Le vélo de fonction ? On est encore loin de ce modèle surtout que la voiture reste le principal moyen de forfait mobilités durables. 7 Français sur 10 l’utilisent quotidiennement pour se rendre au travail.
Pourtant, à mesure que la prise de conscience écologique progresse, l’usage de modes de transports moins polluants se développe. Une tendance pour encourager le gouvernement avec le forfait mobilités durables, est d’annoncer une augmentation d’un montant de 100 €.
Quels sont les modes de transport concernés, et quelles sont vos autres obligations en matière de transport de vos salariés ?
Aujourd’hui We Paie vous propose de faire le point sur les dispositifs de la prise en charge des frais de transport.
Prise en charge obligatoire et facultative des frais de transport des salariés
L’abonnement aux transports en commun
Tout d’abord, lorsque vos salariés empruntent les transports en commun, vous êtes tenu de leur rembourser 50 % de leur carte d’abonnement sur la base du tarif de 2e classe qui correspond au trajet le plus court. Vous devez verser sur une base mensuelle le remboursement qui apparaît sur la fiche de paie.
Les modes de transport concernés sont le métro, le bus, le tramway, le train ainsi que la location de vélo.
Tous les salariés y compris les stagiaires bénéficient de cette prise en charge, à condition de présenter un justificatif ou une attestation sur l’honneur (si l’abonnement ne mentionne pas l’identité, ainsi que pour les intérimaires). Concernant ceux à temps partiel effectuant moins d’un mi-temps, vous devrez calculer le montant à rembourser au prorata des heures effectués.
Les frais de transport personnels
Ensuite, sachez qu’il est possible de prendre en charge tout ou partie des frais de vos collaborateurs s’ils utilisent un moyen de transport personnel pour venir travailler. Cela inclut les frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
On doit prévoir cette mesure jugée facultative dans un accord collectif ou à défaut une décision de l’employeur. Elle doit pouvoir s’appliquer à tous les salariés, y compris les stagiaires et les personnes travaillant à temps partiel.
Le remboursement des frais de transport est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par salarié et par an.
Pour y prétendre, il faut toutefois remplir les conditions suivantes :
- Résidence habituelle ou lieu de travail situés hors d’Île-de-France et d’une zone desservie par les transports urbains
- Utilisation indispensable d’un véhicule personnel en raison des horaires de travail
Les salariés bénéficiant d’une voiture de fonction, d’un logement de fonction ou dont l’employeur assure gratuitement le trajet domicile-travail ne sont pas éligibles.
C’est dans le cadre de la prise en charge des frais personnels qu’intervient le forfait mobilités durables.
Le forfait mobilités durables : jusqu’à 500 € exonérés de charges
Un forfait pour favoriser les transports « propres »
Depuis le 10 mai 2020, vous avez la possibilité de verser un forfait mobilités durables à vos salariés. D’un montant initial de 400 €, il s’élèvera à 500 € par an et par salarié à compter de 2021, correspondant au plafond d’exonération de cotisations et contributions salariales.
L’objectif est de réduire la pollution, ainsi que la circulation et les dépenses liées au carburant. Il s’agit donc de favoriser l’usage de modes de transports considérés comme étant plus « propres » :
- Les vélos avec ou sans assistance électrique
- Le covoiturage, en tant que conducteur ou passager
- Les engins de déplacement personnels motorisés ou non, comme les scooters et trottinettes électriques en libre-service
- Les transports en commun autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement
- Tout autre service de mobilité partagée.
Vos salariés doivent prouver qu’ils utilisent bien les modes de transport concernés. Ceci par le biais d’un justificatif ou d’une attestation sur l’honneur.
À noter : la prise en charge du forfait mobilités durables est facultative.
En termes de formalités, il est nécessaire de passer par un accord d’entreprise ou de branche, ou à défaut une décision unilatérale de l’employeur pour déterminer le montant, les modalités et les critères d’attribution du forfait mobilités.
La possibilité de cumuler les prises en charge
Le forfait mobilités durables est cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun ou le remboursement des frais de carburant et des frais d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. Cependant, le montant total de l’exonération de charges ne pourra pas dépasser 400 € par an.
Enfin, précisions que l’indemnité kilométrique vélo (IKV) peut continuer à être versée, en étant désormais assimilée au versement du forfait mobilités durables. Instaurée en 2016, cette indemnité s’élève à 0,25 € par kilomètre effectué entre le domicile et le lieu de travail. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.
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Pour plus d’informations sur le forfait de mobilités durables, consulter le site officiel de l’administration française.
