Qu’on l’appelle entretien annuel ou entretien d’évaluation, il constitue l’un des temps forts de l’année et de la relation managériale. Pourtant, il est souvent source d’appréhension, tant du côté salarié que du côté manager. We Paie vous partage ici l’essentiel sur l’entretien annuel d’évaluation et vous donne des pistes pour le préparer et le gérer efficacement.
C’est quoi précisément cet entretien d’évaluation ?
Facultatif, l’entretien annuel d’évaluation est un temps d’échange entre le salarié et son supérieur hiérarchique. Les résultats de cette évaluation étant confidentiels.
En principe annuel, vous pouvez toutefois le prévoir tous les 6 mois par exemple. En effet, le Code du Travail ne l’impose pas aux employeurs. Vous êtes donc libre de le mettre en place, ou non et de choisir la périodicité. Vérifiez néanmoins les dispositions de votre convention collective.
Si vous décidez de le mettre en œuvre, sachez qu’il doit concerner tous vos salariés. De plus, votre méthodologie et vos critères d’évaluation doivent être clairement définis et communiqués aux salariés, avant même de les mettre en œuvre.
Si votre effectif salarié est supérieur à 50 personnes, vous devez informer et consulter le CSE avant de mettre en place ce dispositif managérial.
Attention à ne pas le confondre avec l’entretien professionnel, qui lui, est obligatoire et doit se tenir tous les 2 ans.
Quel est l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel d’évaluation est un moment clé pour le manager, qui a ainsi l’occasion d’évaluer les compétences et les performances de chacun des collaborateurs qui forment son équipe. C’est aussi l’opportunité de faire le bilan de l’année écoulée et d’en tirer les « leçons » issues des difficultés rencontrées. Ce, dans une optique de progression. Mais pour qu’il soit constructif et productif, une bonne préparation est indispensable.
L’objectif de l’employeur étant d’évaluer et d’apprécier les aptitudes professionnelles de ses salariés.
Ainsi pouvez vous analyser ensemble les missions réalisées et les difficultés rencontrées par votre salarié. C’est non seulement le moment de faire le bilan de l’année, mais aussi de fixer les objectifs de l’année suivante, avec les moyens à mettre en œuvre.
Au-delà de cet objectif d’évaluation, nous vous conseillons de prendre les résultats en considération dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Ainsi pouvez-vous l’utiliser pour réorganiser des services par exemple, et optimiser votre activité. Vous pouvez aussi vous appuyer sur le compte rendu de l’entretien annuel pour faire évoluer les salariés qui aspirent à d’autres postes.
Comment le préparer ?
La convocation
Il n’y a pas de formalisme particulier pour convoquer vos salariés à l’entretien mais l’écrit reste toujours préférable. Dans tous les cas, prévenez vos salariés suffisamment à l’avance, pour qu’ils aient le temps de se préparer. Sachant qu’ils sont déjà informé des méthodes et des techniques d’évaluation professionnelle qui seront utilisées.
Pour rappel, cette information aura été donnée avant leur mise en place, quand vous avez décidé de mettre en place ce dispositif annuel (ou semestriel).
À savoir que tous les salariés ont l’obligation de se rendre à l’entretien, sous peine d’être sanctionné. Ils n’ont pas non plus le droit de se faire assister par un représentant du personnel.
Les questions
N’hésitez pas à préparer vos questions en amont en vous appuyant sur la grille d’évaluation des compétences et sur le compte-rendu du dernier entretien réalisé
Pour vos salariés, c’est aussi le moment de formuler une demande d’augmentation de salaire ou de mobilité interne. En conséquence, vérifiez en amont vos marges de manœuvre et les critères d’appréciation en la matière.
La situation peut énormément varier d’un salarié à l’autre, c’est pourquoi vous devez prendre le temps de préparer chaque point avant de les recevoir. D’ailleurs, attendez-vous à des objections et des réclamations. Étant donné qu’il s’agit de faire le point sur les temps forts de l’année, d’autres éléments peuvent surgir.
Comment se déroule l’entretien ?
Chaque collaborateur méritant la même qualité d’attention, veillez à ne pas être dérangé par des appels.
Faire le bilan de l’année écoulée
Le bilan vous permet de faire le point sur :
- l’atteinte des objectifs précédemment prévus ;
- les points positifs constatés ;
- les axes d’amélioration identifiés.
Pour que l’exercice soit profitable aux deux parties, il est important de concevoir l’entretien individuel d’évaluation comme un moment d’échange et d’écoute entre manager et collaborateur. En laissant s’exprimer votre salarié sur ses ressentis quant à la période évaluée, vous pourrez plus facilement rebondir sur les sujets évoqués et trouver de nouvelles solutions au besoin.
Fixer les nouveaux objectifs
L’entretien d’évaluation est le moment idéal pour évoquer les nouveaux objectifs que vous comptez fixer à votre collaborateur. Profitez-en pour expliciter ce que vous attendez de lui, et l’impact que son travail a sur les résultats de l’entreprise. Vous pouvez également faire un point sur les formations à planifier.
Préparer le compte rendu de l’entretien
Tout au long de l’entretien, prenez des notes pour pouvoir synthétiser l’échange dans un compte rendu. Celui-ci pourra aussi vous servir de base de travail pour le prochain entretien d’évaluation.
Ce document est confidentiel, mais chaque salarié peut demander à consulter les résultats de son évaluation. Vous pouvez d’ailleurs lui envoyer une copie du compte rendu, sitôt fait.
Que faire en cas de désaccord ou refus de signature d’un salarié ?
Il arrive que les salariés ne soient pas satisfaits de la teneur du compte rendu et refusent de le signer.
Sachez toutefois que la signature du salarié n’est pas obligatoire pour valider le compte rendu de l’entretien annuel d’évaluation.
Que faire des résultats de l’évaluation ?
En ce qui concerne les suites à donner, les résultats de l’évaluation peuvent servir d’argument dans le cadre d’une promotion, ou d’une mobilité interne.
En revanche, vous ne pouvez pas les utiliser comme motif de rétrogradation ou baisse de rémunération. De même, une ou plusieurs mauvaises évaluations ne peuvent suffire à justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle. Elles peuvent cependant constituer un élément parmi d’autres qui conduiront à déclencher une procédure de licenciement.
Attention à ne pas confondre entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel !
L’entretien professionnel : une obligation pour tous les salariés
L’entretien professionnel ne remplit pas la même fonction. En effet, il ne porte pas sur l’évaluation du travail mais sur les perspectives d’évolution professionnelle.
Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel est obligatoire pour tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise, quelle que soit la nature du contrat de travail : CDI, CDD, alternance, temps plein, temps partiel.
En outre, vous devez respecter une périodicité précise pour organiser les entretiens professionnels de vos salariés :
- Tous les 2 ans : vous devez à cette occasion informer le salarié sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle, l’activation du compte personnel de formation et le conseil en évolution professionnelle
- Au retour de certains congés, notamment le congé maternité, le congé parental d’éducation, le congé d’adoption, le congé sabbatique, l’arrêt maladie de plus de 6 mois
- Tous les 6 ans : vous devez établir un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel et vérifier que tous les entretiens professionnels ont bien eu lieu.
Peut-on organiser l’entretien annuel et l’entretien professionnel le même jour ?
Pour des raisons de praticité, de nombreux employeurs sont tentés de « combiner » l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.
Il est possible d’opter pour la même date, mais attention à bien distinguer chaque entretien. Dans un arrêt du 13 avril 2023, la Cour de cassation confirme la nécessité de ne pas créer de confusion entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.
Donc, assurez-vous de planifier deux créneaux, en envoyant deux convocations et en rédigeant deux comptes rendus. Veillez aussi à ne pas aborder les questions d’évaluation dans l’entretien professionnel, et inversement.
Notre conseil
Si vous regroupez tous les entretiens sur une même période, nous vous conseillons de faire des pauses régulières. En effet, cet exercice requiert beaucoup de concentration et de patience.
Notre mission ? Prendre en charge la fonction paie et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
