Lorsque votre salarié reçoit son bulletin de paie, son premier réflexe va être de consulter le montant du salaire net, situé en bas de page. Pourtant avant d’éditer les bulletins de salaire de vos collaborateurs avec le montant juste, vous avez dû trouver les taux de cotisations sociales et collecter les variables de paie de chacun. Comment faire une fiche de paie conforme au Code du travail ? We Paie vous explique tout ici !
Fiche de paie : quelles sont les obligations de l’employeur ?
La remise d’un bulletin de salaire dématérialisé comme justificatif de rémunération
L’article L3242-2 du Code du travail impose aux employeurs la remise d’une fiche de paie au moment du versement du salaire. Donc tous les 30 jours, à une date régulière et sous forme dématérialisée. Ainsi le bulletin de salaire est transmis par e-mail, ou mieux : dans un coffre-fort numérique personnel sécurisé. Cette solution, inhérente aux logiciels de paie, permet de préserver la confidentialité des informations sensibles et de respecter les nouvelles exigences du RGPD.
Toutes les entreprises, quelle que soit la taille de l’effectif salarié, sont concernées. Quels que soient la nature du contrat de travail, CDI ou CDD, et le temps de travail : temps plein ou temps partiel.
En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à une amende qui peut aller jusqu’à 450 € par fiche de paie non remise et le versement de dommages et intérêts au salarié concerné.
Des délais à respecter
La disponibilité des fiches de paie doit être garantie pendant 50 ans à compter de la date d’édition, ou jusqu’aux 75 ans du salarié (droits à la retraite).
Notez que vos salariés disposent d’un délai de 3 ans pour contester le paiement de la somme indiquée sur le bulletin de paie et mener une action devant les prud’hommes. De même, vous disposez, en tant qu’employeur, de 3 ans pour réclamer le remboursement d’un trop-perçu de salaire versé par erreur.
Comment établir une fiche de paie conforme en 2025 ?
Là encore, le Code du travail prévoit des mentions obligatoires qui doivent figurer sur le bulletin de paie de vos collaborateurs.
Vous devez inscrire la mention : « Conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » pour informer vos salariés et inscrire les mentions obligatoires suivantes :
L’identification de l’employeur et du salarié
- L’entreprise : nom, adresse, numéro SIRET, convention collective applicable, code APE ;
- Le salarié : nom et prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, poste et coefficient de salaire ;
- La date de paiement du salaire.
En revanche, l’ancienneté du salarié est une mention facultative.
Les informations relatives à la rémunération
- La période et le nombre d’heures travaillées ;
- Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle ;
- La rémunération globale brute (salaire de base et les variables de paie : heures supplémentaire, prime d’ancienneté, avantages en nature, etc.) ;
- Les indemnités de transports, tickets restaurants et chèques vacances ;
- Les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés payés ;
- Le montant net à payer avant impôt sur le revenu ;
- Le montant du prélèvement à la source ;
- Le montant net social (depuis juillet 2023).
Les informations relatives aux cotisations et contributions sociales
Listez l’assiette, le taux et le montant des cotisations et contributions sociales suivantes payées par le salarié :
- Santé ;
- Accident de travail et maladies professionnelles ;
- Retraite ;
- Famille ;
- Assurance chômage ;
- CSG déductible de l’impôt sur le revenu ;
- CSG/CRDS non déductible de l’impôt sur le revenu.
De même, les exonérations et allègements et le montant des cotisations patronales.
Les mentions interdites
Signalons enfin qu’il est interdit de mentionner certaines informations sur le bulletin de paie. Notamment toute mention relative à l’exercice du droit de grève, ou aux fonctions de représentant du personnel.
Faire une fiche de paie avec ou sans logiciel de paie ?
Nous venons de le voir, les mentions obligatoires sont nombreuses et vous devez connaitre les assiettes et les taux de cotisations pour chacun de vos salariés. Faire vos fiches de paies sur Excel est particulièrement chronophage et source d’erreurs, alors que l’utilisation d’un logiciel de paie sécurise la gestion de la paie.
Deux solutions s’offrent alors à vous : investir dans un logiciel de paie et recruter un gestionnaire paie, ou externaliser la fonction paie auprès d’un cabinet prestataire comme We Paie. Cette solution vous permettant, en plus, de bénéficier du logiciel de paie le plus fiable du marché : Silae, et de son coffre-fort numérique personnalisé. Ainsi vos collaborateurs bénéficient d’une sécurité renforcée quant à l’archivage de leurs bulletins de salaire, et vous respectez le RGPD et les préconisations du CNIL.
Comment faire un bulletin de salaire soi-même, sans comptable ?
Si vous achetez un logiciel de gestion de la paie pour faire vos fiches de paie par vous-même, vous devrez vérifier les paramètres enregistrés, notamment les différents taux de cotisations sociales, et renseigner les variables de paie pour chacun de vos salariés. C’est à dire les heures supplémentaires, jours d’absence, prime d’ancienneté, montant de la prise en charge des frais de transport, etc. chaque mois pour chaque salarié. Tout cela vous prendra beaucoup de temps si vous n’avez pas de connaissances ni en comptabilité, ni en gestion de paie.
L’alternative étant de confier la gestion des paies de vos salariés à un prestataire de paie comme nous et bénéficier ainsi de My Silae (anciennement Silae paie) avec tous ses avantages.
Les dernières évolutions légales impactant le bulletin de salaire
Le prélèvement à la source
Depuis 2019, vous remplissez le rôle de collecteur de l’impôt sur le revenu. C’est grâce à la DSN (Déclaration Sociale Nominative) que vous pouvez :
- Transmettre les informations nécessaires au calcul de l’impôt
- Recevoir automatiquement le taux de prélèvement à la source à appliquer le mois suivant, via un « flux retour » ou compte-rendu métier.
Ainsi, vous n’avez pas à demander des informations relatives à l’impôt à vos salariés. De même, ils ne doivent pas se tourner vers vous en cas de réclamation, mais vers leur administration fiscale.
Le montant net social
Le montant net social correspond aux sommes à déclarer pour pouvoir bénéficier du RSA et de la prime d’activité. Il vise à simplifier les démarches des potentiels bénéficiaires, qui devaient auparavant effectuer des calculs supplémentaires pour remplir les déclarations demandées par les organismes sociaux.
Le montant net social doit apparaître sur toutes les fiches de paie depuis juillet 2023, et être déclaré en DSN depuis le 1er janvier 2024.
Une nouvelle version de la fiche de paie
Une nouvelle version de la fiche de paie devait entrer en vigueur au 1er janvier 2025. Mais un arrêté publié au Journal officiel du 29 juin reporte cette obligation à 2026. L’ajout d’une rubrique « Remboursements et déductions diverses » qui regrouperait les frais de transport, les titres-restaurants et les chèques-vacances fait polémique.
Qu’est ce que le service TESE de l’Urssaf ?
Le titre emploi service (TESE) est un service proposé par l’Urssaf pour faciliter les démarches administratives liées à l’emploi des salariés :
- Un unique formulaire en ligne pour établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et le contrat de travail
- Une seule déclaration en ligne pour les organismes de protection sociale et la gestion du prélèvement à la source
- La possibilité d’éditer des bulletins de paie dans l’espace employeur.
Ce service s’adresse plutôt aux employeurs des petites structures. Mais attention : lorsque vous adhérez au TESE, vous devez l’utiliser pour la totalité de vos salariés. Et surtout, certaines situations ne sont pas gérées par le TESE ! Notamment les salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits et certaines exonérations. N’hésitez pas à nous solliciter pour être bien accompagner !
Bien que les différentes mentions obligatoires soient définies dans le Code du travail, il n’existe pas de modèle officiel et complet de bulletin de paie. Vous pouvez trouver des trames gratuites sur Internet, mais vérifiez bien qu’elles comportent l’ensemble des informations requises et qu’elles sont à jour des dernières lois en la matière.
Cas particulier : l’entrée ou la sortie d’un salarié en cours de mois
Tout au long de la vie de votre entreprise, vous serez amené à gérer une grande variété d’événements, qui ont tous un impact sur la paie. Parmi eux, on peut déjà citer l’arrivée ou bien le départ d’un salarié en cours de mois. Auquel cas, le salaire mensuel doit être ajusté pour tenir compte de la période effectivement travaillée.
L’entrée ou la sortie en cours de mois a également un impact sur le calcul des cotisations. Il faut donc proratiser le plafond de Sécurité sociale (PASS), en fonction du nombre de jours d’absence sur le mois.
À savoir que le PASS s’élèvera à 47 100 € au 1er janvier 2025 (contre 46 368 € en 2024) et le plafond mensuel à 3 925 € (contre 3 864 € en 2024), soit une hausse de 1,6 %.
En conclusion
Faire une fiche de paie nécessite des compétences techniques et une veille constate de la législation sociale. La tâche est donc chronophage et source d’erreurs qui peuvent mettre à mal la relation avec vos salariés. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons d’investir dans un logiciel de paie, ou mieux nous confier la gestion des paie de vos collaborateurs pour gagner en temps et en sécurité. Contactez-nous pour trouver la solution adaptée à vos besoins !
