Les frais professionnels désignent les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle, autrement dit dans l’intérêt de leur entreprise. À ce titre, ils doivent obligatoirement faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Leur prise en charge étant particulièrement encadrée par la législation sociale, on vous partage ici tout ce que vous devez connaitre pour faire apparaitre correctement les frais professionnels sur le bulletin de paie de vos salariés. Suivez le guide !
Qu’est-ce qui est considéré comme frais professionnels ?
Les indemnités repas
Les repas font partie des frais professionnels quand le salarié se trouve dans les situations suivantes :
- En déplacement et doit prendre son repas au restaurant
- Travaille sur un chantier
- Contraint de manger sur son lieu de travail du fait des conditions d’organisation ou des horaires de travail
Le remboursement du transport
Les transports peuvent aussi occasionner des frais professionnels, et donc des notes de frais quand votre salarié utilise :
- Son véhicule personnel à des fins professionnelles : il perçoit alors des indemnités kilométriques (IK)
- Son véhicule personnel pour se rendre au travail : dans ce cadre là, la prise en charge des frais de carburant par l’employeur est facultative
- Les transports en commun pour se rendre au travail : la prise en charge de la moitié de l’abonnement par l’employeur est alors obligatoire
L’hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel
On parle en termes de « grand déplacement » lorsque le salarié ne peut rentrer chez lui chaque jour en raison de ses conditions de travail.
Les frais professionnels sont justifiés à partir du moment où la résidence principale et le lieu de travail sont éloignés d’au moins 50 km et qu’il faut plus d’1h30 pour parcourir le trajet en transports en commun. Dans ce cas les frais d’hébergement (nuitée et petit déjeuner) ainsi que les repas sont remboursés par l’employeur.
La mobilité géographique
On parle de mobilité professionnelle lorsque la distance entre l’ancien logement et le nouveau lieu de travail est égale à au moins :
- 50 km avec un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30
- Ou un temps de trajet aller au moins égal à 1h30
Dans ce cas, les frais professionnels qui peuvent faire l’objet d’une note de frais sont les suivants :
- Les frais de déménagement
- Les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement
- Les dépenses provisoires dans l’attente du logement définitif
Le télétravail
Dans cette situation, plusieurs types de frais professionnels peuvent être remboursés aux salariés en télétravail :
- Les frais fixes et variables liés à l’utilisation d’un local privé pour usage professionnel (quote-part du loyer, électricité…)
- Les frais d’adaptation du local (exemple : installation de prises électriques)
- Les frais de matériel informatique, connexion, fournitures diverses
De même, des frais professionnels peuvent être versés dans le cas où le salarié utilise ses propres équipements à des fins professionnelles : téléphone, ordinateur, tablette, etc.
La prime de salissure
Lorsque le salarié a l’obligation de porter un vêtement de travail qui est la propriété de l’employeur, celui-ci lui verse une somme couramment appelée « prime de salissure » et qui est considérée comme un frais professionnel.
Comment les frais professionnels sont-ils remboursés par l’employeur ?
Remboursement au réel ou au forfait, c’est à vous de choisir votre méthode de remboursement et votre politique de dépenses. Dans tous les cas, ils constituent des éléments variables de paie.
L’allocation forfaitaire (ou indemnité forfaire)
Des barèmes d’indemnisation ont été définis par l’Urssaf selon la nature des frais professionnels, à partir desquels vous pouvez définir le montant de l’allocation forfaitaire. Il est important de les respecter pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales prévue. Concernant les indemnités kilométriques, il existe un barème spécifique défini par l’administration fiscale.
Notez que les barèmes avaient été augmentés de 10 % en 2022, puis de 5,4 % en 2023. En revanche cette année, ils n’ont pas été revalorisés.
Le remboursement au réel
Pour obtenir le remboursement des dépenses professionnelles réellement engagées, vos salariés doivent vous fournir une note de frais avec les justificatifs correspondants : tickets de péage, factures, tickets de caisse, etc.
De plus, les frais ne doivent pas être excessifs et respecter les limites que vous aurez préalablement fixé.
L’avance sur frais professionnels
Les dépenses engagées dans le cadre professionnel peuvent peser sur les finances de vos salariés qui ne disposent pas forcément de la trésorerie nécessaire, notamment en cas de déplacements fréquents ou bien lorsque la mission intervient dans les premiers mois du contrat de travail.
Leur verser une avance sur frais professionnels est alors la solution. L’autre alternative étant de leur attribuer une carte bancaire professionnelle avec paiement différé. Ces deux possibilités évitent à vos salariés d’avancer le montant des frais professionnels.
Que peut-on passer en frais professionnels en tant que dirigeant ?
Tout comme les salariés, les dirigeants peuvent bénéficier de la prise en charge de leurs frais professionnels, à condition bien sûr que les dépenses aient été engagées dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions de mandataire social.
Point important : il n’est pas possible de verser d’indemnité forfaitaire aux dirigeants, qu’ils aient le statut de TNS (travailleur non salarié) ou assimilé salarié. Le remboursement doit donc s’effectuer au réel.
Frais professionnels et bulletin de paie
Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de salaire ?
En principe, les sommes versées au salarié à titre de remboursement de frais doivent apparaître sur le bulletin de salaire de votre salarié. Les sommes versées étant distinctes de sa rémunération.
Toutefois, si la société rembourse les frais professionnels au fur et à mesure que les salariés transmettent les justificatifs, l’administration tolère qu’ils ne soient pas reportés systématiquement sur la fiche de paie.
Dans tous les cas, les notes de frais doivent impérativement être comptabilisées.
Est-ce que les frais professionnels sont soumis à cotisations sociales ?
Les frais professionnels ne sont pas intégrés à la rémunération. En conséquence, ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales ni à la CSG et à la CRDS et ne sont pas pris en compte pour le calcul des indemnités de congés payés, arrêts de travail, indemnités de licenciement, etc.
Quelle est la différence avec les avantages en nature ?
Les avantages en nature sont des prestations fournies par l’employeur et donc considérées comme un élément de rémunération. C’est pourquoi il est possible de rémunérer entièrement un salarié en avantages en nature, dans le cas par exemple d’un employé au pair. À ce titre, les avantages en nature sont soumis à cotisations sociales.
Est-ce que les frais professionnels sont soumis à l’impôt sur le revenu ?
Les frais professionnels ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, tant que les montants remboursés ne dépassent pas les barèmes définis par l’administration fiscale. Quand ils sont dépassés, la différence est considérée comme un avantage en nature, qui lui, est imposable.
Quel est le traitement des frais professionnels par l’Urssaf ?
Comment déclarer les remboursements de frais professionnels ?
Même s’ils ne sont pas soumis à cotisations sociales, les frais professionnels doivent être déclarés à l’Urssaf, à l’instar de l’ensemble des sommes versées aux salariés.
La déclaration se fait via la DSN, au niveau du bloc « S21.G00.54 – Autre élément de revenu brut », dans la rubrique S21.G00.54.001. C’est à cet endroit que vous devez renseigner le montant réel versé.
L’abattement pour frais professionnels ou déduction forfaitaire spécifique (DFS)
Pour certaines professions dont les frais professionnels sont réputés supérieurs aux barèmes d’indemnisation de l’Urssaf, il est possible d’opter pour la déduction forfaitaire spécifique (DFS), également appelée abattement forfaitaire pour frais professionnels.
Attention ! Cette option n’est pas cumulable avec la prise en charge des frais professionnels exonérée de cotisations sociales. Concrètement, un abattement est appliqué sur la base de calcul des cotisations sociales. Le taux de l’abattement varie selon la profession exercée par le salarié, un plafond étant fixé à 7 600 € par année civile et par salarié. Par conséquent, le montant du salaire net est plus élevé.
À savoir que certaines prestations de Sécurité sociale sont calculées sur la base du salaire après application de la DFS : maladie, chômage, retraite.
Une gestion rigoureuse indispensable
Au réel ou forfait, quelle que soit la façon dont les frais professionnels sont remboursés, ils doivent faire l’objet d’une gestion rigoureuse par l’entreprise. En effet, des notes de frais non justifiées ou portant sur des dépenses à caractère non professionnel peuvent faire l’objet d’un redressement en cas de contrôle de l’Urssaf et donc être réintégrées à la base de calcul des cotisations.
C’est pourquoi vous devez mettre en place une procédure claire définissant les modalités de remboursement et les délais de transmission des notes de frais. L’élaboration d’un formulaire type avec les informations à renseigner (nom du salarié, motif du déplacement, nature de la dépense, montant) pourra également être d’une grande aide.
La gestion des notes de frais peut être particulièrement chronophage selon votre secteur d’activité. De plus, la législation sociale étant en constante évolution, nous vous offrons la possibilité d’externaliser la fonction paie. Vous restez ainsi concentré sur votre activité et vous vous assurez la conformité des bulletins de paie de vos salariés. Contactez nos gestionnaires de paie !
