La perspective d’un contrôle URSSAF n’est jamais rassurante pour une entreprise. Il faut dire que la complexité de la réglementation sociale occasionne souvent des erreurs, qui une fois mises en évidence peuvent donner lieu à un redressement.
We Paie vous présente aujourd’hui le déroulement d’un contrôle URSSAF et vous donne des conseils pour vous y préparer.
Quelles sont les différents types de contrôle URSSAF ?
- Le contrôle sur place : il se déroule en partie dans les locaux de l’entreprise concernée
- Le contrôle sur pièces : il s’effectue à distance par l’organisme, qui se base sur les éléments en sa possession et en réclame d’autres à l’entreprise. Il concernera notamment les employeurs de moins de 11 salariés.
- Le contrôle sur demande : instauré par la loi ESSOC (loi pour un État au service d’une société de confiance). Toute personne peut solliciter un contrôle de l’URSSAF dont elle relève, à condition de préciser les points concernés. L’avantage étant que les éventuelles anomalies détectées lors du contrôle n’entraînent pas de sanctions financières, si les conditions pour bénéficier du droit à l’erreur sont réunies.
Signalons par ailleurs l’existence de la procédure de rescrit social. Ce dispositif permet d’obtenir une décision explicite de l’URSSAF sur l’application de la réglementation dans un cas précis. Dès lors qu’un contrôle est notifié, il n’est pas possible de recourir au rescrit social.
Sur quels éléments porte un contrôle URSSAF ?
Le recouvrement des cotisations repose sur un système entièrement déclaratif. L’URSSAF exerce donc ses contrôles dans le but de vérifier le respect de la législation et des droits des salariés, ainsi que l’exactitude des montants déclarés. Ils pourront viser :
- Un employeur, personne morale ou physique, y compris les particuliers employeurs
- Un travailleur indépendant
- Une personne versant des cotisations ou contributions auprès des organismes chargés du recouvrement
- Une personne redevable de contributions spécifiques.
Le périmètre de contrôle est très large et ne se limite pas seulement aux déclarations obligatoires. Les agents en charge du contrôle peuvent tout à fait examiner la conformité des accords d’épargne salariale, ou encore les ruptures de contrats de travail. En effet, ces éléments génèrent des versements soumis à cotisations.
Toutefois, il existe un délai de prescription des cotisations et contributions sociales qui s’élève à :
- 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (ou à compter du 30 juin qui suit pour les travailleurs indépendants)
- 5 ans en cas d’infraction liée au travail illégal.
Quelles sont les différentes étapes du contrôle URSSAF ?
Tout d’abord, l’organisme vous fait parvenir un avis de contrôle.
Pour un contrôle sur place, il vous est transmis au minimum 30 jours avant la date de la première visite. Vous ne pouvez pas vous y opposer, tout obstacle au contrôle étant d’ailleurs passible de pénalités financières.
Pour un contrôle sur pièces, l’avis mentionne une liste de documents et d’informations. Vous devez effectuer des copies des pièces originales et les mettre à disposition dans un délai d’au moins 30 jours, par voie postale ou dématérialisée.
À noter : lorsqu’il s’agit d’une opération de lutte contre le travail dissimulé, l’URSSAF n’avertit pas les employeurs.
Ensuite, les agents en charge du contrôle effectuent leurs vérifications, en réclamant si besoin des informations complémentaires. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la durée maximale de contrôle est fixée à 3 mois.
À l’issue du contrôle, les agents envoient une lettre d’observations présentant leurs conclusions. Vous disposez alors de 30 jours pour faire part de vos remarques : c’est la phase contradictoire.
Après étude des éventuelles remarques et à l’expiration du délai de 30 jours, le rapport définitif est rédigé. C’est sur cette base que l’URSSAF notifie soit un avis de crédit, soit le montant des sommes dues par une mise en demeure.
Pour en savoir plus sur vos droits et obligations, vous pouvez consulter la charte du cotisant contrôlé élaborée par l’URSSAF.
Nos conseils pour vous préparer à un contrôle URSSAF
Il existe quelques principes simples à appliquer pour appréhender le contrôle URSSAF le plus sereinement possible :
- Soyez présent pour accueillir les agents en charge du contrôle. De façon générale, il vaut mieux faire preuve de bonne volonté et vous montrer disponible en cas de question.
- Communiquez en amont auprès de vos équipes pour qu’elles se tiennent prêtes à rechercher les informations demandées, à réaliser les copies…
- Veillez à la mise à disposition de tous les documents demandés, y compris sensibles: ce n’est pas le moment de faire de la rétention d’information…
- Envisagez le contrôle comme un moment de dialogue, en faisant part de vos difficultés à interpréter la législation sur des points précis par exemple.
Sachez enfin que vous avez le droit de vous faire assister ou même représenter par un expert lors du contrôle, tel que votre expert-comptable. D’ailleurs, s’il s’occupe de vos déclarations, vous pouvez proposer à l’URSSAF d’effectuer les contrôles dans ses locaux.
N’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner et assurer la conformité de vos opérations !
