Constitutifs de la paie de vos collaborateurs et collaboratrices, les éléments variables de paie sont d’une importance capitale et donc partie intégrante de la fonction RH. Ils nécessitent une bonne organisation en amont et de la rigueur pour être gérés efficacement. Les enjeux sont tels que vous devez éviter toute erreur lorsque vous établissez les bulletins de paie de vos salariés. WE PAIE, votre cabinet d’externalisation de la paie, partage avec vous aujourd’hui les différentes étapes pour gérer de façon efficiente ces éléments variables de paie. L’objectif étant d’éditer des fiches de paie justes.
Les éléments variables de paie (EVP) : définition
Il s’agit de tous les éléments saisis en paie qui varient d’un mois sur l’autre : primes, commissions, heures supplémentaires, etc.
Fluctuants par nature, les éléments variables de paie viennent s’ajouter au salaire de base de vos collaborateurs et collaboratrices. Ils ont donc pour effet de faire évoluer leur salaire. Les professions commerciales, notamment, sont encore souvent les plus impactées par une grande variabilité de leur salaire du fait des primes sur objectif, ou des commissions sur ventes, qu’elles perçoivent.
Vous devez donc intégrer ces éléments variables sur chaque bulletin de paie de vos salariés, mois après mois. Ce qui complexifie d’autant la gestion de la paie.
La liste des éléments variables de paie
Les EVP se classent en trois catégories :
La catégorie contractuelle. Sous cette classification, les éléments variables de paie sont issus du contrat de travail du salarié. Ce sont notamment :
- les primes sur objectif,
- l’intéressement versé annuellement,
- la prime de panier,
- la prime de pénibilité,
- les commissions sur ventes,
- la prise en charge obligatoire du coût des abonnements aux transports publics (50%)
La catégorie conventionnelle. On parle ici des EVP définis dans la convention collective de votre entreprise. Ce sont les heures supplémentaires et complémentaires (temps partiel), la prime d’ancienneté, la prime de 13ème mois, la prime de vacances et la part de l’entreprise sur la cotisation de la mutuelle collective. Notez que cette catégorie est calculée sur la base du salaire brut imposable de vos employés.
La catégorie personnelle. Il s’agit ici des primes exceptionnelles.
Les absences des salariés
Elles constituent aussi des éléments variables de paie. On distingue les absences rémunérées, non rémunérées, et les absences pour maladie.
Les absences rémunérées : les RTT, les congés payés (CP) et les congés liés aux évènements familiaux en font partie. Décomptées en jours ouvrables, elles n’entraînent aucune variation sur le montant de la rémunération. Cependant, elles doivent être mentionnées sur le bulletin de salaire.
Les absences pour maladie : la sécurité sociale prend en charge le salaire du salarié en arrêt de travail à hauteur de 50 %, mais seulement au bout des 3 jours de carence. Tandis que l’entreprise assure le complément de façon à ce que le salarié puisse percevoir 90% de son salaire les 30 premiers jours de maladie.
Les absences non rémunérées : il s’agit des congés sans solde. Ils peuvent être pris dans le cadre d’une année sabbatique, ou d’une création d’entreprise.
Enfin, les avances sur salaire, les acomptes et et le nombre de tickets restaurants (qui varie en fonction des jours travaillés) font aussi partie des éléments variables de paie. De même que les indemnités de fin de contrat.
Quels sont les éléments fixes de la paie ?
À l’inverse des heures supplémentaires et des primes sur objectif qui évoluent mois après mois, le salaire de base défini dans le contrat de travail du salarié est un élément fixe. Il reste toujours le même.
Traiter efficacement les éléments variables de la paie avec un tableau Excel en 3 étapes
Que vous utilisiez un logiciel de paie ou Excel, nous vous conseillons de passer par ces trois étapes pour vous assurer un traitement efficace des EVP et, en conséquence, l’édition de fiches de paie justes.
Collecter les éléments variables de paie pour préparer les bulletins de salaire
Cette première étape peut s’avérer délicate si les informations ne sont pas centralisées.
Comment les réunir au même endroit ? Des services RH ont recours à des logiciels de planning du personnel, ou des logiciels de gestion du temps, des CRM, ou encore à des fichiers Excel.
Vous pouvez contacter les salariés par e-mail ou téléphone pour obtenir les informations suivantes, nécessaires à la préparation des bulletins de salaire.
- Le salaire de base du salarié basé sur un nombre d’heures mensuelles (151.67) et son taux horaire.
- Les heures supplémentaires (ou complémentaires pour un temps partiel)
- Les différentes primes
- Les commissions
- Les absences maladie
- Les congés payés
La collecte des données nécessite une bonne organisation en amont pour être fluide. Si vous ne mettez pas en place une organisation claire, vous prenez le risque de perdre beaucoup de temps à relancer les uns et les autres, et à devoir retraiter les informations.
Recenser les éléments variables dans un tableau de préparation de la paie
Dans la mesure où ces variables évoluent selon les mois, il est nécessaire de faire un suivi en temps réel pour chacune et d’anticiper au maximum quand c’est possible.
À ce titre, nous vous conseillons de récupérer au moins les informations relatives au temps de travail effectif chaque semaine et de les intégrer dans un tableau préparatoire de paie si vous utilisez Excel. Il existe plusieurs modèles à télécharger gratuitement que vous pourrez personnaliser selon vos besoins.
Faire les différents calculs à partir du salaire brut de base
Une fois que vous avez récolté tous les éléments variables de paie, vous allez pouvoir procéder aux différents calculs liés aux heures supplémentaires, aux primes panier, aux commissions sur ventes, etc. Sur Excel, les calculs seront automatisés. La saisie et le contrôle sont facilités.
Les enjeux du traitement des éléments variables de paie
Les enjeux sont importants : Des erreurs répétées dans les bulletins de paie entacheront forcément la confiance des salariés. Si le problème persiste, le climat social pourrait se dégrader au point d’impacter la productivité des salariés et les relations avec le service RH.
Les corrections à apporter sur les bulletins de paie deviendront vite chronophages pour vos gestionnaires de paie, et votre service comptabilité qui va aussi devoir corriger les données précédemment traitées.
Notez qu’en matière de réglementation, l’entreprise se met aussi en porte à faux puisqu’elle aura transmis des informations incorrectes aux organismes sociaux via la DSN.
Enfin, les répercussions sur votre entreprise pourraient aussi être financières si certains salariés vont jusqu’aux Prudhommes et gagnent le procès.
Notre mission ? vous guider et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
