Obligation légale, la gestion de la paie est un processus central dans le lien entre l’employeur et ses salariés, qui nécessite des compétences bien précises. We Paie vous partage ici les enjeux et les bonnes pratiques.
Comment se fait la gestion de la paie ?
Au cœur du processus : le calcul de la paie
C’est le cœur du processus : déterminer chaque mois ce qui doit être versé à chacun de vos salariés, en fonction de la rémunération fixée dans leur contrat de travail et des éléments variables tels que les absences et les heures supplémentaires. D’autres conditions encadrent la La prime de partage de la valeur (PPV).
En plus de cette échéance mensuelle, les salariés peuvent potentiellement percevoir des primes annuelles, qui nécessitent en amont de collecter et traiter différentes données. Par exemple pour la prime de participation, il faut établir le bénéfice de l’exercice et appliquer la formule de calcul fixée dans l’accord collectif. D’autres
Peuvent aussi intervenir également dans le calcul de la paie des éléments divers comme les notes de frais.
Le paiement des salaires
Après avoir calculé le montant à payer pour chacun de vos salariés chaque mois, reste à préparer les virements pour leur permettre de toucher leur salaire sans retard. Vous générez ainsi un état de paiement aux normes interbancaires.
Le bulletin de salaire : une obligation légale
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de remettre un bulletin de paie à vos salariés, sous forme papier ou bien dématérialisée (sauf si le salarié s’y oppose). La fiche de paie est un justificatif capital dans la vie d’un salarié puisqu’il est censé le conserver sans limitation de durée. De votre côté, vous devez conserver un double des bulletins de salaire pendant au moins 5 ans.
Le paiement des cotisations et les déclarations sociales
Ce que touche le salarié n’est qu’un versant de la gestion de la paie. Pour chaque rémunération, il faut établir le montant des cotisations sociales (patronales et salariales), à déclarer et verser aux organismes sociaux.
La mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a permis de simplifier la transmission des données à l’administration, mais le calcul des montants incombe toujours aux entreprises.
L’entrée et le départ de l’entreprise
Le périmètre de la gestion de la paie intègre aussi les formalités obligatoires lors de l’embauche : la DPAE. Et le calcul des sommes à verser lorsqu’un salarié quitte l’entreprise : le solde de tout compte.
La gestion des ressources humaines (RH)
La gestion de la paie est souvent associée à la gestion des ressources humaines, mais ce sont deux processus distincts.
Le service RH intervient dès la phase de définition du besoin en recrutement. Il accompagne ensuite la « nouvelle recrue » tout au long de son parcours (intégration, formation, évolution professionnelle) en s’assurant que l’ensemble de l’effectif répond aux besoins opérationnels et stratégiques de l’entreprise.
Gestion de paie : quels sont les outils indispensables ?
Peut-on gérer la paie sous Excel ?
L’utilisation de fichiers Excel ou Google Sheets est souvent envisagée par les petites entreprises pour économiser les coûts. Cependant, il est déconseillé de se limiter à Excel pour la gestion de votre paie. En effet, la détermination du salaire et des cotisations sociales à payer implique des calculs parfois complexes, d’autant plus que la législation évolue très vite.
À titre d’exemple, le montant du Smic qui sert de référence dans le calcul de différents éléments a connu plusieurs variations en 2023. À chaque fois, les formules doivent être correctement mises à jour pour éviter les erreurs, même lorsque vous n’avez qu’un seul salarié.
Les fichiers Excel sont des outils très utiles au quotidien, pour le suivi des jours de congés par exemple, mais ils ne peuvent suffire pour gérer toute la paie.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Un logiciel de paie doit vous permettre, a minima, d’établir des fiches de paie conformes. La législation impose en effet aux employeurs d’y inclure un certain nombre de mentions obligatoires.
Mais les logiciels de paie ne s’arrêtent pas là. Selon vos besoins, ils peuvent vous aider à gérer les absences, prendre en compte les heures supplémentaires, calculer automatiquement les soldes de tout compte, etc. Dans tous les cas, l’éditeur de votre logiciel de paie doit garantir des mises à jour réglementaires régulières, comme l’intégration de la nouvelle rubrique obligatoire concernant le montant net social.
Point important : vérifiez que votre logiciel de paie est compatible avec la norme DSN pour simplifier vos échanges avec les organismes sociaux. mais même en prenant toutes ces précautions, l’alimentation et le contrôle du logiciel de paie ne peuvent entièrement s’automatiser. C’est là qu’intervient le gestionnaire de paie.
Qui s’occupe de la gestion de la paie au sein de l’entreprise ?
Quel est le rôle du gestionnaire de paie au sein d’un service paye ?
Le gestionnaire de paie prend en charge l’ensemble du processus de paie dans le respect des échéances mensuelles, trimestrielles et annuelles. Il doit s’assurer que le calcul des éléments de paie et les données déclarées aux organismes sociaux sont conformes à la législation en vigueur.
Il remplit également un rôle d’information, en répondant aux diverses questions que se posent les salariés sur leur rémunération, leur protection sociale, leurs droits en matière de congés payés, etc.
Quel diplôme faut-il pour être gestionnaire de paie ?
Tel que décrit plus haut, la gestion de la paie est un processus à la fois central et sensible. La moindre erreur peut avoir de fâcheuses conséquences pour l’entreprise, vis-à-vis des organismes sociaux mais aussi des salariés qui sont alors directement impactés.
C’est pourquoi la fonction de gestionnaire de paie peut difficilement s’improviser. Différents diplômes permettent d’acquérir le bagage nécessaire, par exemple :
- Bac+2 : BTS CG (Comptabilité et gestion), DUT GEA (Gestion des entreprises et des administrations)
- Bac+3 : Licence professionnelle Gestion de la paie et administration du personnel, DCG (Diplôme de comptabilité et de gestion)
- Bac+5 : Master AES (Administration économique et sociale)
Combien gagne un gestionnaire de paie en moyenne ?
Selon le niveau de qualification et d’expérience, un gestionnaire de paie est payé entre 2 000 € et 3 000 € bruts par mois. Cotisations patronales en sus, sa rémunération peut fortement peser sur la masse salariale d’une petite ou moyenne entreprise.
Externalisation de la paie : une alternative au service paie dans votre entreprise
Expertise, temps, masse salariale : des gains à tous les niveaux
Tout comme la comptabilité, la gestion de la paie requiert énormément de temps, nécessitant le recrutement d’un gestionnaire de paie. À défaut, c’est le chef d’entreprise qui prend en charge la gestion du personnel, au détriment du reste.
L’autre alternative consiste à faire appel à un prestataire extérieur : un cabinet d’externalisation de la paie comme We paie. En externalisant la fonction paie, vous confiez le cycle de paie et les obligations sociales correspondantes à un expert de la législation sociale et du Droit du travail. C’est lui qui se charge aussi de la veille sociale et juridique pour anticiper les évolutions de la réglementation.
Cette solution est souvent bien moins coûteuse que le recrutement en interne d’un gestionnaire de paie. Le coût dépend bien entendu du nombre de salariés que vous avez. D’ailleurs, le recours à un cabinet d’externalisation de la paie représente une bonne solution lorsque l’effectif de votre entreprise grandit, et par conséquent le volume des paies à traiter.
L’externalisation de la paie vous permet également de définir les contours de la prestation en fonction de vos besoins, depuis l’édition des bulletins de paie à l’établissement des déclarations sociales, en passant par la préparation des états de paiement.
Notre conseil : assurez-vous que le prestataire que vous choisirez maîtrise les particularités liées à votre secteur d’activité et à votre convention collective.
Les atouts des cabinets d’expert-comptable en ligne comme le nôtre
Et si vous faisiez appel à une solution en ligne pour externaliser votre gestion de la paie ? À l’ère du numérique, ce type de structure vous offre un service entièrement dématérialisé qui s’adapte à vos problématiques. Nul besoin de vous déplacer : nos gestionnaires de paie sont à votre écoute et disponibles par téléphone et par e-mail pour vous accompagner et vous conseiller.
Grâce aux économies d’échelle permises par notre mode de fonctionnement, nos tarifs sont particulièrement attractifs.
L’essentiel à retenir
La gestion de la paie, loin de se limiter à l’établissement des bulletins de paie, est un processus exigeant qui fait partie intégrante de la relation entre salariés et employeurs. Faire appel à un prestataire comme We paie sécurise cette relation et vous fait gagner autant de temps que d’argent.
La législation sociale étant en constante évolution, nous prenons en charge le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire. En nous confiant vos obligations sociales, vous bénéficiez en plus de nos conseils et expertises sur tous les sujets RH. Contactez nos gestionnaires de paie !
