le CSE (comité social et économique) quand il existe
- Ratification par référendum à la majorité des 2/3 d’un projet d’accord de l’employeur.
De plus, la mise en place de la participation implique la mise en place d’un plan d’épargne salariale. Une fois conclu, l’accord doit être déposé sur la plateforme TéléAccords du ministère du Travail.
Attention, en l’absence d’accord dans l’année qui suit la clôture de l’exercice comptable bénéficiaire, l’inspection du travail impose à l’entreprise un régime dit d’autorité.
Les points à négocier
L’accord de participation doit inclure les éléments suivants :
- La date de conclusion et la date de prise d’effet
- La durée pour laquelle l’accord est conclu : minimum 1 an, ou sans limitation de durée
- La formule de calcul pour déterminer la réserve spéciale de participation
- Le mode de répartition de la réserve de participation
- La nature et le mode de gestion des droits des bénéficiaires
- La durée d’indisponibilité des droits et les cas de déblocage anticipé
- Les conditions et délais dans lesquels les salariés peuvent demander le versement immédiat
- Les conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent décider de l’affectation des sommes sur un plan d’épargne salariale.
Pour assurer l’information de tous les salariés, le texte de l’accord de participation doit être affiché (sauf si un autre moyen est prévu).
De plus, un rapport relatif à l’accord de participation doit être établi chaque année dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Ce rapport est soumis au CSE s’il existe, ou bien adressé directement aux salariés.
À quelles conditions les salariés reçoivent la prime de participation ?
Qui a droit à la prime de participation?
Tous les salariés ont droit à la prime de participation, quels que soient le type de contrat, la catégorie professionnelle ou la performance individuelle. Cela dit, il est possible de prévoir une condition d’ancienneté, de 3 mois maximum.
Quand doit être versée la prime de participation ?
La prime de participation doit être versée au plus tard le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l’exercice. Soit le 1er juin si la une clôture des comptes se fait au 31 décembre.
Les salariés reçoivent une fiche distincte de leur bulletin de salaire, indiquant le montant attribué. Ils ont le choix entre :
- Le versement immédiat : à demander dans les 15 jours
- Le placement sur un plan d’épargne salariale, effectué par défaut
Dans quels cas peut on débloquer la prime de participation ?
Lorsqu’elles sont placées sur un plan d’épargne salariale, les sommes attribuées au titre de la participation sont bloquées pendant 5 ans (8 ans en l’absence d’accord).
Mais certaines situations permettent le déblocage anticipé de la participation :
- Le mariage ou la conclusion d’un Pacs
- La naissance ou l’adoption d’un 3e enfant
- Le divorce, la séparation ou la dissolution d’un Pacs avec la garde d’au moins un enfant
- Une situation de violence conjugale
- L’invalidité du salarié, de son époux ou partenaire Pacs ou de ses enfants
- Le décès du salarié ou de son époux ou partenaire Pacs
- La rupture du contrat de travail
- Une situation de surendettement
Quel est le montant de la prime de participation ?
La formule de calcul
Le montant de la participation varie d’une année sur l’autre puisqu’il dépend des bénéfices réalisés durant l’exercice écoulé. Le calcul se fait en deux temps.
Tout d’abord, il faut calculer la réserve spéciale de participation, c’est-à-dire le montant global de la part des bénéfices attribuée au salariés, qui dépend des éléments suivants :
- B = bénéfice net
- C = capitaux propres
- S = salaires
- V = valeur ajoutée de l’entreprise
La formule de calcul légale est la suivante : [½(B – 5 % C)] x [S/V]
À savoir que l’accord de participation peut tout à fait prévoir une formule différente, si elle est autant favorable aux salariés que la formule légale.
Reste ensuite à calculer la prime attribuée à chaque salarié. La répartition peut être, au choix :
- Uniforme
- Proportionnelle au salaire et/ou au temps de présence
Le plafond
Le montant de la prime de participation au titre de l’exercice est soumis à un plafond revalorisé chaque année. Pour 2023, le plafond s’établit à 32 994 €.
Le supplément de participation
Si les bénéfices sont particulièrement importants, le chef d’entreprise peut décider de verser un supplément de participation aux salariés, qui s’additionne au montant de base. Pour cela, un accord de participation doit être mis en place.
Quelle est la différence entre la prime de participation et la prime d’intéressement ?
La participation et l’intéressement sont deux dispositifs d’épargne salariale, qui font l’objet d’un traitement fiscal et social similaires. En revanche, ils diffèrent sur ces deux points :
- Le caractère obligatoire : l’intéressement est facultatif
- La base de calcul : l’intéressement n’est pas calculé à partir des bénéfices
L’essentiel à retenir
Obligatoire dès 50 salariés, la participation comporte des avantages sociaux et fiscaux non négligeables. Pour établir un accord de participation conforme aux dispositions légales, n’hésitez pas à faire appel à nous, votre cabinet d’externalisation de la paie.
Notre mission ? vous guider et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
