La gestion de la paie représente un défi majeur pour les chefs d’entreprise, confrontés à une réglementation sociale en constante évolution. Exigeante et chronophage, cette mission est, soit assurée en interne par les RH, soit en externe, par votre cabinet d’expertise comptable, ou un prestataire paie. Comment externaliser la paie ? Sur quels critères vous appuyer pour sélectionner votre prestataire d’externalisation de la paie ? WE PAIE vous offre ses conseils pratiques pour trouver le partenaire idéal pour votre organisation. L’objectif étant de choisir le bon prestataire pour assurer une transition fluide et une collaboration fructueuse.
Qu’est ce que l’externalisation ou sous-traitance de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à confier le traitement de la paie de vos salariés à un expert de la paie et du droit social. Ce prestataire de service prend en charge le calcul des salaires, la production des fiches de paie, les déclarations sociales (DSN) et le suivi des évolutions législatives et des conventions collectives.
Le prestataire paie mobilise ses gestionnaires de paie pour gérer l’ensemble du processus de paie : la collecte des variables mensuelles (EVP), le calcul des cotisations sociales et des rémunérations, et l’édition des bulletins de salaire. Vous gardez la responsabilité de transmettre les éléments variables comme les notes de frais, les absences, les congés, les commissions et les primes.
Pourquoi recourir à un cabinet gestionnaire de paie ?
Pour faire court, confier la gestion de la paie de vos salariés à un prestataire spécialisé comme WE PAIE représente une solution efficace pour gagner du temps, éviter les erreurs coûteuses et optimiser les missions stratégiques de vos RH.
Gagner du temps et bénéficier d’un support RH
Les réglementations en constante évolution, les spécificités sectorielles, les impératifs de conformité et les délais à tenir rendent la fonction paie ardue. D’autant plus que la moindre erreur peut engendrer des pénalités ou des tensions avec vos salariés. Or, un cabinet d’externalisation de la paie assure une veille permanente sur les évolutions législatives et celles des conventions collectives et des accords de branche pour pouvoir maitriser parfaitement les spécificités de tous les secteurs d’activité. Vous gagnez ainsi un temps précieux, l’assurance de respecter l’ensemble de vos obligations légales et d’avoir des fiches de paie conformes et dans les délais.
Réaliser des économies
La maîtrise des coûts constitue un second argument majeur en faveur de l’externalisation de la paie. Vous réduisez les coûts liés au recrutement et à la formation d’un gestionnaire de paie, ainsi que les dépenses associées à l’acquisition et à la maintenance de logiciels. Vous maîtrisez donc mieux vos charges fixes. Un prestataire paie mutualise ses ressources humaines sur plusieurs clients, permettant ainsi de réduire les frais de gestion à 18-22 € par bulletin, contre 35-39 € en interne. Vous maitrisez ainsi mieux le budget que vous allouez à la paie.
Assurer la confidentialité
Externaliser la paie permet aussi d’assurer la confidentialité des salaires au sein de votre entreprise. Les fuites d’informations salariales peuvent effectivement avoir de graves conséquences sur votre image et la confiance de vos collaborateurs. Vous sécuriserez aussi vos obligations en matière de RGPD. Toutes les informations et les données de votre entreprise et de vos salariés sont stockées sur des serveurs 100% sécurisés.
Déchargé de la paie, votre service RH peut se recentrer sur son cœur de métier et des projets à plus forte valeur ajoutée : recrutement, qualité de vie au travail, formation, etc.
Sur quels critères vous baser pour choisir votre prestataire d’externalisation de la paie ?
Toutes les société d’externalisation de la paie ne se valent pas. Les tarifs, les outils digitaux, la qualité de service et l’expertise sectorielle varient d’un prestataire à l’autre.
Nous vous conseillons donc d’adopter une démarche méthodique. Définissez précisément vos besoins en amont puis transmettez cet état des lieux complet aux trois ou quatre cabinets paie que vous aurez sélectionné, afin de pouvoir comparer efficacement leurs offres, leurs outils et leur organisation. N’hésitez pas à solliciter des démonstrations de leur logiciel de paie pour vous assurer de leur facilité d’utilisation. Vous pouvez aussi interroger d’autres clients du prestataire afin de recueillir leurs retours d’expérience.
Une expertise pointue
L’expertise du prestataire constitue le premier critère déterminant. Privilégiez un cabinet avec des gestionnaires de paie diplômés et expérimentés, maîtrisant parfaitement votre convention collective et vos spécificités sectorielles. Vous aurez ainsi la garantie d’une gestion adaptée et conforme.
Une qualité de service qui garantisse une assistance rapide et professionnelle
La qualité du service client s’avère également essentielle. Un prestataire difficile à joindre, qui tarde à répondre à vos questions ou qui ne comprend pas vos besoins, peut rapidement vous mettre en difficulté. Le cabinet de gestion de paie que vous choisirez doit vous assigner un gestionnaire de paie dédié, facilement joignable pour répondre rapidement à toutes vos questions sociales et juridiques. Il doit pouvoir vous conseiller en droit du travail, en rédaction d’accords d’entreprise, et proposer un accompagnement lors de contrôles Urssaf.
Une solution paie 100 % sécurisée
Outre le prix, l’infrastructure technique mérite aussi une attention particulière. Le prestataire paie doit vous proposer une solution 100% digitale et sécurisée. La précision des cycles de paie dépend de cette fiabilité technique. Et votre obligation de conformité au RGPD exige un logiciel de paie qui dispose d’un protocole de cryptage des données et de serveurs localisés en France ou en Europe.
Le contrat que vous signerez avec votre prestataire d’externalisation de la paie doit être parfaitement clair. Il doit lister toutes les prestations et les attendus des deux parties, notamment les EVP à transmettre dans les délais. Les moyens mis en œuvre et les modalités de rupture du partenariat.
Comparez bien les formules tarifaires (au bulletin ou au forfait mensuel) et les services inclus dans chaque offre !
Pourquoi choisir WE PAIE, notre cabinet d’externalisation de la paie ?
Fort de nos 6 années d’expérience dans la gestion de la paie des entreprises de toutes tailles, WE PAIE s’impose comme un partenaire de confiance. Notre équipe de collaborateurs diplômés et expérimentés maîtrise parfaitement vos conventions collectives et donc vos spécificités sectorielles. Outre la gestion de vos paies, nos chargés de gestion sociale vous conseillent sur toutes vos obligations légales, les accords d’entreprise, les différents contrats de travail, etc.
Notre expertise en traitement de la paie s’appuie sur SILAE, le logiciel de paie N°1 en France. Grâce à l’appli My Silae, vos salariés pourront récupérer leurs bulletins de salaire sitôt édités. Vous respecterez ainsi vos obligations réglementaires en matière de RGPD. Ils pourront aussi y faire leurs demandes de congés. L’utilisation de SILAE vous garantit la confidentialité et la sécurisation de l’ensemble de vos données.
En nous confiant la gestion des paies de votre entreprise, vous bénéficiez aussi d’un e-coffre-fort et de la signature électronique pour les documents de sortie de vos salariés. Là encore ce sont des économies supplémentaires sur l’impression et l’envoi postal.
En matière de tarifs, comptez 18€ HT par bulletin de salaire pour bénéficier de notre accompagnement personnalisé et de SILAE. le logiciel de paie leader en France. La transparence de notre offre est de mise pour instaurer une relation de confiance entre nous sur le long terme.
Comment réussir votre transition vers une paie externalisée ?
La phase de transition est un moment clé. Vous devrez transmettre à votre cabinet paie des informations sensibles : l’état civil de vos salariés, l’historique de paie, vos accords collectifs, les contrats de travail, les DPAE, vos conventions collectives, etc.
Le processus de migration ne doit pas occasionner de rupture dans le calcul des salaires. Donc, pour éviter les erreurs, organisez la transmission des données en plusieurs étapes :
- Un audit initial pour vérifier la cohérence des données.
- La migration pour récupérer, formater et intégrer les données dans le nouveau système de paie.
- La phase de test pour comparer les bulletins générés par le prestataire, avec les anciens bulletins pour détecter d’éventuels écarts.
Attention ! L’externalisation de la paie ne signifie pas l’abandon total du processus. Outre le choix du bon prestataire, une externalisation réussie repose aussi sur la formation de vos collaborateurs aux nouveaux processus. Vos collaborateurs RH auront un rôle clé : remonter les informations liées aux absences, aux entrées et sorties, et aux particularités de chaque salarié. Pour fluidifier la collaboration, définissez un calendrier de transmission des variables de paie et clarifiez les responsabilités de chacun. Par exemple, qui valide les heures supplémentaires ? qui gère les arrêts maladie ? Cette étape est décisive pour éviter les quiproquos et garantir une paie juste et dans les délais.
Enfin, pour vous assurer de la qualité des services de votre prestataire d’externalisation de la paie, fixez dès le départ des indicateurs de performance, tels que le taux d’erreurs et le niveau de satisfaction de vos salariés et de votre équipe RH. Vous pourrez ainsi identifier rapidement les axes d’amélioration et échanger avec votre prestataire en toute transparence pour ajuster les procédures au besoin.
Prêt à passer à l’action ? Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir le prestataire d’externalisation de la paie qui réponde pleinement à vos attentes ! Demandez-nous un devis !
