Constitutifs de la paie de vos collaborateurs et collaboratrices, les différents éléments variables de paie (EVP) nécessitent une bonne organisation en amont et de la rigueur pour être gérés efficacement. Les enjeux sont tels qu’il vaut mieux éviter toute erreur dans les bulletins de paie de vos salariés. C’est la raison pour laquelle We Paie vous partage ici l’essentiel à connaitre au sujet des EVP.
Quels sont les enjeux du traitement des éléments variables de paie ?
Les enjeux sont importants : des erreurs répétées dans les bulletins de paie entacheront forcément la confiance des salariés. Si le problème persiste, le climat social peut même se dégrader au point d’impacter la productivité des salariés et les relations avec le service RH.
Les corrections à apporter sur les bulletins de paie deviendront vite chronophages pour vos gestionnaires de paie et votre service comptabilité qui va aussi devoir corriger les données précédemment traitées.
Notez qu’en matière de réglementation, l’entreprise se met également en porte à faux puisqu’elle aura transmis des informations incorrectes aux organismes sociaux via la DSN. Vous devez donc faire preuve de la plus grande vigilance face au risque d’erreur lié à la saisie des éléments variables de la paie. D’autant plus que les erreurs les plus conséquentes peuvent même entraîner des répercussions financières si jamais elles mènent à une condamnation prud’homale.
Quels sont les éléments constitutifs d’une fiche de paie ?
Les éléments fixes qui composent le salaire
Le salaire de base défini dans le contrat de travail du salarié est un élément fixe.
À contrario, un élément variable de paie (EVP) est par définition ponctuel ou temporaire et impacte le calcul du salaire.
Les éléments variables de paie
Fluctuants par nature, les éléments variables de paie (EVP) varient d’un mois sur l’autre et s’ajoutent au salaire de base de vos collaborateurs et collaboratrices. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Différentes primes
- Commissions sur ventes
- Heures supplémentaires
- Etc.
Le secteur d’activité de l’entreprise et les événements spécifiques d’une période de paie tels qu’un arrêt maladie impactent aussi la fiche de paie. Les professions commerciales, notamment, sont souvent les plus touchées par ces variations de salaire du fait des primes sur objectif ou des commissions sur ventes.
Vous devez donc collecter et intégrer ces éléments variables sur chaque bulletin de paie, mois après mois. Cet aspect chronophage complexifie d’autant le processus de gestion de la paie.
Quels sont les différents EVP ?
Ces éléments de rémunération variables se classent en quatre catégories :
Les variables liées aux primes
- Les primes sur objectif
- L’intéressement versé annuellement
- La prime d’ancienneté
- La prime de pénibilité
- Les commissions sur ventes
Les variables liées au temps de travail
Les heures supplémentaires et complémentaires (en cas de temps partiel) sont majorées. Or, ces taux de majorations sont fixées par la convention collective, ou un accord collectif ou de branche.
Les majorations liées aux heures travaillées les dimanches et jours fériés font aussi partie de cette catégorie.
Les variables liées aux absences
On distingue les absences rémunérées, non rémunérées, et les absences pour maladie.
Les absences rémunérées : c’est à dire les RTT, les congés payés (CP) et les congés liés aux évènements familiaux. Décomptées en jours ouvrables, ces absences n’entraînent aucune variation de salaire mais doivent toutefois être mentionnées sur le bulletin de salaire.
Les absences pour maladie : la sécurité sociale prend en charge le salaire du salarié en arrêt de travail à hauteur de 50 % via les indemnités journalières (IJSS), mais seulement au bout des 3 jours de carence. Tandis que l’entreprise assure le complément de façon à ce que le salarié puisse percevoir 90% de son salaire les 30 premiers jours de maladie.
Les absences non rémunérées : il s’agit des congés sans solde. Ils peuvent être pris dans le cadre d’une année sabbatique, ou d’une création d’entreprise.
Les variables liées aux avantages en nature
Les avantages en nature font partie de la rémunération du salarié, qui bénéficie par exemple de tickets-restaurants, de chèques vacances, ou encore d’un véhicule de fonction. La valorisation des avantages en nature varie en fonction du nombre de jours travaillés dans le mois.
Attention à ne pas confondre les avantages en nature et les remboursements de frais professionnels ( qui font l’objet de notes de frais). Les frais professionnels correspondent à la prise en charge par l’employeur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il s’agit bel et bien d’un élément variable de la paie, mais qui doit être différencié du salaire sur la fiche de paie.
Enfin, les avances sur salaire et les acomptes font aussi partie des éléments variables de paie. De même que les indemnités de fin de contrat. Tous sont à intégrer dans la paie.
Pour rappel, les données obligatoires à inscrire sur le bulletin de salaire
Pour être conforme, le bulletin de salaire doit respecter des règles strictes. Il comprend 7 zones obligatoires :
- L’identification de l’employeur et du salarié
- Le salaire
- Toutes les cotisations et contributions sociales
- Le net à payer et le net imposable
- Le montant net social
- Le prélèvement à la source
- Les mentions finales
Les éléments variables de la paie sont à reporter au niveau de la zone du salaire.
Comment procéder pour collecter et traiter les EVP au sein de votre service RH ?
Que vous utilisiez un logiciel de paie ou Excel, la collecte de ces éléments variables est au cœur de la préparation de la paie. Vu l’importance des enjeux, nous vous conseillons de passer par ces trois étapes pour vous assurer un traitement efficace des EVP et, en conséquence l’édition de fiches de paie justes.
Identifier et collecter les éléments
Cette première étape peut s’avérer délicate si les informations ne sont pas centralisées. Mais comment les réunir au même endroit ? Des services RH ont recours à des logiciels de planning du personnel, ou des logiciels de gestion du temps, des CRM, ou encore à des fichiers Excel pour renseigner :
- Le salaire de base du salarié basé sur un nombre d’heures mensuelles (151.67) et son taux horaire.
- Les heures supplémentaires (ou complémentaires pour un temps partiel)
- Les différentes primes
- Les commissions sur vente
- Les arrêts maladie
- Les congés payés
Vous pouvez contacter les salariés par e-mail ou téléphone pour obtenir les informations manquantes, nécessaires à la préparation des bulletins de salaire. La collecte des données nécessite une bonne organisation en amont pour être fluide.
Attention ! Si vous ne mettez pas en place une organisation claire, vous prenez le risque de perdre beaucoup de temps à relancer les uns et les autres, et à devoir retraiter les informations. Anticipez la collecte autant que possible pour garder une marge de manœuvre.
Recenser et saisir les EVP dans un tableau préparatoire de paie
Dans la mesure où ces variables évoluent selon les mois, il est nécessaire de faire un suivi en temps réel pour chacune et d’anticiper au maximum quand c’est possible.
À ce titre, nous vous conseillons de récupérer au moins les informations relatives au temps de travail effectif chaque semaine et de les intégrer dans un tableau préparatoire de paie si vous utilisez Excel. Il existe aussi des modèles à télécharger gratuitement sur Internet, facilement personnalisable.
Procéder aux différents calculs
Une fois que vous avez récolté tous les éléments variables de paie dans votre tableau, vous allez pouvoir procéder aux différents calculs liés aux heures supplémentaires, aux différentes primes, aux commissions sur ventes, etc.
Sur Excel, les calculs seront automatisés mais pensez à vérifier régulièrement les formules. La saisie puis le contrôle des bulletins de paie se feront plus facilement.
Mais pour simplifier encore davantage la gestion de la paie, n’hésitez pas à confier cette tâche chronophage à un cabinet d’externalisation de la paie comme nous ! Nos gestionnaires de paie vous guident aussi dans la gestion de vos obligations sociales et tous les aspects RH. Contactez-nous !
