Attendus avec impatience par les salariés, les congés payés peuvent être source de casse-tête pour l’entreprise, d’autant plus que la réglementation est stricte en la matière.
La gestion des congés payés s’anticipe et s’organise pour ne pas être chronophage. WE PAIE vous explique les meilleures pratiques à suivre en 2021.
Les règles à suivre en matière de congés payés
Les salariés peuvent prendre leurs congés payés au cours d’une période fixée :
- Soit par accord d’entreprise, ou par convention ou accord de branche
- Soit par l’employeur, en l’absence de convention ou accord et après avis du CSE (comité social et économique).
Cette période inclut obligatoirement la période légale du 1er mai au 31 octobre.
En théorie, chaque salarié a le droit de poser aux maximum 24 jours ouvrables consécutifs soit 4 semaines au titre de son congé principal, sauf dérogations (en raison de contraintes géographiques ou familiales).
Chaque salarié effectue sa demande à l’employeur qui peut accepter ou refuser, auquel cas les congés sont positionnés sur d’autres dates. L’employeur peut également imposer des dates de congés, notamment en cas de fermeture temporaire de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, le salarié doit communiquer ses dates au moins 1 mois à l’avance.
À savoir que dans le cadre de la crise sanitaire, le gouvernement a assoupli les règles permettant d’imposer des jours de congé. Ainsi, l’employeur peut imposer jusqu’à 6 jours de congés payés à ses salariés, en les prévenant seulement 1 jour à l’avance et ce jusqu’au 30 juin 2021. Ce, à condition qu’un accord collectif ait été signé au préalable.
La possibilité de reporter ses congés payés
Il existe cependant des cas particuliers qui permettent aux salariés de reporter les congés non pris.
Tout d’abord, si le salarié en fait la demande, l’employeur a le droit d’accepter le report. Il en a même l’obligation si un accord ou un usage dans l’entreprise le prévoit.
Plus généralement, le report des congés est possible pour les salariés de retour d’un congé maternité ou adoption. Les salariés qui n’ont pu prendre leurs congés en raison d’un arrêt de travail sont également concernés.
Et lorsque le temps de travail est annualisé, une convention ou un accord collectif peut prévoir la possibilité de reporter les congés non pris jusqu’au 31 décembre de l’année suivant le début de la période de référence.
En principe, les jours de congés non pris et non reportés sont perdus. Mais si le salarié a été empêché de prendre ses congés du fait de l’employeur, ce dernier doit les indemniser.
La nécessité de mettre en place un planning des congés payés
Quelle que soit la taille de votre entreprise, un suivi rigoureux des congés payés est indispensable. Ne serait-ce que pour savoir de combien de jours chaque salarié dispose, et dans quel délai il doit les solder. Mais pour véritablement optimiser la gestion du personnel, il est nécessaire d’aller plus loin et d’élaborer un planning des congés. Ce document vous permet de répondre aux impératifs suivants :
- Organiser l’activité pour s’assurer qu’il y a assez de ressources disponibles dans l’entreprise
- Gérer les demandes des salariés de façon équitable
Le planning des congés vous permet d’anticiper les périodes qui risquent d’être les plus demandées, telles que les vacances scolaires et les ponts entre les jours fériés. Et donc d’anticiper les réponses de façon à garantir l’équité et la continuité de l’activité dans les meilleures conditions possibles.
Disposer d’un planning des congés payés se révèle également être une aide précieuse pour repérer les situations potentiellement problématiques, surtout dans une petite entreprise. Par exemple, un salarié qui dispose d’un solde important de congés à poser.
Selon la taille de l’entreprise, l’idéal est de disposer d’un planning des congés payés au niveau de chaque site et/ou service. L’objectif étant de pouvoir visualiser clairement les souhaits de chacun dans un premier temps, puis les prévisions en termes de ressources une fois les congés acceptés.
Quels sont les outils disponibles ?
Le planning des congés peut, soit prendre la forme d’un document Excel à partager, soit être issu de votre logiciel de paie. Solution pratique et rapide à mettre en œuvre, mais qui nécessite une mise à jour très régulière pour ne pas perdre le fil.
Il existe également des logiciels de gestion automatisés de planning des congés. Certains permettant de digitaliser entièrement le processus de demande par les collaborateurs et de validation par la hiérarchie. Ensuite, le planning se met automatiquement à jour. Évidemment, ce type de solution représente un coût. Mais il a l’avantage de libérer beaucoup de temps et de fiabiliser l’organisation de l’entreprise.
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