La carrière des salariés est rythmée par différentes échéances que le manager doit prendre en compte. Parmi elle, l’entretien professionnel est un rendez-vous incontournable. Pour remplir vos obligations légales bien sûr… mais aussi pour entretenir la motivation de vos équipes. WE PAIE vous partage le déroulement de l’entretien professionnel, avec des conseils pratiques.
À quoi sert l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est l’occasion d’aborder le projet professionnel du salarié, et plus généralement ses perspectives d’évolution en termes de qualification et d’emploi. C’est également un moyen d’identifier les actions de formation pertinentes, en évoquant notamment le compte personnel de formation et les possibilités d’abondement par l’employeur.
En complément de l’entretien professionnel, un état des lieux récapitulatif doit se tenir tous les 6 ans. L’objectif, c’est de faire un point sur le parcours professionnel du salarié, en vérifiant notamment :
- La tenue des entretiens professionnels
- La mise en œuvre d’au moins une action de formation non obligatoire
- L’existence d’une progression salariale ou professionnelle.
Attention à ne pas confondre l’entretien professionnel avec l’entretien d’évaluation, couramment appelé entretien annuel. Ce dernier vise à évaluer le travail du salarié, à travers le bilan de l’année écoulée. Il n’est pas obligatoire puisque chaque entreprise fixe ses modalités d’évaluation.
Quelles sont les échéances de l’entretien professionnel et de l’état des lieux récapitulatif ?
La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale définit les échéances suivantes :
- Tous les 2 ans pour l’entretien professionnel, sauf dispositions prévues par un accord collectif
- Tous les 6 ans pour l’état des lieux récapitulatif.
Par ailleurs, il faut systématiquement proposer un entretien professionnel aux salariés de retour dans l’entreprise après une absence pour :
- Congé maternité, parental ou d’adoption
- Période d’activité à temps partiel après un congé maternité ou adoption
- Congé de proche aidant
- Période de mobilité volontaire sécurisée (dans les entreprises d’au moins 300 salariés)
- Congé sabbatique
- Arrêt de travail pour longue maladie
- Mandat syndical.
Le salarié absent pour l’un des motifs ci-dessus peut également solliciter un entretien professionnel avant la reprise de son poste.
En raison de la crise sanitaire, il est possible de reporter jusqu’au 30 juin 2021 la tenue des entretiens professionnels, y compris les états des lieux obligatoires. Cette mesure exceptionnelle concerne les entretiens normalement prévus entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021.
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
C’est à l’employeur de prendre l’initiative d’organiser l’entretien professionnel. Tous les salariés en bénéficient à partir de 2 ans d’ancienneté, quel que soit le contrat ou la durée du temps de travail. Cela inclut également les apprentis, même si leur formation prévoit un dispositif d’accompagnement. En revanche, les intérimaires et les personnels mis à disposition ou intervenant dans le cadre d’une sous-traitance ne sont pas concernés.
L’entretien professionnel, assimilé à du travail effectif, doit être organisé pendant le temps de travail, dans les locaux de l’entreprise. En termes de formalisme, la loi prévoit uniquement un document écrit à l’issue de l’état des lieux récapitulatif, avec remise d’une copie au salarié. Mais nous vous conseillons de rédiger systématiquement un compte-rendu, même sommaire, pour justifier de la tenue des entretiens professionnels.
En cas de non-respect de ces obligations, l’employeur encourt des sanctions. Il devra abonder le CPF de son salarié d’un montant de 3 000 €, dès lors que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation non obligatoire au cours des 6 dernières années.
Comment animer l’entretien professionnel pour en tirer pleinement parti ?
Comprendre les enjeux
Pour réussir l’entretien professionnel, il est important d’en comprendre les enjeux. En effet, l’entretien professionnel n’est pas une simple obligation de l’employeur. Au contraire, il représente un élément clé du management au sein de l’entreprise. C’est un rendez-vous qui permet d’entretenir la motivation du salarié, tout en le rendant acteur de son évolution professionnelle.
Préparer l’entretien professionnel
- Déterminez à qui revient la responsabilité d’animer l’entretien : le responsable hiérarchique du salarié concerné, le responsable RH, ou encore le dirigeant dans une TPE
- Prévenez le salarié en amont
- Faites le point sur la stratégie de l’entreprise, sur ses besoins en compétences et sur les moyens dont elle dispose.
Le jour J, il est indispensable de prendre des notes, pour pouvoir rédiger ensuite le compte-rendu. Veillez à maintenir un cadre pour ne pas déborder sur d’autres sujets. Voici un exemple de déroulement des points à aborder :
- Le bilan et l’évolution professionnelle depuis l’entretien précédent
- L’expression des besoins du salarié et de ses aspirations
- La fixation d’objectifs adaptés au projet professionnel et aux besoins de l’entreprise
- Le plan d’actions à mettre en œuvre, et notamment les formations à planifier.
Enfin, pour que l’entretien professionnel soit véritablement un moment d’échange, le manager devra se montrer à l’écoute du salarié. Et ne pas hésiter à reformuler pour éviter tout malentendu.
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