La gestion de la paie est un sujet à la fois sensible et chronophage pour toute structure qui emploie des salariés… et les associations n’échappent pas à la règle. Quel est le modèle à suivre pour établir un bulletin de salaire conforme en association loi 1901 ? Comment calculer le montant de la rémunération ? We Paie vous partage aujourd’hui l’essentiel à connaitre.
Comment sont rémunérés les salariés d’une association loi 1901 ?
Droit du travail et convention collective
Tout d’abord, il est important de faire la distinction entre :
- Les bénévoles : ils s’engagent librement et sans contrepartie
- Les salariés : ils fournissent un travail pour lequel ils doivent être rémunérés.
Point important : contrairement aux salariés, les bénévoles n’ont pas de lien de subordination juridique.
En ce qui concerne les salariés, il n’y a aucune différence entre une association ou une entreprise : le Code du travail s’applique dans tous les cas (contrat de travail, durée légale de travail, congés payés, , etc.).
En fonction de l’activité de votre association loi 1901, une convention collective peut s’appliquer. C’est le cas notamment dans le secteur sanitaire et social ou l’animation. Pour savoir si votre association relève d’une convention collective, vous pouvez effectuer une recherche en ligne ou contacter la DREETS (anciennement Direccte) de votre région.
Comment payer un salarié d’association ?
Le montant du salaire brut doit être mentionné dans le contrat de travail. Il doit être égal au moins :
- Au SMIC, dont le montant est régulièrement revalorisé (1.709,28 € brut au 1er janvier 2023)
- Au salaire minimum conventionnel, si applicable, et tant qu’il n’est pas inférieur au SMIC.
Les salariés des associations ont également le droit aux différentes primes et aux avantages en nature.
Comment payer un bénévole dans une association ?
De la même façon qu’un salarié, le bénévole d’une association a droit au remboursement de ses frais professionnels. Dès lors que son activité au sein de l’association lui génère des frais (transport, repas, fournitures, etc), elle doit le rembourser.
La rémunération des dirigeants d’association loi 1901
En principe, un organisme à but non lucratif doit être dirigé par des bénévoles. Toutefois une association peut attribuer une rémunération à ses dirigeants à condition de :
- Le prévoir dans les statuts et le voter par un organe délibérant (exemple : en assemblée générale)
- Plafonner la rémunération à hauteur de ¾ du SMIC, sauf si la moyenne annuelle des ressources de l’association est au moins égale à 200 000 € sur les 3 derniers exercices clos.
Attention, le non-respect de ces règles entraîne la perte du caractère non lucratif et donc le paiement des impôts commerciaux.
Quant aux dépenses professionnelles qu’il engage dans l’exercice de ses fonctions, elles peuvent ausi faire l’objet de notes de frais si le conseil d’administration l’autorise et qu’elles sont justifiées par une facture.
Association : ce qu’il faut savoir sur les cotisations sociales des salariés
Cotisations, CSG… quelles sont les charges ?
En tant qu’employeur, l’association doit prélever un certain nombre de cotisations et contributions sur le salaire brut :
- Les cotisations ayant une part salariale et patronale : assurance vieillesse de base, retraite complémentaire obligatoire
- Les cotisations à la charge de l’employeur uniquement : allocations familiales, assurance maladie, maternité, invalidité et décès, assurance chômage, contribution solidarité autonomie, accidents du travail, versement au Fonds national d’aide au logement (FNAL), cotisation au régime de garantie des salaires, forfait social, versement transport
- Les cotisations à la charge du salarié uniquement : la CSG (contribution sociale généralisée) et la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).
À quel organisme payer les cotisations sociales ?
C’est l’Urssaf qui a la charge du recouvrement des cotisations sociales, sauf pour les employeurs relevant du secteur agricole qui doivent s’adresser à la MSA (Mutualité sociale agricole).
La déclaration et le paiement des cotisations sociales se fait via la DSN (déclaration sociale nominative).
Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de salaire ?
Où trouver un modèle de fiche de paie ?
Il n’existe pas véritablement de modèle ni de formalisme à respecter, en revanche tout bulletin de salaire doit inclure les mentions obligatoires suivantes :
- L’identification de l’employeur
- L’identification du salarié
- Le montant du salaire
- Le taux et le montant des cotisations et contributions sociales
- Le net à payer et le net imposable
- Le prélèvement à la source pour l’impôt sur le revenu
- Les mentions finales (incitant notamment le salarié à conserver ses fiches de paie sans limitation de durée).
La remise du bulletin de salaire au salarié chaque mois est obligatoire, y compris en association. La fiche de paie dématérialisée est la norme depuis 2017, sauf si le salarié préfère le format papier.
Le chèque emploi associatif
Afin de favoriser l’emploi associatif, l’URSSAF a mis en place le Chèque emploi associatif ou CEA. Ce dispositif est particulièrement adapté aux petites associations car il simplifie les démarches liées à l’embauche et à la gestion de la paie :
- Le contrat de travail et la déclaration préalable à l’embauche
- Le calcul des cotisations
- La mise à disposition des bulletins de salaire
- La saisie des déclarations annuelles.
Pour bénéficier du CEA, rendez-vous sur le site dédié de l’Urssaf pour effectuer votre adhésion. Le CEA, ouvert à l’ensemble des associations (sauf chantiers et ateliers d’insertion), est un dispositif gratuit.
Qui gère la paie des salariés au sein d’une association ?
Chaque structure a sa propre organisation, certaines employant un comptable et/ou un chef du personnel. Mais les petites associations disposent rarement des effectifs permettant de dédier un poste à la gestion de la paie.
Quel logiciel de paie pour une association ?
Pour une gestion rigoureuse, il est essentiel de se doter d’un logiciel de paie. Les associations se tournent souvent vers les solutions gratuites ou peu onéreuses. Mais il faut bien veiller à ce que le logiciel soit suffisamment récent, et surtout qu’il soit régulièrement mis à jour. Contactez-nous pour pouvoir bénéficier du nôtre et de la formation correspondante !
L’externalisation de la paie : une solution clés en mains
Que l’association utilise un logiciel de paie ou qu’elle s’appuie sur le Chèque emploi associatif, une chose est sûre : la gestion de paie prend un temps incompressible.
Ces outils offrent un cadre mais ils ne dispensent pas du suivi effectif de la paie. En effet, il faut dans tous les cas :
- Recenser les informations relatives à la paie, dont les éléments variables (exemple : suivi des congés)
- Réaliser la saisie des données
- Éditer les fiches de paie
- Préparer les virements bancaires
- Répondre aux questions des salariés, etc.
Pour une association, cela signifie concrètement qu’il faut pouvoir attribuer ces tâches, tout en prenant le risque de mal interpréter la législation sociale, particulièrement complexe en France.
Une solution consiste à déléguer la gestion de la paie à un cabinet d’expertise-comptable pour ainsi garantir des bulletins de paie parfaitement conformes, et vous permettre de vous concentrer sur le cœur de son projet.
L’essentiel à retenir
En tant qu’employeur, toute association doit respecter le droit du travail et donc délivrer chaque mois des fiches de paie conformes à ses salariés. Même si des dispositifs tels que le Chèque emploi associatif permettent aux associations de se simplifier la tâche, le recours à un expert-comptable reste la solution la plus fiable au vu des enjeux juridiques et de la législation sociale qui ne cesse d’évoluer.
Envie d’en savoir plus sur notre offre ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous établir un devis adapté à vos besoins.
