La gestion de la paie est un processus complexe, d’autant plus qu’il touche à un sujet sensible : la rémunération de vos salariés. Or, le calcul des salaires dépend d’un grand nombre de variables qu’il convient de maîtriser et contrôler. Entre une actualité sociale riche, des évolutions réglementaires à suivre, ou encore un mauvais paramétrage du logiciel de paie, les sources d’erreurs sont multiples. Cabinet d’externalisation de la paie, nous vous listons ici les points de contrôle à faire pour vous assurer une gestion de la paie optimale.
Le contrôle des bulletins de paie : une étape indispensable
Votre relation avec vos salariés repose sur un contrat de travail, et se traduit par le versement d’une rémunération en contrepartie du travail fourni. Il est donc de votre responsabilité de calculer le montant exact du salaire dû, et de remettre des fiches de paie conformes au droit du travail.
À savoir que le bulletin de paie comporte un certain nombre d’informations obligatoires, dont la liste a été mise à jour en 2019.
La vérification de la conformité des fiches de paie remises à vos salariés constitue aussi un bon moyen de vous prémunir en cas de contrôle URSSAF. En effet, cet organisme a vocation à recouvrir les cotisations sociales. Étant donné que le système repose sur une base déclarative, l’Urssaf peut organiser des contrôles auprès de n’importe quelle entreprise, autant de fois que jugé nécessaire, pour vérifier qu’elle respecte ses obligations en matière de cotisations et contributions sociales.
En cas d’irrégularité, vous vous exposez à un redressement, voire à une procédure de recouvrement contentieux des cotisations. L’Urssaf peut décider d’organiser un contrôle à la suite d’une dénonciation, d’un échange d’informations avec l’administration, ou bien d’une vérification de vos déclarations. C’est pourquoi vous devez vous assurer de la conformité des éléments issus de la paie.
Comment et quand contrôler les bulletins de paie ?
Le contrôle des bulletins de paie doit être effectué de façon régulière. Un contrôle annuel avant la clôture des comptes est un minimum. Mais il faut savoir que lorsque les vérifications sont effectuées en fin d’année, la charge de travail peut être importante, surtout si des régularisations sont nécessaires.
Il est donc opportun de planifier régulièrement des contrôles, chaque trimestre voire chaque mois avant la transmission de la DSN (Déclaration sociale nominative). Celle-ci étant le reflet de la paie et servant de base pour le paiement de vos cotisations. Cette périodicité de contrôle dépend de la taille de votre structure, du nombre de salariés, de la complexité du calcul des rémunérations, etc.
En plus de ces vérifications régulières, il est utile de mettre en place un contrôle ponctuel des éléments reportés sur la fiche de paie au moment de :
- L’embauche d’un salarié : pour s’assurer de la bonne prise en compte des dispositions prévues par le contrat de travail et garantir l’exactitude des informations de base (coordonnées, salaire brut, horaires de travail…) dès le premier salaire versé.
- Le départ d’un salarié : pour pouvoir lui verser les éventuelles régularisations issues d’erreurs ou d’oublis, d’autant plus que vous devrez lui remettre son solde de tout compte.
Si vous repérez une erreur, vous devez procéder à une régularisation. Sachant qu’il existe un délai de prescription de 3 ans à partir de la remise de la fiche de paie. Durant cette période, vos salariés peuvent en contester le montant ou l’exactitude du bulletin de salaire.
Quels sont les éléments à vérifier sur les bulletins de paie ?
En vous basant sur le contrat de travail et la convention collective applicable, vous devez vérifier la conformité des éléments suivants :
- Salaire : il doit être au moins égal au SMIC ou au minimum conventionnel
- Variables de paie (primes, congés payés, frais professionnels, avantages en nature…)
- Net imposable
- Cotisations : taux et assiettes
- Exonérations de cotisations (heures supplémentaires par exemple)
- Plafond de la Sécurité sociale
- Base CSG CRDS
- Prélèvement à la source…
Remarque : cette liste n’est pas exhaustive. Les mentions à vérifier dépendent également des dispositions conventionnelles applicables ou du profil de vos salariés (présence d’apprentis par exemple).
Par ailleurs, il est nécessaire d’analyser les taux de variation d’un mois sur l’autre, au niveau du salaire brut, du salaire net, mais aussi du taux de charges sociales. Une évolution importante entre deux mois ne représente pas forcément une anomalie, mais elle doit vous alerter. En partant du global, vous pourrez ensuite investiguer les variations, salarié par salarié.
Enfin, pour garantir la conformité des informations reportées sur la fiche de paie, vous devez impérativement contrôler le paramétrage de votre logiciel de paie. Il est donc indispensable de réaliser une veille juridique régulière pour vous tenir au courant des évolutions législatives.
Cabinet d’externalisation de la paie, notre mission consiste à vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects RH. Contactez-nos gestionnaires de paie !
