Connaissez vous toutes vos obligations sociales et notamment le registre unique du personnel ? Comment bien le tenir ? WE PAIE vous propose de faire le point sur ce fichier et les autres documents à traiter en matière de gestion du personnel.
C’est quoi le registre unique du personnel (RUP) ?
Le registre unique du personnel est obligatoire pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’effectif. Exception faite pour les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.
Si votre entreprise comprend plusieurs établissements, vous devez tenir un registre par établissement. Et dans tous les cas, vous devez le conserver 5 ans à compter du départ du salarié. Ce fichier peut se présenter sous format papier ou numérique (dématérialisé).
À savoir qu’un registre numérique permet une meilleure accessibilité pour tous. Il facilite aussi la conformité à la réglementation qui touche à la protection des données (le RGPD).
Qui doit figurer dans cette liste du personnel de votre entreprise ?
Vous devez enregistrer dans ce fichier tous vos salariés, de manière indélébile et dans l’ordre chronologique des embauches :
- Les salariés en CDI ou CDD
- Y compris ceux qui travaillent à domicile
- Les travailleurs étrangers (salariés détachés)
- Les apprentis
- Les salariés en contrat de professionnalisation
- Les intérimaires
Les stagiaires doivent apparaitre dans une partie spécifique du RUP. Notez également le nom et prénom de leur tuteur. Il en va de même pour les personnes volontaires en service civique.
Quant aux salariés qui signeraient des CDD successifs, notamment des CDD saisonniers, vous devez indiquer chaque date d’entrée et de sortie. Pour rappel, vous devez observer un délai de carence entre deux CDD classiques.
Comment faire pour bien tenir votre registre du personnel ?
Le RUP est régi par les articles L1221-13 à L1221-15-1 du Code du travail, qui précisent que pour chaque salarié, trois types d’informations sont requises :
- L’identité du salarié : son nom et prénom, sa qualification, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe.
- La nature du poste : emploi, dates d’entrée et de sortie, date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsqu’une autorisation est requise, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers concernés.
- Le type de contrat : CDD, intérimaire, mise à disposition par un groupement d’employeurs, temps partiel, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation.
En ce qui concerne les travailleurs étrangers, une copie de leur titre de séjour, qui correspond à leur autorisation de travail, doit être annexé au RUP.
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat. Ainsi, chaque nouveau contrat conclu doit correspondre à une nouvelle ligne dans le registre.
Où trouver un modèle de RUP dématérialisé ?
Cabinet d’externalisation de la paie, WE PAIE est une marque de la société ADMINISTRO SAS, un cabinet de conseil et d’expertise comptable. Ainsi, nous avons développé une expertise dans la gestion de la paie et de tous les éléments indispensables à la gestion administrative des salariés. Vous trouverez dans cet article les raisons pour lesquelles vous gagnerez à externaliser votre service paie.
En faisant appel à nous, vous bénéficiez de notre veille en droit social et en droit du travail. Vous sécurisez ainsi toutes vos démarches. Un coffre-fort électronique sécurisé est également inclus dans nos offres pour pouvoir classer tous vos documents obligatoires; notamment ce modèle de registre unique du personnel.
Le registre unique du personnel et les autres documents professionnels obligatoires à conserver
Sont à conserver 5 ans :
- Le registre unique du personnel
- Les bulletins de paie (double papier ou électronique). En pratique, ils sont souvent conservés à vie dans le cas où un salarié en aurait besoin pour faire valoir ses droits à la retraite
- Les contrats de travail
- Les lettres d’engagement, lettres de démission, lettres de sanction disciplinaire, lettres de licenciement
- Les fiches individuelles concernant l’intéressement et la participation
- Les autres documents concernant les salaires : les différentes primes, indemnités, soldes de tout compte, etc.
- Le document unique d’évaluation des risques (DUER)
- Les déclarations et autres documents en rapport avec un accident du travail. Nous vous conseillons de les conserver indéfiniment, en cas de rechute
- Les documents émanant de l’inspection du travail : observations, mises en demeure
- Les vérifications et contrôles du CSE
Les documents à conserver 3 ans
- Les documents relatifs aux charges sociales
- Les documents relatifs à la taxe sur les salaires
- Les documents justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait jour
Et seulement 1 an
- Les documents qui justifient la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
À savoir que les délais de conservation correspondent à la durée pendant laquelle l’administration peut effectuer des contrôles.
Focus sur les différentes sanctions en cas de non-respect de vos obligations sociales
Le RUP contribuant à la lutte contre le travail dissimulé, des sanctions sont prévues pour les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations :
- Contravention jusqu’à 3 750 € en cas d’absence ou de tenue incomplète du registre
- Contravention de 450 € en cas de non-présentation à l’inspection du travail.
Inspection du travail, CSE, collaborateur, qui contrôle le registre unique du personnel ?
C’est l’occasion de rappeler dans quel cadre votre entreprise est amenée à être contrôlée par l’inspection du travail ou le comité social d’entreprise (CSE). En effet, les documents issus de leurs contrôles et vérifications font partie des documents à conserver pendant 5 ans.
Pour l’inspection du travail, vous devez conserver les documents relatifs à :
- Une observation rappelant les règles en vigueur
- Une mise en demeure de se conformer à la règlementation
Si votre entreprise dispose d’un CSE, celui-ci est en droit de conduire différents contrôles en plus de ses missions de représentation du personnel, notamment :
- Enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladie professionnelle
- Analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs
- Inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail (dans les entreprises d’au moins 50 salariés).
Pour rappel, le CSE est obligatoire dès lors que votre entreprise compte 11 salariés.
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