Accueillir un stagiaire étudiant dans votre entreprise est une opportunité précieuse pour transmettre des compétences, découvrir de nouveaux talents, et enrichir son organisation avec un regard neuf. Cette démarche est toutefois soumise à un cadre légal pour protéger le droit des stagiaires et garantir une expérience formatrice de qualité. Elle a également un cout. Notre cabinet We Paie vous partage l’essentiel à savoir et les exonérations de cotisations sociales pour déterminer le cout d’un stagiaire pour votre entreprise en 2025.
Quand est-il obligatoire de payer un stagiaire ?
Le cadre juridique reste inchangé en 2025. Le stagiaire accueilli doit être scolarisé dans un établissement privé ou public d’enseignement technique, secondaire, spécialisé ou supérieur. Outre la question du versement d’une gratification de stage, vous devez signer une convention de stage avec le jeune et son établissement scolaire (ou son université).
Le versement d’une une indemnité de stage est obligatoire dès lors que la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs, ou non. Ce qui équivaut à 44 jours de 7 heures par jour, ou à partir de la 309 -ème heure.
En ce qui concerne les stages qui durent moins de 2 mois, vous pouvez tout à fait verser à votre stagiaire une gratification du montant de votre choix. Vous pouvez, soit la prévoir dans la convention de stage, auquel cas il faudra la lui verser au terme du premier mois, soit décider de la verser en fin de stage.
Minimum légal : comment calculer la rémunération d’un stage en 2025 ?
Définie par la loi, la gratification minimale est égale à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. C’est à dire 4,35 € par heure de stage en 2024.
À savoir que le plafond de la Sécurité sociale va augmenter de 1,6% en 2025. Cette augmentation n‘impactera pas le plafond horaire qui restera à 29 € de l’heure. Ainsi la gratification de stage en 2025 devrait rester identique à celle de 2024 : 4,35 € de l’heure.
Vous avez toujours la possibilité de verser à votre stagiaire une meilleure gratification, sous réserve de le préciser dans la convention de stage. D’ailleurs le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. Vous pouvez également décider seul, en tant qu’employeur, de verser un montant supérieur à ce minimum légal.
Dans tous les cas, il faudra indiquer le montant de la gratification dans la convention de stage.
Cout d’un stagiaire : quelles sont les charges sociales sur le salaire d’un stagiaire ?
La rémunération que vous versez à vos stagiaires est exonérée de cotisations sociales à la même hauteur que la gratification minimale obligatoire (4.35 € en 2025).
Par exemple, si vous rémunérez votre stagiaire 800 € par mois, vous ne bénéficierez de la franchise que sur les 659,76 € (151,67 heures x 4,35 €). La différence (140,24 €) sera soumise à cotisations sociales :
- Les cotisations de Sécurité sociale ;
- La CSG et la CRDS ;
- La contribution solidarité autonomie ;
- Le Fnal.
Seules les cotisations d’assurance chômage et de retraite complémentaire ne sont pas dues.
Attention ! Les stagiaires qui entrent dans le cadre de la formation professionnelle continue ne sont pas concernés par cette exonération.
Enfin, si vous octroyez un avantage en nature à votre stagiaire, la valeur de celui-ci doit être pris en compte dans le calcul de la franchise de cotisations, au titre de complément de la gratification.
Quand et qui paye la rémunération des stagiaires ?
Versée par l’employeur, le versement de la gratification doit intervenir à chaque fin de mois. Il dépend du nombre de jours dans le mois. Ainsi en 2025, la gratification de stage s’élèvera à 578.55 € pour 19 jours de travail et 669.90 € pour 22 jours.
En matière de modalité de paiement, vous avez le choix entre 2 modes de versement :
- Au réel, selon le nombre de jours travaillés chaque mois
- Par lissage mensuel de la totalité des heures effectuées au cours du stage
Accueillir un stagiaire dans votre entreprise : quelles sont vos obligations ?
Notez que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans votre entreprise ne peut pas excéder 6 mois par année d’enseignement. D’ailleurs, vous n’avez pas le droit de recourir à un stagiaire pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, ni pour occuper un emploi saisonnier. En cas de recours abusif, tout stage peut être requalifié en contrat de travail. Ce qui impliquerait le paiement des salaires et des cotisations sociales correspondantes.
Convention et attestation de stage
Tout stage doit obligatoirement faire l’objet d’une convention tripartite signée par l’étudiant, l’entreprise et l’établissement d’enseignement académique. Cette convention précise les objectifs pédagogiques, les missions confiées, les dates de début et de fin de stage, le temps de présence, les modalités d’encadrement (tuteur ou maitre de stage), et le montant de la gratification.
Puis à l’issue du stage, vous devrez lui remettre une attestation mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée.
Vous devez aussi tenir à jour la liste des conventions de stage conclues, et inscrire les noms et prénoms de vos stagiaires dans le registre unique du personnel. En revanche, nul besoin de faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) quand vous accueillez un stagiaire.
Tickets restaurant, transport, congés
En matière d’obligations relatives au Droit du travail, vous devez notamment :
- Prendre en charge l’abonnement aux transports publics de votre stagiaire entre son domicile et votre entreprise, de la même façon que pour vos salariés
- Lui donner accès aux avantages proposés par le CSE de votre société
- Lui donner les tickets-restaurant dans les mêmes conditions que vos collaborateurs
Notez aussi qu’il a droit à des congés pour passer ses examens.
Ces éléments s’ajoutent pour obtenir le cout réel d’un stagiaire. Aussi nous vous recommandons de lire également l’article que nous avions rédigé au sujet du recrutement d’un stagiaire pour vous aider.
Combien de stagiaire pouvez-vous accueillir dans votre entreprise en même temps ?
Pour éviter les abus, la loi encadre le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément :
- Entreprises de moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum.
- Entreprises de 20 salariés et plus : 15 % de l’effectif arrondi à l’entier supérieur.
Des dérogations peuvent être accordées par l’inspection du travail dans certains cas spécifiques.
Inversement, des amendes administratives peuvent être infligées, en cas de dépassement du nombre maximal de stagiaires, ou de non-versement de la gratification.
L’essentiel à retenir
En 2025, comme l’année précédente, le montant minimum de la gratification de stage s’élève à 4,35 € par heure. Ce montant correspond également à la limite d’exonération de cotisations sociales. Tant que ce seuil n’est pas franchi, un bulletin de salaire n’est pas obligatoire. Mais vous devez établir une fiche de paie et le déclarer en DSN sitôt que la gratification de stage dépasse le minimum légal. Dans tous les cas, vous devez remettre à votre stagiaire une attestation des sommes versées.
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