Les frais professionnels désignent les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle. Leur prise en charge par l’employeur fait l’objet de règles spécifiques que notre cabinet d’externalisation de la paie We Paie vous explique dans cet article.
Qu’est-ce qui est considéré comme des frais professionnels ?
Les indemnités repas
Les repas font l’objet d’une note de frais quand votre salarié se trouve dans les situations suivantes :
- En déplacement et doit prendre son repas au restaurant
- Travaille sur un chantier
- Contraint de manger sur son lieu de travail du fait des conditions d’organisation ou des horaires de travail
Le remboursement du transport
Les transports peuvent aussi occasionner des frais professionnels (et donc des notes de frais) quand votre salarié utilise :
- Son véhicule personnel à des fins professionnelles : il perçoit alors des indemnités kilométriques
- Son véhicule personnel pour se rendre au travail : la prise en charge des frais de carburant par l’employeur est alors facultative
- Les transports en commun pour se rendre au travail : la prise en charge de la moitié de l’abonnement par l’employeur est obligatoire
L’hébergement dans le cadre d’un déplacement
On évoque le « grand déplacement » lorsque le salarié ne peut rentrer chez lui chaque jour en raison de ses conditions de travail.
Les frais professionnels sont justifiés à partir du moment où la résidence principale et le lieu de travail sont éloignés d’au moins 50 km et qu’il faut plus d’1h30 pour parcourir le trajet en transports en commun. Dans ce cas le logement (nuitée et petit déjeuner) ainsi que les repas sont remboursés par l’employeur.
La mobilité géographique
On parle de mobilité professionnelle lorsque la distance entre l’ancien logement et le nouveau lieu de travail est égale à au moins :
- 50 km avec un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30
- Ou un temps de trajet aller au moins égal à 1h30
Dans ce cas, les frais professionnels peuvent prendre plusieurs formes :
- Les frais de déménagement
- Les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement
- Les dépenses provisoires dans l’attente du logement définitif
Le télétravail
Plusieurs types de frais professionnels peuvent être versés aux salariés en télétravail :
- Les frais fixes et variables liés à l’utilisation d’un local privé pour usage professionnel (quote-part du loyer, électricité…)
- Les frais d’adaptation du local (exemple : installation de prises électriques)
- Les frais de matériel informatique, connexion, fournitures diverses
Les outils de communication
Des frais professionnels peuvent être versés dans le cas où le salarié utilise ses propres équipements à des fins professionnelles : téléphone, ordinateur, tablette, etc.
La prime de salissure
Lorsque le salarié a l’obligation de porter un vêtement de travail qui est la propriété de l’employeur, celui-ci lui verse une somme couramment appelée « prime de salissure » et qui est considérée comme un frais professionnel.
Quelle forme prend la prise en charge des frais professionnels ?
Le versement d’une indemnité forfaitaire
Des barèmes d’indemnisation ont été définis par l’Urssaf selon la nature des frais professionnels. Il est important de les respecter pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales prévue pour les frais professionnels.
Le remboursement au réel
Pour obtenir le remboursement des dépenses réellement engagées, le salarié doit fournir les justificatifs correspondants : tickets de péage, factures, etc.
L’avance sur frais professionnels
Les dépenses engagées dans le cadre professionnel peuvent peser sur les finances de vos salariés qui ne disposent pas forcément de la trésorerie nécessaire, notamment en cas de déplacements fréquents.
Leur verser une avance sur frais professionnels est alors la solution. L’autre alternative étant de leur attribuer une carte bancaire professionnelle avec paiement différé. Ces 2 possibilités évitent à vos salariés d’avancer le montant des frais professionnels.
Comment sont intégrés les frais professionnels sur la fiche de paie ?
Les frais professionnels font-ils partie du salaire ?
Non, les frais professionnels ne sont pas intégrés à la rémunération. De ce fait, ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales ni à la CSG et à la CRDS et ne sont pas pris en compte pour le calcul des indemnités de congés payés, arrêts de travail, indemnités de licenciement, etc.
C’est ce qui les différencie des avantages en nature, qui sont eux, des prestations fournies par l’employeur et donc considérées comme un élément de rémunération.
Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de salaire ?
En principe, la prise en charge des frais professionnels doit apparaître sur le bulletin de salaire. Les sommes versées devant être distinctes de la rémunération du salarié.
Pour les entreprises qui remboursent les frais professionnels au fur et à mesure que les salariés transmettent les justificatifs, l’administration tolère qu’ils ne soient pas reportés systématiquement sur la fiche de paie. Mais dans tous les cas, les notes de frais doivent impérativement être comptabilisées.
Les frais professionnels sont-ils imposables ?
Les frais professionnels ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, tant que les montants remboursés ne dépassent pas les barèmes définis par l’administration. Si c’est le cas, la différence est considérée comme un avantage en nature imposable.
Quel est le traitement des frais professionnels par l’Urssaf ?
Comment déclarer les remboursements de frais professionnels ?
Même s’ils ne sont pas soumis à cotisations sociales, les frais professionnels doivent être déclarés à l’Urssaf, à l’instar de l’ensemble des sommes versées aux salariés.
La déclaration se fait via la DSN, au niveau du bloc « S21.G00.54 – Autre élément de revenu brut », dans la rubrique S21.G00.54.001. C’est à cet endroit que vous devez renseigner le montant réel versé.
L’abattement pour frais professionnels
Pour certaines professions dont les frais professionnels sont réputés supérieurs aux barèmes d’indemnisation de l’Urssaf, il est possible d’opter pour la déduction forfaitaire spécifique (DFS), également appelée abattement forfaitaire pour frais professionnels.
Cette option n’étant pas cumulable avec la prise en charge des frais professionnels exonérée de cotisations sociales. Concrètement, un abattement est appliqué sur la base de calcul des cotisations sociales. Le taux de l’abattement varie selon la profession exercée par le salarié, un plafond étant fixé à 7 600 € par année civile et par salarié. Par conséquent, le montant du salaire net est plus élevé.
À savoir que certaines prestations de Sécurité sociales sont calculées sur la base du salaire après application de la DFS : maladie, chômage, retraite.
Une gestion rigoureuse indispensable
Quelle que soit la nature ou la façon dont les frais professionnels sont pris en charge, ils doivent faire l’objet d’une gestion rigoureuse par l’entreprise. En effet, des notes de frais non justifiées peuvent faire l’objet d’un redressement en cas de contrôle de l’Urssaf et donc être réintégrées à la base de calcul des cotisations.
C’est pourquoi vous devez mettre en place une procédure claire définissant les modalités de remboursement et les délais de transmission des justificatifs. L’élaboration d’un formulaire type avec les informations à renseigner pourra également être d’une grande aide.
La gestion des notes de frais peut être particulièrement chronophage selon votre secteur d’activité. N’hésitez pas à nous déléguer cette tâche !
La législation sociale étant en constante évolution, confiez-nous la gestion des bulletins de paie de vos salariés pour vous libérer du temps et vous assurer leur conformité. Contactez nos gestionnaires de paie !
