Votre entreprise émet et reçoit chaque jour de nombreux documents, dont certains sont à conserver obligatoirement : factures, relevés bancaires… mais aussi bulletins de paie et registre unique du personnel. WE PAIE vous propose de faire le point sur ce que vous devez conserver en matière de gestion du personnel, et pour quelle durée.
Les documents obligatoires à conserver dans le cadre de la gestion du personnel
Les documents à conserver 5 ans
- Le registre unique du personnel
- Les bulletins de paie (double papier ou électronique). En pratique, ils sont souvent conservés à vie dans le cas où un salarié en aurait besoin pour faire valoir ses droits à la retraite
- Les contrats de travail
- Les lettres d’engagement, lettres de démission, lettres de sanction disciplinaire, lettres de licenciement
- Les fiches individuelles concernant l’intéressement et la participation
- Les autres documents concernant les salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite
- Les déclarations et autres documents en rapport avec un accident du travail. Il est toutefois conseillé de les conserver indéfiniment, en cas de rechute ou d’aggravation de l’état du salarié
- Les documents émanant de l’inspection du travail : observations, mises en demeure
- Les vérifications et contrôles du CSE (ex-CHSCT).
Les documents à conserver 3 ans
- Les documents relatifs aux charges sociales
- Les documents relatifs à la taxe sur les salaires
- Les documents justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.
Les documents à conserver 1 an
- Les documents justifiant la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
Les délais de conservation correspondent à la durée pendant laquelle l’administration peut effectuer des contrôles.
Focus sur le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel (RUP) est obligatoire pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’effectif (sauf pour les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs). Si votre entreprise comprend plusieurs établissements, vous devez tenir un registre par établissement.
Il doit être conservé 5 ans à compter du départ du salarié. Vous pouvez choisir le format papier ou électronique.
Vous devez enregistrer dans le RUP tous vos salariés, de manière indélébile et dans l’ordre chronologique des embauches :
- Les salariés en CDI ou CDD
- Les salariés de nationalité étrangère
- Les stagiaires
- Les apprentis ou jeunes en contrat de professionnalisation
- Les volontaires en service civique
- Les salariés envoyés par des agences de travail temporaire
- Les travailleurs à domicile
- Les stagiaires, dans une partie spécifique du registre.
Pour chaque salarié, trois types d’informations sont requises :
- Identité du salarié : nationalité, date de naissance, sexe.
- Nature du poste : emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsqu’une autorisation est requise, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers concernés.
- Type de contrat : CDD, salarié temporaire, mise à disposition par un groupement d’employeurs, salarié à temps partiel, apprenti, contrat de professionnalisation.
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat. Chaque nouveau contrat doit correspondre à une nouvelle ligne dans le RUP.
En ce qui concerne les travailleurs étrangers, une copie de l’autorisation d’exercice d’une activité salariée doit être annexée au RUP et mise à disposition des délégués du personnels ou des agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.
Focus sur les contrôles et vérifications provenant de l’inspection du travail et du CSE
Des sanctions sont prévues pour les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations relatives au RUP :
- Contravention de 1 500 à 3 000 € en cas d’absence ou de remplissage erroné ou incomplet
- Contravention de 450 € en cas de non-présentation à l’inspection du travail.
C’est l’occasion de rappeler dans quel cadre votre entreprise est amenée à être contrôlée par l’inspection du travail ou le comité social d’entreprise (CSE). En effet, les documents issus de leurs contrôles et vérifications font partie des documents à conserver pendant 5 ans.
En ce qui concerne l’inspection du travail, vous devez conserver les documents relatifs à :
- Une observation rappelant les règles en vigueur
- Une mise en demeure de se conformer à la règlementation.
Si votre entreprise dispose d’un CSE (obligatoire à partir de 11 salariés), celui-ci est en droit de conduire différents contrôles en plus de ses missions de représentation du personnel, notamment :
- Enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladie professionnelle
- Analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs
- Inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail (dans les entreprises d’au moins 50 salariés).
