La carrière des salariés est rythmée par différentes échéances que la Direction doit prendre en compte. Parmi elle, l’entretien professionnel tous les 2 ans est un rendez-vous incontournable. Pour remplir vos obligations légales bien sûr… mais aussi pour entretenir la motivation de vos collaborateurs. Cabinet d’externalisation de la paie, nous vous vous partageons ici tout ce qu’il y a à savoir sur cette échéance.
Qui est concerné par l’entretien professionnel tous les 2 ans ? Avec quelle périodicité ?
Toutes les entreprises sont concernées, indépendamment de leur statut juridique, leur taille et leur secteur d’activité. Elles doivent convoquer leurs salariés à un entretien professionnel tous les 2 ans, et également lorsque les salariés reprennent le travail après les congés suivants :
- Le congé de maternité et le congé d’adoption ;
- Le congé parental d’éducation ;
- La période d’activité à temps partiel qui fait suite au congé parental ;
- Un arrêt longue maladie ;
- congé de proche aidant ;
- congé sabbatique.
De la même façon, tous les salariés sont aussi concernés, quel que soit leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Quel que soit aussi leur temps de travail : temps plein ou temps partiel.
À savoir que vous devez informer vos salariés de l’existence de l’entretien professionnel au moment de leur embauche, tel que stipulé dans l’article L6315-1 du Code du travail.
Quels sont les objectifs de cet entretien ? Depuis quand est-il obligatoire ?
Dans le but d’aborder les perspectives d’évolution professionnelle de vos salariés et les formations qui peuvent y contribuer, cet entretien professionnel a été rendu obligatoire par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle.
Les perspectives d’évolution professionnelle
Dans le cadre de ces perspectives à évoquer avec vos salariés, l’entretien professionnel permet d’identifier les formations pertinentes au regard de leurs aspirations et auxquelles ils peuvent prétendre.
L’information du salarié
Cet entretien est aussi l’occasion d’informer vos salariés sur les dispositifs qui peuvent impacter positivement leur parcours professionnel :
- La Validation des Acquis de l’Expérience professionnelle (VAE) : le salarié peut obtenir une certification grâce à son expérience d’au moins 1 an (soit 1607 heures)
- Le Compte Personnel de Formation (CPF) : ce compte permet au salarié de cumuler des droits pour financer des formations, dès qu’il commence à travailler
- Vos possibilités d’abondement du CPF de vos salariés
- Le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) : un dispositif gratuit pour accompagner le salarié au cours de sa vie professionnelle
La progression salariale ou professionnelle au cours de la carrière
L’entretien professionnel a également pour but de faire le point sur la progression salariale ou professionnelle du salarié au sein de l’entreprise. La progression salariale peut se mesurer au niveau individuel et/ou collectif.
Quant à la progression professionnelle, elle s’apprécie tant au niveau vertical (avancement dans les échelons hiérarchiques) qu’horizontal (changement de métier ou de responsabilités).
Entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel : que dit le Code du travail ?
Ne confondez pas l’entretien professionnel avec l’entretien annuel d’évaluation !
Comme son nom l’indique, l’entretien annuel d’évaluation a pour objectif d’évaluer les compétences professionnelles de vos salariés tous les ans. Ainsi sert-il à faire le bilan de l’année écoulée. Mais, à la différence de l’entretien professionnel, il n’est pas obligatoire. Sauf disposition conventionnelle, il s’inscrit dans le cadre du pouvoir de direction de l’employeur, qui n’est pas obligé de le mettre en place. D’autant plus que l’évaluation des salariés peut prendre d’autres formes que l’entretien.
Inversement, l’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans et un bilan à 6 ans fait office d’état des lieux récapitulatifs pour s’assurer que vous avez rempli vos obligations. Notamment celle de faire évoluer le parcours professionnel de vos salariés. Ce bilan tous les 6 ans permet de vérifier que chacun de vos salarié a bénéficié d’une action de formation ou d’une VAE et qu’il a pu progresser sur le plan de la rémunération ou sur le plan professionnel.
L’obligation de convocation à l’entretien professionnel individuel
En tant qu’employeur, c’est à vous de convoquer vos salariés à leur entretien professionnel individuel tous les 2 ans.
Aucun formalisme spécifique n’est imposé par la loi. Toutefois, l’écrit reste préférable. Pensez à bien préciser l’objet de l’entretien, la date et l’heure, le lieu, ainsi que l’interlocuteur en charge de l’entretien professionnel.
Nous vous recommandons de laisser suffisamment de temps à vos salariés pour se préparer en amont.
À savoir qu’il est possible d’organiser l’entretien professionnel à la même date que l’entretien annuel d’évaluation, à condition de bien séparer les deux, en envoyant deux convocations et en planifiant deux créneaux distincts.
Quelle sanction pour l’employeur qui n’organiserai pas l’entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans ?
Pour les entreprises qui comptent moins de 50 salariés, l’employeur s’expose au versement de dommages et intérêts en cas de contentieux.
Pour les entreprises qui comptent 50 salariés et plus, il devra abonder le CPF du salarié concerné à hauteur de 3 000 €.
Nos conseils pour préparer au mieux l’entretien professionnel de vos salariés
Pour le réussir, il est important d’en comprendre les enjeux. Au delà de l’obligation sociale, l’entretien professionnel représente un élément clé du management au sein de l’entreprise. C’est un rendez-vous qui permet d’entretenir la motivation du salarié, tout en le rendant acteur de son évolution professionnelle.
Définissez bien les rôles
Déterminez à qui revient la responsabilité d’animer l’entretien : le responsable hiérarchique du salarié concerné, le responsable RH, ou encore le dirigeant dans une TPE. Pour mener efficacement l’entretien professionnel, il faut une bonne connaissance du profil du salarié mais aussi de l’offre de formation disponible.
Appuyez-vous sur un support ou une trame
Faites le point sur la stratégie de l’entreprise, sur ses besoins en compétences et sur les moyens dont elle dispose. Veillez à maintenir un cadre pour ne pas déborder sur d’autres sujets. Voici un exemple de déroulement des points à aborder :
- Le bilan et l’évolution professionnelle depuis l’entretien précédent
- L’expression des besoins du salarié et de ses aspirations
- La fixation d’objectifs adaptés au projet professionnel et aux besoins de l’entreprise
- Le plan d’actions à mettre en œuvre, et notamment les formations à planifier
Envisagez l’entretien professionnel comme un échange
Pour que l’entretien professionnel soit véritablement un moment d’échange, le manager devra se montrer à l’écoute du salarié. Et ne pas hésiter à reformuler pour éviter tout malentendu.
Rédigez un compte rendu
Le jour J, il est indispensable de prendre des notes, pour pouvoir rédiger ensuite le compte-rendu, et en transmettre une copie au salarié. Ce document permet de justifier que vous avez bien tenu les entretiens professionnels aux échéances attendues, et sert également de base pour les prochains.
L’essentiel à retenir
Tous les employeurs ont l’obligation d’organiser un entretien professionnel tous les 2 ans, et au retour de certains congés. N’oubliez pas non plus l’état des lieux récapitulatif tous les 6 ans.
Cabinet d’externalisation de la paie, notre mission consiste à vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects RH. Contactez-nos gestionnaires de paie !
