Le stage représente une belle opportunité pour l’étudiant, mais aussi pour l’entreprise qui l’accueille. Nouvelles compétences, nouveau regard sur votre organisation, sur vos process et vos méthodes. L’occasion donc de les améliorer, et de trouver de nouveaux talents pour pourvoir vos prochains besoins en ressources humaines. WE PAIE vous partage aujourd’hui ses 5 points clés pour réussir le recrutement de vos stagiaires, dans le respect de la législation sociale.
Définissez les besoins de votre entreprise
Quelles sont vos attentes ?
Avant de vous lancer dans vos recherches, listez les éléments suivants :
- Quelles missions allez-vous confier à votre futur stagiaire ?
- Quelles sont les compétences techniques indispensables (maîtrise d’un logiciel, langues étrangères…) ?
- Quel est le niveau de qualification idéal (brevet professionnel, bac, master…) ?
Gardez bien en tête que le stagiaire n’est pas un salarié comme les autres. En cours de formation, il n’a pas le même niveau d’autonomie. Bien entendu il n’a pas d’obligation de production. En revanche, lors de l’entretien d’embauche, vous pourrez estimer sa capacité d’adaptation, son sens du collectif, son dynamisme et d’autres soft skills.
Votre entreprise peut-elle accueillir un stagiaire ?
Pour éviter les abus, des règles strictes encadrent le recours à un stagiaire. Ainsi, les employeurs ont interdiction de proposer un stage à un étudiant pour :
- remplacer un salarié absent ou licencié,
- pallier un pic d’activité
- pourvoir un emploi saisonnier.
Veillez également à ce qu’il n’effectue pas de tâches dangereuses pour sa sécurité ou sa santé.
À savoir qu’en cas d’infraction à ces règles, vous risquez une amende administrative. Elle peut atteindre les 2 000 euros et doubler en cas de récidive.
Existe-t-il des aides pour recruter un stagiaire ?
Contrairement aux apprentis qui disposent d’un contrat de travail, les stagiaires ne sont pas concernés par les différents dispositifs d’aides financières et d’exonération de cotisations sociales.
Mettez en place une procédure de recrutement adaptée
Quand doit démarrer le processus de recrutement pour un stagiaire ?
Malgré l’enjeu moindre, prévoyez un véritable processus de recrutement pour que l’expérience soit enrichissante, aussi bien pour votre stagiaire que pour vos équipes.
Idéalement, lancez votre processus environ 3 mois avant la date de début du stage. De cette façon, vous aurez le temps de diffuser votre offre, d’étudier les CV et de recevoir les candidats en entretien sans vous précipiter. L’objectif étant bien sûr de retenir les candidats les plus en lien avec vos problématiques.
Comment rédiger une annonce de stage attractive ?
Afin de vous démarquer en tant qu’employeur, veillez à soigner la rédaction de votre annonce. Celle-ci doit préciser les missions confiées de façon claire et transparente. En outre, pensez à mentionner les éventuels avantages (accès à un restaurant d’entreprise, prise en charge du transport, etc.) et les moyens d’accès à votre entreprise.
Ciblez vos recherches pour savoir où trouver des stagiaires
La définition claire de vos besoins au préalable vous permet de cibler plus facilement les profils pertinents. En identifiant notamment les formations professionnelles adaptées à votre activité et aux métiers de votre entreprise.
Allez directement à la rencontre des étudiants
Ainsi, vous pourrez contacter directement les établissements d’enseignement professionnel et supérieur de votre région, qui sont toujours à la recherche d’offres de stage à proposer à leurs étudiants. Autre piste à explorer : les chambres de commerce et d’industrie (CCI), les chambres de métiers (CMA) ou encore les collectivités locales. Ces organismes pourront relayer votre offre et vous mettre en relation avec des candidats.
Sans oublier bien sûr le traditionnel bouche-à-oreille, au sein de votre réseau personnel et professionnel. Et pour augmenter votre visibilité, n’hésitez pas à participer à des forums ou des salons de recrutement. Cela vous permettra en plus d’avoir un premier contact avec de potentiels candidats.
Comment faire pour recruter des stagiaires en ligne ?
La plupart des portails de recrutement en ligne permettent de filtrer les offres par nature de contrat et incluent les propositions de stage. Vous aurez donc d’autant plus de chances d’attirer des candidats. La plateforme 1 jeune, 1 solution, qui comporte un espace employeur, vous permet également de diffuser votre offre.
Prévoyez l’accueil et l’encadrement de votre stagiaire
L’intérêt d’un stage, c’est de se confronter concrètement au monde du travail. C’est pourquoi vous devrez désigner un tuteur, chargé de guider et d’encadrer le stagiaire. Gardez à l’esprit que le tutorat nécessite du temps et de la disponibilité, et une envie de transmettre ses connaissances.
En effet, accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise donne l’opportunité à un collaborateur expérimenté de transmettre son savoir-faire et d’enrichir ses missions.
Par ailleurs, il faudra anticiper l’arrivée du stagiaire pour permettre son intégration dans les meilleures conditions : d’où la nécessité d’informer vos équipes et de préparer son poste de travail.
Respectez les règles relatives à la convention et à la gratification
Quelle est la durée du stage ?
Le déroulement d’un stage en entreprise étant strictement encadré, nous vous rappelons les points essentiels à connaitre :
- Le stage doit être effectué dans le cadre d’un cursus de formation dont le volume d’enseignement est d’au moins 200 heures par année d’enseignement
- La durée d’un stage est de 6 mois maximum, ou 924 heures s’il est fractionné dans le temps. Un délai de carence doit être respecté entre deux stages sur un poste similaire (un tiers de la durée du stage précédent).
En termes de présence effective du stagiaire, vous devez respecter un plafond de 7 heures par jours et 22 jours par mois.
Combien de stagiaires maximum par entreprise ?
Le nombre maximal de stagiaires dépend de la taille de l’entreprise :
- 3 dans les entreprises de moins de 20 salariés
- 15 % de l’effectif quand vous avez plus de 20 salariés
Combien le stage est-il rémunéré ?
Dans le cadre d’un stage, on ne parle pas de salaire mais de gratification.
Une gratification doit obligatoirement être versée à partir de 2 mois consécutifs pour un stage continu, ou à partir de la 309e heure pour un stage discontinu.
Vous devez indiquer le montant de la gratification dans la convention de stage, en sachant qu’elle est au minimum de 4,35 euros par heure de stage. Au-delà de ce montant, la gratification est soumise à cotisations sociales. Un simulateur vous permet d’estimer le montant de la gratification.
À savoir que vous devez verser la gratification à la fin de chaque mois, et non pas à la fin du stage.
Quelles sont les formalités d’embauche pour recruter un stagiaire ?
En ce qui concerne les formalités administratives, elles sont relativement simples. L’élément indispensable étant la convention de stage, conclue entre votre entreprise, votre stagiaire et son établissement. Les dates de stage, les activités que vous allez lui confier et le nom de son enseignant référent doivent notamment être inscrites.
La déclaration préalable à l’embauche n’est pas nécessaire pour un stagiaire. En revanche, il faudra inscrire son nom dans une partie spécifique du registre unique du personnel, et tenir à jour la liste des conventions de stage.
L’essentiel à retenir
Même si le stagiaire n’est pas un salarié comme les autres, son recrutement doit être préparé avec soin. En plus de répondre à un besoin opérationnel, l’accueil d’un stagiaire vous permet d’augmenter votre notoriété, d’enrichir votre pratique professionnelle et de repérer de futurs collaborateurs.
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