Lorsqu’un salarié reçoit sa fiche de paye, son premier réflexe est généralement de consulter le montant du salaire net, situé en bas de page. Pourtant, de nombreuses étapes sont nécessaires pour élaborer ce document conformément aux règles !
We Paie vous propose aujourd’hui de détailler la structure de la fiche de paie et vous indique les points d’attention à connaître.
De quoi se compose la fiche de paie ?
La fiche de paie répond à des règles bien précises en termes de structure et de contenu. Elle comporte 4 zones principales.
Zone 1 : identification de l’employeur et du salarié
- L’entreprise : nom, adresse, SIRET, convention collective applicable…
- Le salarié : nom, emploi, classification…
- La période et le nombre d’heures de travail
- La nature et le montant des accessoires de salaires soumis à cotisations
Zone 2 : salaire
- Rémunération brute
- Montant, assiette et taux des cotisations et contributions
- Nature et montant des autres versements et retenues
- Date de paiement
- Dates de congés et montant de l’indemnité de congés payés le cas échéant
Zone 3 : cotisations et contributions sociales
- Montant des cotisations de protection sociale (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)
- Exonérations et exemptions de charges
- Montant total versé par l’employeur
Zone 4 : net à payer et net imposable
Il faut également préciser le montant de l’impôt prélevé à la source.
Remarque : cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez vous référer à ce lien pour obtenir l’ensemble des mentions légales devant figurer sur la fiche de paie.
Quels sont les points d’attention ?
Même si la gestion des fiches de paie comporte de nombreux paramètres, on peut citer quelques points d’attention.
Comment gérer le prélèvement à la source ?
Depuis 2019, vous remplissez en tant qu’employeur le rôle de collecteur de l’impôt sur le revenu. C’est grâce à la DSN (Déclaration Sociale Nominative) que vous pouvez :
- Transmettre les informations nécessaires au calcul de l’impôt
- Recevoir automatiquement le taux de prélèvement à la source à appliquer le mois suivant, via un « flux retour » ou compte-rendu métier.
Ainsi, vous n’avez pas à demander des informations relatives à l’impôt à vos salariés. De même, ils ne doivent pas se tourner vers vous en cas de réclamation, mais vers l’administration fiscale.
Sous quel format remettre la fiche de paie ?
Depuis 2017, la dématérialisation des fiches de paie s’est généralisée. Toutefois, le salarié peut refuser de les recevoir sous format électronique. Vous pouvez toujours remettre le bulletin sous format papier, en mains propres ou par voie postale.
À noter : lorsque l’employeur ne remet pas régulièrement les fiches de paie, une amende allant jusqu’à 450 € est prévue.
Quelles sont les mentions à ne pas indiquer sur la fiche de paie ?
Enfin, sachez que certaines informations sont interdites sur la fiche de paie. Il s’agit notamment de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une activité de représentation des salariés.
Cas particulier : entrée ou sortie en cours de mois et impact sur la paie
Au cours de la vie de l’entreprise, vous serez amené à gérer une grande variété d’événements, qui ont tous un impact sur la paie. Parmi eux, on peut déjà citer l’arrivée ou bien le départ d’un salarié en cours de mois. En effet, dans ce cas le salaire mensuel doit être ajusté pour tenir compte de la période effectivement travaillée. Deux méthodes existent :
- Reporter les heures de présence réellement effectuées sur le bulletin de paie, et calculer le salaire brut en appliquant le taux horaire du salarié
- Indiquer sur une première ligne le salaire mensualisé, puis insérer une deuxième ligne de « déduction entrée-sortie » (ou déduction E/S). Cela revient en fait à considérer la période non travaillée comme une absence et à la valoriser comme telle.
Il faut dans tous les cas appliquer le calcul le plus favorable au salarié pour éviter toute contestation. L’entrée ou la sortie en cours de mois a également un impact sur le calcul des cotisations. Il faut donc proratiser le plafond de Sécurité sociale, en fonction du nombre de jours d’absence sur le mois.
En conclusion, l’édition des bulletins de salaire constitue une tâche à la fois délicate et chronophage, en particulier pour les petites entreprises. Certaines pourraient être tentées de télécharger des modèles disponibles en ligne. Toutefois, en l’absence d’un service dédié à la paie, il est judicieux de vous reposer sur un logiciel de paie, voire même d’externaliser le traitement de vos bulletins de paie. Cela vous permettra d’éviter des erreurs, potentiellement sources de litige avec vos salariés.
N’hésitez pas à nous contacter pour vous proposer une offre adaptée à vos besoins !
