Qu’on l’appelle entretien annuel ou entretien d’évaluation, il constitue l’un des temps forts de l’année et de la relation managériale. Pourtant, il est souvent source d’appréhension, tant du côté salarié que du côté manager. WE PAIE vous aide aujourd’hui à comprendre à quoi sert l’entretien annuel et vous donne des pistes pour le préparer efficacement.
L’entretien annuel : quelle est son utilité ?
L’entretien annuel est un dispositif managérial qui permet d’évaluer et d’apprécier les aptitudes professionnelles de vos salariés.
La loi ne l’impose pas, mais il peut être rendu obligatoire en fonction des conventions collectives. Outre l’entretien, l’évaluation peut prendre d’autres formes, comme par exemple un système de notation des salariés.
Obligatoire ou non, l’entretien annuel constitue un outil intéressant dans la mesure où il vous permet de faire le point régulièrement avec vos salariés.
À savoir qu’il doit concerner tous vos salariés et que votre méthodologie doit être clairement définie et communiquée. Sauf disposition conventionnelle, vous avez une certaine marge de manœuvre pour mener vos entretiens, en termes de fréquence et de moment.
Les résultats de cette évaluation sont confidentiels et vos salariés ne peuvent pas exiger l’assistance d’un représentant du personnel.
Comment préparer l’entretien annuel de vos collaborateurs ?
Planifiez les entretiens
Si vous regroupez tous les entretiens sur une même période, nous vous conseillons de faire des pauses régulières. En effet, cet exercice requiert beaucoup de concentration et de patience. Chaque collaborateur méritant la même qualité d’attention, veillez à ne pas être dérangé par des appels.
Préparez les sujets à aborder
L’entretien d’évaluation s’articule le plus souvent autour de ces trois thèmes :
- Le bilan de l’année
- L’atteinte des objectifs fixés
- Les points positifs et les axes d’amélioration que vous avez identifiés.
La situation peut énormément varier d’un salarié à l’autre, c’est pourquoi vous devez prendre le temps de préparer chaque point avant de les recevoir. Vous aider du compte-rendu du dernier entretien réalisé est une piste.
Pour vos salariés, c’est aussi le moment de formuler une demande d’augmentation. En conséquence, soyez au fait de vos possibilités et de vos critères d’appréciation en la matière.
Donnez la parole à votre collaborateur
Pour que l’exercice soit profitable aux deux parties, il est important de concevoir l’entretien comme un temps d’échange. Une bonne méthode peut consister à donner la parole au salarié pour le laisser s’exprimer sur son ressenti quant à la période évaluée. Cela vous permet en plus de rebondir sur les sujets évoqués.
Vous pouvez également vous appuyer sur des questions préparées en amont ou sur une grille d’évaluation des compétences.
Attendez-vous aux objections et réclamations
Cet entretien vous permet d’évaluer vos collaborateurs, mais cela ne signifie pas qu’ils n’ont pas leur petite idée sur la question ! Étant donné qu’il s’agit de faire le point sur les temps forts de l’année, d’autres éléments peuvent surgir, surtout si les échanges sont rares par ailleurs.
Organisez la nouvelle période
L’entretien d’évaluation est le moment idéal pour évoquer les objectifs que vous comptez fixer à votre collaborateur. Profitez-en pour expliciter ce que vous attendez de lui, et l’impact que son travail a sur les résultats de l’entreprise. Vous pouvez également faire un point sur les formations à planifier.
Enfin, veillez à mener l’entretien avec recul et objectivité : il s’agit bien d’évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs. Ne réagissez surtout pas sous le coup de l’émotion.
Que se passe-t-il à l’issue de l’entretien annuel ?
Au-delà des notes que vous avez prises pendant l’entretien, la rédaction d’un compte-rendu permet de formaliser et synthétiser l’ensemble de votre échange. Il pourra également servir de base pour le prochain entretien. Vérifiez si votre convention collective prévoit l’obligation d’établir un compte-rendu.
Certains logiciels de ressources humaines vous permettent de définir une grille et de l’alimenter tout au long de l’entretien. Dans ce cas de figure, la signature du salarié peut même se faire de façon électronique.
En ce qui concerne les suites à donner, l’entretien d’évaluation peut servir d’argument dans le cadre d’une augmentation ou d’une promotion.
En revanche, vous ne pouvez pas utiliser les résultats de l’entretien annuel comme motif de rétrogradation ou de diminution de la rémunération. De même, une ou plusieurs mauvaises évaluations ne peuvent suffire à justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle. Elles peuvent cependant constituer un élément parmi d’autres qui conduiront à déclencher une procédure de licenciement.
Attention à ne pas confondre l’entretien annuel avec l’entretien professionnel, ce dernier étant obligatoire tous les 2 ans. Il sert notamment à faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle de vos salariés et les actions de formation qui peuvent y contribuer.
Notre mission ? vous guider et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
