Toute entreprise peut faire l’objet d’un contrôle de l’Urssaf puisque cet organisme privé est missionné par l’État pour collecter les cotisations sociales des entreprises. Or, la législation sociale étant complexe et en constante évolution, les risques d’erreurs se multiplient. C’est la raison pour laquelle We Paie vous partage ici les éléments les plus régulièrement contrôlés et les risques encourus.
Comment fonctionne un contrôle Urssaf ?
Le contrôle Urssaf consiste notamment à vérifier que votre entreprise a bien calculé et payé ses cotisations sociales. En cas de manquement avéré, l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales vous notifie un redressement.
Il existe en réalité deux types de contrôles différents et l’Urssaf est également chargé de la lutte contre le travail dissimulé, et de la bonne application de la législation sociale.
Un avis de contrôle, deux types de contrôle Urssaf
L’Urssaf procède de deux façons :
- Le contrôle sur place, dans les locaux de votre entreprise
- Le contrôle sur pièces, dans les locaux de l’Urssaf sur la base des documents justificatifs qu’il vous aura demandé de lui transmettre dans l’avis de contrôle. Notez que d’autres documents risquent de vous être demandés pendant le contrôle.
À savoir que les entreprises employant moins de 11 salariés font l’objet d’un contrôle sur pièces, tel que stipulé dans l’article R243-59-3 du Code de la Sécurité sociale.
Quant à l’avis de contrôle, vous le recevrez au moins 30 jours avant la date du début effectif des opérations de contrôle. Vous y trouverez notamment la date de la première visite et la liste des documents à préparer, ou à transmettre dans le cadre d’un contrôle sur pièces. Exception faite en cas de suspicion de travail dissimulé ! Dans ce cas précis, la visite du contrôleur de l’Urssaf est inopinée.
Savez-vous que vous pouvez nous mandater pour vous représenter auprès de l’agent chargé du contrôle ? Ou pour bénéficier de notre assistance lors du contrôle ? Contactez-nous !
Les points de contrôle
D’expérience, les points suivants sont systématiquement contrôlés :
- Les cotisations de sécurité sociale, la CSG et CRDS ;
- Le versement mobilité, la FNAL, les cotisations d’assurance chômage et d’AGS, la contribution AGEFIPH, la taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle ;
-
Les Déclarations Préalables A l’Embauche (DPAE) et les délais ;
- Les réductions Fillon
- Les indemnités kilométriques, les déplacements professionnels, les indemnités de panier et de repas ;
- Les évaluations des avantages en nature ;
- Les indemnités de licenciement et de rupture conventionnelle ;
- L’application de l’exonération de certaines cotisations sociales (ZRR, ZFU, etc.).
Pour rappel, l’Urssaf peut remonter jusqu’à 3 ans en arrière dans le cadre de ses contrôles ; et 5 ans en cas de travail dissimulé.
Quels sont les risques encourus lors d’un contrôle Urssaf ?
Le redressement
Si des irrégularités sont constatées, un redressement vous est notifié. Dans ce cas la lettre d’observations précise :
- Le motif (chef) du redressement ;
- Le montant des assiettes ;
- Le mode de calcul du redressement.
Vous devez procéder au règlement dans les 30 jours, sauf si vous contestez le motif et/ou le montant du redressement.
Majorations et pénalités
Le redressement consiste à payer les cotisations sociales que vous auriez dû payer, avec une majoration sur les montants, calculée selon la situation :
- Une majoration de retard de 5% si le montant global redressé est supérieur à 41 136 € ;
- Une majoration de 25 % en cas de travail au noir, ou 40 % si l’infraction est commise en bande organisée ou à l’égard de plusieurs personnes, ou d’un mineur soumis à l’obligation scolaire, ou d’une personne vulnérable ;
- Une majoration de 10 % en cas de manquement déjà constaté lors d’un précédent contrôle.
Et de pénalités financières dans les cas suivants :
- Abus de droit : 20 % ;
- Obstacle à contrôle : jusqu’à 7 500 €.
À savoir que vous êtes aussi responsable du travail illégal commis par vos sous-traitant. De même, l’emploi de travailleurs étrangers qui ne disposent pas de visa ou carte de séjour est illégal.
Travail illégal (au noir) : des sanctions plus lourdes en cas de récidive
Une récidive dans les 5 ans qui suivent un premier redressement entrainent les majorations suivantes :
- 45 % si la majoration lors du premier redressement était de 25 %,
- 60 % si la majoration du premier redressement était de 40 %.
Mise en demeure, période contradictoire et voies de recours
Une fois reçue la lettre d’observation qui clôt les opérations de contrôle, vous pouvez demander une prolongation de 30 jours de la période contradictoire. Vous disposez ainsi de plus de temps pour faire part, par écrit, d’éléments nouveaux, ou de précisions ou compléments d’informations, ou encore d’un éventuel désaccord avec les constats du contrôleur de l’Urssaf.
Il vous répondra :
- Soit en maintenant sa position initiale
- Soit en vous notifiant une mise en demeure de payer les montants définitivement arrêtés
- Soit en vous notifiant un crédit, dont le montant sera remboursé sous 2 mois.
Est-ce que l’Urssaf peut avoir accès à vos comptes bancaires ?
Dans le cadre de la LFSS de 2023, les pouvoirs d’investigation de l’Urssaf sont renforcés. Ainsi, dans le cadre d’une infraction constatée de travail dissimulé, les contrôleurs peuvent obtenir des documents auprès des établissements bancaires et connaitre le solde des comptes de l’entreprise coupable de l’infraction. Ce, pour faciliter le recouvrement de la pénalité.
Qu’est-ce qui peut déclencher un contrôle de l’Urssaf ?
Ce sont les agents de l’Urssaf qui décident des entreprises à contrôler. Les entreprises sont choisies de façon aléatoire, ou ciblées dans le cadre d’un programme de contrôle.
Chaque année, l’Urssaf contrôle environ 200.000 entreprises et constate que deux entreprises sur trois sont en infraction.
Contrairement à une idée reçue, les contrôles Urssaf sont assez rarement déclenchés à la suite d’un signalement anonyme. En revanche, l’administration fiscale (la DGFiP) peut alerter l’Urssaf sur un dossier en particulier.
Combien de temps peut durer la vérification ?
Si votre entreprise compte moins de 20 salariés, le contrôle dure au maximum 3 mois à compter de la date mentionnée sur l’avis de contrôle. Sauf en cas de suspicion de travail illégal et dans les situations d’abus de droit.
À l’issue des vérifications, vous recevez une lettre d’observations qui récapitule les contrôles menés et vous informe de la décision de l’Urssaf : constat de la bonne application des législations, observations pour l’avenir, ou notification d’un redressement.
Besoin d’aide ? Nous sommes à vos côtés pour vous assister lors d’un contrôle Urssaf, ou pour vous conseiller dans le cadre d’un audit de la paie. Contactez nos équipes !
