La perspective d’un contrôle Urssaf inquiète forcément, quelle que soit la forme juridique de votre entreprise ou société. Rappelons dès maintenant que l’auto entrepreneur est un indépendant qui exerce son activité sous le statut juridique de l’entreprise individuelle (EI) et sous le régime fiscal de la micro entreprise. Sachant qu’un travailleur indépendant averti en vaut deux, comment se préparer à un contrôle Urssaf qu’on soit auto entrepreneur ou dirigeant d’une société ? Cabinet d’externalisation de la paie et des ressources humaines, We Paie vous partage l’essentiel à connaitre.
C’est quoi un contrôle Urssaf ?
Contrôle Urssaf ou contrôle fiscal ?
Petit rappel au sujet des deux types de contrôle que tout chef d’entreprise risque d’expérimenter à un moment ou un autre :
- Le contrôle de l’Urssaf, qui est l’organisme chargé du recouvrement des cotisations sociales
- Le contrôle fiscal réalisé par la DGFiP (direction générale des finances publiques), qui porte sur le paiement des impôts et des taxes comme la TVS et la CFE.
L’Urssaf est compétente pour contrôler tous les employeurs et travailleurs indépendants, quelle que soit la forme juridique et la taille de l’effectif de l’entreprise. Ainsi les auto-entrepreneurs, également appelés micro-entrepreneurs sont concernés.
Deux types de contrôle Urssaf
L’Urssaf procède de deux façons, en règle générale l’une ou l’autre :
- Le contrôle sur place, dans les locaux de l’entreprise
- Le contrôle sur pièces, dans les locaux de l’Urssaf sur la base des documents envoyés par l’entreprise.
D’ailleurs, les micro-entreprises employant moins de 11 salariés sont plutôt concernées par les contrôles sur pièces (cf. article R243-59-3 du Code de la Sécurité sociale).
Vos obligations en matière de cotisations sociales
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez déclarer, chaque mois (ou chaque trimestre) selon la périodicité choisie, votre chiffre d’affaires encaissé et payer les cotisations sociales correspondantes au même moment.
Pour rappel, les cotisations sont calculées à partir de votre chiffre d’affaires et à un taux qui varie selon la nature de votre activité :
- Commerciale : 12,3 %
- Location de meublés (LMNP) : 21,2 %
- Location de logements meublés de tourisme : 6 %
- Prestations de services artisanales : 21,2 %
- Profession libérale, réglementée ou non : 21,1 %
Dans le cadre d’un contrôle, l’Urssaf vérifie l’exactitude des montants déclarés, et la bonne application de la législation. L’organisme est également chargé de la lutte contre le travail dissimulé, qu’il s’agisse de dissimuler une partie des recettes, ou le fait d’employer un salarié.
Pourquoi un auto-entrepreneur se retrouve contrôlé par l’Urssaf ?
Pour quelles raisons pouvez-vous être contrôlé ?
En termes de masse financière, les micro-entreprises représentent une faible part des cotisations sociales. Mais les spécificités de ce régime fiscal simplifié impliquent des risques réels :
- La sous-déclaration de chiffre d’affaires, dans le but de ne pas dépasser les plafonds applicables au régime micro
- Le salariat déguisé : quand un auto-entrepreneur est soumis à un lien de subordination avec son « client », qui s’apparente alors de fait à un employeur.
De plus, certaines situations peuvent favoriser la survenue d’un contrôle. Notamment si vous effectuez vos déclarations en retard, ou encore si vous avez atteint les plafonds de chiffre d’affaires.
Qui déclenche un contrôle de l’Urssaf ?
Ce sont les agents de l’Urssaf qui décident des entreprises à contrôler. Les entreprises sont choisies de façon aléatoire, ou ciblées dans le cadre d’un programme de contrôle.
Contrairement à une idée reçue, les contrôles Urssaf sont assez rarement déclenchés à la suite d’un signalement anonyme. En revanche, d’autres organismes comme l’administration fiscale (la DGFiP) peuvent alerter l’Urssaf sur un dossier en particulier.
Comment se passe le contrôle pour une micro-entreprise ?
Quand est-on prévenu ?
Si l’Urssaf décide de vous contrôler sur pièces, vous recevrez un avis de contrôle à votre domicile. Vous disposez ensuite d’au moins 30 jours pour transmettre les informations demandées.
Sauf en cas de soupçon de travail dissimulé, l’Urssaf peut vous contrôler sans prévenir.
Quels sont les documents à fournir ?
L’avis de contrôle précise les documents et informations à fournir, que vous pouvez transmettre sous format papier ou dématérialisé. Les documents demandés étant de différente nature :
- Comptables : registre des achats, livre des recettes
- Fiscaux : avis d’imposition
- Sociaux : contrats de travail, DPAE, etc.
- Financiers : factures, justificatifs de frais.
Il vous sera demandé de fournir une copie des pièces justificatives originales.
Attention ! si vous ne transmettez pas les documents demandés, ou que d’autres investigations sont nécessaires, le contrôle pourra se poursuivre sur place.
À quoi correspond la période de 3 ans ?
Pour les travailleurs indépendants, le recouvrement des cotisations et contributions sociales est soumis à un délai de prescription de 3 ans à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.
En conséquence, l’Urssaf peut remonter jusqu’à 3 ans en arrière dans le cadre de ses contrôles (et 5 ans en cas de travail dissimulé). Par exemple, un contrôle réalisé après le 30 juin 2023 portera sur les exercices 2022, 2021 et 2020.
Combien de temps dure la vérification ?
Pour les entreprises ayant moins de 20 salariés, le contrôle dure au maximum 3 mois à compter de la date de début des vérifications mentionnées sur l’avis de contrôle. Sauf dans les cas suivants :
- En situation de travail dissimulé
- Obstacle à contrôle ou abus de droit
- Constat d’une comptabilité insuffisante ou d’une documentation inexploitable.
À l’issue des vérifications, vous recevez une lettre d’observations qui récapitule les contrôles menés et vous informe de la décision de l’Urssaf : constat de la bonne application des législations, observations pour l’avenir, ou notification d’un redressement.
Quels sont les risques encourus lors d’un contrôle Urssaf ?
Le redressement
Si des irrégularités sont constatées, un redressement vous est notifié. Dans ce cas la lettre d’observations précise :
- Le motif (chef) du redressement
- Le montant des assiettes
- Le mode de calcul du redressement envisagé
Vous devez procéder au règlement dans les 30 jours, sauf si vous contestez le motif et/ou le montant du redressement.
Les majorations et pénalités
Le redressement à régler peut s’accompagner de majorations :
- Majoration de retard initiale, si le montant global redressé est supérieur à 41 136 € : 5 %
- Majoration pour redressement résultant d’un manquement déjà constaté lors d’un précédent contrôle : 10 %
- Majoration pour travail dissimulé : 25 % ou 40 % si l’infraction est commise en bande organisée ou à l’égard de plusieurs personnes, ou d’un mineur soumis à l’obligation scolaire, ou d’une personne vulnérable
Et de pénalités financières dans les situations suivantes :
- Abus de droit : 20 %
- Obstacle à contrôle : jusqu’à 7 500 € pour un travailleur indépendant
La procédure contradictoire et les voies de recours
Les contrôles Urssaf comprennent systématiquement une phase contradictoire.
Ainsi, à compter de la réception de la lettre d’observations, vous avez 30 jours pour faire part de vos remarques, préciser certaines informations ou apporter des éléments complémentaires. L’agent chargé du contrôle vous répondra :
- Soit en maintenant sa position initiale
- Soit en vous notifiant une mise en demeure de payer les montants définitivement arrêtés
- Soit en vous notifiant un crédit, dont le montant sera remboursé sous 2 mois.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable, habilité à vous assister durant le contrôle et la phase contradictoire.
Dans tous les cas, efforcez-vous d’appréhender le contrôle comme un moment d’échange avec l’Urssaf. Et ne vous opposez surtout pas au contrôle, sous peine de devoir payer d’importantes pénalités financières.
L’essentiel à retenir
Les contrôles de l’Urssaf peuvent toucher n’importe quel travailleur indépendant, quelle que soit la forme juridique de son entreprise et son régime fiscal. Pour vous assurez de respecter toutes vos obligations sociales et juridiques, faites appel à notre cabinet d’externalisation de la paie comme We paie ! D’autant plus que nous sommes aussi expert-comptable.
Besoin d’aide pour calculer vos cotisations ou comparer les différents dispositifs d’exonération ? Cabinet d’externalisation de la paie, nous sommes à vos côtés pour vous accompagner et vous conseiller tout au long de la vie de votre entreprise. Contactez nos équipes !
