Au quotidien, vous comptez sur l’engagement et le sérieux de vos salariés. Mais parfois, certains comportements dévient au point d’envisager une mesure disciplinaire. Avant d’engager une telle procédure, il est nécessaire de bien connaître les dispositions prévues par le Code du travail et votre convention collective. Quelles sont les étapes à suivre pour convoquer un salarié à l’entretien préalable à une sanction disciplinaire ? WE PAIE vous accompagne dans toutes vos démarches de gestion sociale et tout ce qui est en lien avec vos ressources humaines.
Quelles sont les fautes qui justifient une sanction ?
Qu’est-ce qu’une faute ?
On considère que le salarié commet une faute, lorsque son comportement ne correspond pas à l’exécution normale du contrat de travail. Par exemple, lorsqu’il :
- Ne respecte pas le règlement intérieur, ou les règles fixées par note de service
- Refuse de se conformer à un ordre
- Commet beaucoup d’erreurs, des négligences dans son travail
- Ne respecte pas son devoir de discrétion et de loyauté envers l’employeur
- Émet des critiques publiquement, ou pire des injures et des menaces
- Commet des violences, ou des actes de harcèlement moral ou sexuel
Un comportement fautif est donc de nature à entraîner une mesure disciplinaire.
Quelle différence entre faute simple, grave ou lourde ?
La faute simple relève souvent d’une erreur ou d’une négligence, pouvant justifier une sanction disciplinaire.
La faute grave quant à elle ne permet pas le maintien du salarié dans l’entreprise, en raison des troubles sérieux qu’elle cause.
Enfin, la faute lourde relève de l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise, ce qui justifie la rupture immédiate du contrat de travail.
Quel délai pour sanctionner une faute ?
À partir du moment où l’employeur a connaissance d’un fait fautif, il dispose de 2 mois pour mettre en œuvre une sanction. Seule exception : si les faits entraînent des poursuites pénales.
De même, on ne peut invoquer une sanction de plus de 3 ans pour appuyer une nouvelle sanction.
Quelles sont les différentes sanctions après un entretien préalable ?
L’échelle des sanctions
Les sanctions mises en œuvre doivent être proportionnées par rapport aux fautes commises. À savoir qu’une simple observation à l’oral n’est pas une sanction disciplinaire.
L’employeur peut donc envisager les sanctions suivantes :
- un avertissement ou un blâme : il s’agit de reproches adressés par écrit au salarié, pouvant être inscrits à son dossier
- Une mise à pied disciplinaire : elle suspend temporairement le contrat de travail et la rémunération
- Une rétrogradation : le salarié est affecté à une fonction ou un poste inférieur à celui qu’il occupait
- Une mutation : le salarié voit son affectation ou son lieu de travail changé
- Un licenciement pour cause réelle et sérieuse (faute simple)
- Un licenciement pour faute grave ou lourde
On parle de sanction lourde lorsqu’il y a une incidence sur le contrat de travail. Sinon, il s’agit d’une sanction simple (principalement l’avertissement).
Vous vous en doutez, on ne peut pas sanctionner un salarié deux fois pour la même faute.
Les sanctions interdites
En cas de faute du salarié, les amendes et autres sanctions pécuniaires sont interdites.
Par ailleurs, il faut savoir que certains motifs ne peuvent pas donner lieu à sanction. Notamment les motifs discriminatoires, et les motifs en lien avec l’exercice :
- d’une liberté fondamentale,
- du droit de retrait,
- et du droit de grève.
De même, il est interdit de sanctionner tout lanceur d’alerte et salarié qui témoigne de faits de harcèlement ou constitutifs d’un délit ou d’un crime.
Le règlement intérieur
Dans les entreprises ou établissements d’au moins 50 salariés, le règlement intérieur est obligatoire. Il sert à fixer les règles en matière d’hygiène et de sécurité, mais aussi de discipline. Le règlement intérieur doit ainsi définir la nature et l’échelle des sanctions. De ce fait, une sanction ne pourra être prononcée que si elle est prévue dans le règlement intérieur.
Comment préparer un entretien préalable à une sanction disciplinaire, que prévoit la procédure ?
La convocation à l’entretien
Lorsqu’une sanction lourde est envisagée, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien, au moyen d’une lettre envoyée en recommandé, ou remise en main propre contre décharge. En termes de délai, la lettre doit être envoyée dans les 2 mois suivant la connaissance des faits. Doivent y être mentionnés l’objet du courrier, la date, l’heure et le lieu de l’entretien. De plus, il faut informer le salarié qu’il a le droit d’être assisté par un autre salarié de l’entreprise.
Pour une sanction simple, la convocation à un entretien n’est pas obligatoire.
La convention collective
Avant d’engager toute procédure disciplinaire, pensez à vérifier votre convention collective. Elle peut prévoir des dispositions spécifiques en la matière. Notamment la tenue d’un entretien systématique, y compris pour des sanctions simples, ou la nécessité d’ajouter des mentions spécifiques supplémentaires dans la lettre de convocation à l’entretien.
La mise à pied conservatoire
Vous pouvez décider la mise à pied immédiate du salarié, si la gravité des faits empêche son maintien dans l’entreprise. Il faut néanmoins suivre la procédure disciplinaire pour permettre la mise en œuvre d’une sanction définitive.
En cas de licenciement pour faute
Si la faute commise justifie le licenciement, vous devez alors appliquer la procédure spécifique au licenciement pour motif disciplinaire.
Comment se passe un entretien préalable à sanction ?
L’exposé des faits
Durant l’entretien, l’employeur doit obligatoirement énoncer les motifs de la sanction envisagée. Le salarié doit pouvoir fournir ses explications. Ainsi, l’entretien préalable n’a pas vocation à prononcer la sanction ; il peut servir à concilier les deux parties.
Afin de préparer l’entretien préalable, il est donc conseillé de bien lire la documentation applicable (règlement intérieur, notes de service…) pour s’appuyer sur des arguments valables.
La trace écrite
Nous vous conseillons aussi de rédiger un compte rendu de l’entretien, qui pourra être utilisé en cas de litige ultérieur. Ce document permettra de prouver la tenue effective de l’entretien, ainsi que les différents éléments avancés par chaque partie.
En cas d’absence à l’entretien préalable à sanction
Il est possible que le salarié ne se présente pas à l’entretien préalable : il ne s’agit pas d’une faute. Mais l’employeur peut tout à fait poursuivre la procédure, sans obligation d’organiser un nouvel entretien.
Comment notifier la sanction ?
La notification par écrit
Après l’entretien et le recueil des explications du salarié, l’employeur doit s’assurer que la sanction envisagée est justifiée et proportionnée.
Une fois la sanction décidée, il doit adresser une lettre au salarié, envoyée en recommandé ou remise en main propre. La lettre doit détailler la nature et les motifs de la sanction décidée. Pour une sanction simple, la notification peut être effectuée par courrier simple ou par e-mail.
Quel est le délai de notification ?
Pour notifier la sanction, il faut respecter un délai minimal de 2 jours ouvrables après l’entretien, et un délai maximal d’1 mois.
Attention, si l’absence du salarié à l’entretien préalable a entraîné la convocation à un nouvel entretien, le délai d’un mois court à partir de la date de l’entretien initial (sauf si le report a été demandé par le salarié).
Le salarié peut-il contester une sanction disciplinaire ?
Tout salarié peut saisir le conseil des Prud’hommes, s’il souhaite contester la sanction. Cette dernière pourra être annulée :
- En cas d’irrégularité de la procédure disciplinaire (exemple : sanction non prévue par le règlement intérieur, sanction lourde notifiée sans entretien préalable…)
- Ou bien si la sanction est injustifiée ou disproportionnée, au vu des faits reprochés.
L’essentiel à retenir
L’entretien préalable à sanction disciplinaire permet à l’employeur d’exposer les faits reprochés et au salarié de s’expliquer. Pour être valable, la convocation à l’entretien doit être envoyée dans un délai de 2 mois après connaissance des faits fautifs. Tandis que la sanction doit être prononcée au plus tard 1 mois après la date de l’entretien.
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