La paie représente l’une des activités les plus chronophages pour un employeur, et les associations ne font pas exception. Vous êtes Président d’une association ? Vous souhaitez créer une association et la gestion de la paie vous parait complexe ?

WE PAIE vous détaille tout ce qui est à savoir en matière de paie dans une association loi 1901.

 

Distinguer bénévolat et salariat

 

Les associations se distinguent des entreprises par leur caractère désintéressé. En effet, elles permettent de se réunir autour de projets communs, sans chercher à réaliser de bénéfices. Mais cela ne signifie pas que toutes les tâches nécessaires au fonctionnement de l’association doivent être accomplies à titre gracieux.

Rappelons qu’un bénévole s’engage librement et sans statut particulier, en-dehors de son temps professionnel et familial. Un salarié quant à lui fournit une prestation de travail, qui se caractérise par un lien de subordination et une rémunération.

Parfois, la frontière est mince au sein d’une association… Pour autant, cette distinction est importante car en cas d’abus, les bénévoles concernés ou l’URSSAF peuvent demander la requalification en contrat de travail.

S’il est possible de cumuler un emploi avec un engagement associatif, il vaut mieux éviter d’être à la fois bénévole et salarié de la même association.

 

Gestion de la paie : Appliquer le droit du travail

 

À partir du moment où votre association emploie des salariés, elle doit respecter le Code du travail. Il n’existe pas de législation particulière pour les associations en termes de droit du travail : elles sont soumises aux mêmes règles que les entreprises.

Tout d’abord, il est impératif d’établir un contrat de travail en deux exemplaires. Celui-ci doit notamment préciser la nature du poste, le lieu d’exercice, le nombre d’heures et la rémunération. Pour fixer le montant des salaires, il n’y a pas de règle particulière. Mais il faut bien sûr respecter le salaire minimum légal (autrement dit, le SMIC) ou conventionnel.

Attention, dans les 8 jours qui précèdent l’embauche, vous devez effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sur net-entreprises.

En fonction de l’activité de votre association, une convention collective peut s’appliquer. C’est le cas notamment dans le secteur sanitaire et social ou l’animation. Pour savoir si votre association relève d’une convention collective, vous pouvez effectuer une recherche en ligne ou contacter la DREETS (anciennement Direccte) de votre région.

 

Éditer les fiches de paie et payer les cotisations sociales

 

Chaque mois, il faut éditer une fiche de paie, la remettre au salarié et conserver un double pendant au moins 5 ans. Plusieurs mentions sont obligatoires, dont l’identification des parties, les informations relatives au salaire, les taux de cotisations en vigueur, etc…

Il existe plusieurs logiciels de paie sur le marché. Mais pour garantir la conformité des fiches de paie de votre association, il est judicieux de solliciter les services d’un expert-comptable.

La fiche de paie reprend la rémunération brute, fixée dans le contrat de travail, et la rémunération nette. La différence entre les deux correspond aux cotisations sociales.

Pour calculer et payer les cotisations sociales vous devez aussi, chaque mois, remplir une Déclaration sociale nominative (DSN) sur le site net-entreprises. L’objectif étant de transmettre automatiquement les informations concernant vos salariés et les différents évènements aux organismes sociaux (URSSAF, Pôle emploi, Assurance maladie…).

 

La gestion de la paie pour les dirigeants associatifs

 

En principe, une association doit être dirigée par des bénévoles pour être considérée comme un organisme à but non lucratif. Cependant, il est possible de rémunérer les dirigeants, en respectant certaines conditions :

  • La rémunération du dirigeant doit être prévue dans les statuts et votée par un organe de délibération
  • En règle générale, la rémunération d’un dirigeant associatif ne doit pas dépasser les ¾ du Smic (soit 1 165,94 € brut par mois).

Les associations justifiant de ressources annuelles supérieures à 200 000 € peuvent décider de verser une rémunération supérieure à leur dirigeant, sans toutefois dépasser 10 284 € brut par mois. Cette possibilité n’existe qu’à partir de la 4e année d’existence de l’association.

Le respect de ces règles est impératif, au risque de perdre le caractère non lucratif et donc devoir payer les impôts prévus pour les entreprises (TVA, impôt sur les sociétés…).

 

Des formalités simplifiées avec le CEA

 

Votre association comporte peu de salariés ? Vous disposez de peu de temps à accorder à la gestion de la paie ? Sachez qu’il existe un dispositif simplifié : le chèque-emploi associatif ou CEA. C’est un service gratuit fourni par l’URSSAF afin de favoriser l’emploi en milieu associatif.

Ouvert aux associations à but non lucratif et aux fondations, le CEA permet d’accomplir en un seul document la déclaration préalable à l’embauche et le contrat de travail. De plus, le CEA prend en charge l’établissement des bulletins de paie, et simplifie les modalités de déclaration et de paiement des cotisations.

Pour utiliser le CEA, vous devez effectuer une adhésion en ligne en vous munissant de votre numéro SIRET.

Attention, le CEA ne concerne pas les associations qui relèvent de la sécurité sociale agricole (MSA), ni les ateliers et chantiers d’insertion.

 

Vous souhaitez externaliser la gestion de la paie ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous établir un devis adapté à vos besoins.