Billet de train, nuits d’hôtel, taxi… Selon leur activité, vos collaborateurs peuvent être amenés à se faire rembourser un certain nombre de dépenses professionnelles. On parle alors de notes de frais (NDF). Pour l’entreprise, cela implique une gestion des justificatifs de dépenses et des remboursements souvent chronophage. Sans compter les conséquences en cas de contrôle Urssaf, qui peut se montrer sévère en cas de manquement. Heureusement, il existe des outils pour vous épauler dans cette tâche. WE PAIE partage avec vous 3 conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos notes de frais.
Gestion des notes de frais
Qui peut faire une note de frais ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise, tous sont concernés : les dirigeants, les cadres et les non-cadres. De même les associations et les bénévoles.
Quelles dépenses font l’objet de notes de frais ?
Rappelons que les notes de frais ne peuvent concerner que les dépenses à caractère professionnel. Ainsi les frais suivants sont remboursables dès lors qu’ils sont justifiés par la facture et font l’objet d’une note de frais.
- Les dépenses d’hôtellerie lors d’un déplacement professionnel
- Les dépenses de restauration
- Les frais d’abonnement (documentation professionnelles, téléphone, etc.)
- Les frais de déplacement (train, taxi, carburant, péages, etc.)
Définissez et transmettez une procédure claire
Prérequis indispensable pour une gestion efficace des notes de frais : mettre en place une procédure claire et connue de tous. Votre procédure doit donc préciser :
- Les dépenses prises en charge et les plafonds de remboursement
- Les justificatifs à joindre impérativement selon le type de frais (ticket de caisse, facture…)
- Les informations obligatoires à apporter
- Les délais à respecter pour fournir les justificatifs
Comment remplir une note de frais ?
Créez un formulaire type à remplir pour aider les salariés concernés. Ainsi seront rassemblées toutes les informations nécessaires au remboursement de leurs dépenses professionnelles :
- L’identité du salarié
- La nature de la dépense (taxi, train, repas d’affaires, etc.)
- Le motif, le lieu et la date
- Le montant HT et TTC et la TVA
- Le moyen de paiement
Le circuit de validation
Un autre point important concerne le circuit de validation des notes de frais. Vous devez clairement identifier :
- La personne en charge de la collecte des notes de frais et des justificatifs
- La ou les personnes habilitées à valider le remboursement
Enfin, assurez-vous que tous vos collaborateurs ont accès à la procédure. Vous pouvez la mettre à disposition sur l’intranet, et veiller à ce qu’elle soit transmise aux salariés dès leur prise de poste.
Bon à savoir : il peut arriver qu’un salarié égare ses notes de frais, surtout si ses déplacements sont fréquents. Dans ce cas, vous pouvez lui faire signer une attestation sur l’honneur. Toutefois, insistez sur le fait que cette alternative doit rester exceptionnelle.
Adoptez le remboursement forfaitaire
La prise en charge des notes de frais peut s’effectuer selon deux méthodes :
- Le remboursement au réel
- Le remboursement forfaitaire : dans la limite des plafonds définis par l’Urssaf. Par exemple, un repas pris au restaurant dans le cadre d’un déplacement sera remboursé à hauteur de 19,40 € (montant au 1er janvier 2022).
En sachant que vous pouvez appliquer l’un ou l’autre système à l’ensemble des frais professionnels, ou alterner selon les catégories.
Outre la simplicité, le remboursement forfaitaire comporte un grand avantage. En effet, il n’est pas nécessaire de conserver chaque justificatif de frais professionnel.
Cependant, l’existence de la note de frais elle-même (par exemple le formulaire type) doit pouvoir être vérifiée. Vous devrez prouver à l’Urssaf que le versement des indemnités correspond bel et bien à une situation ayant occasionné des frais professionnels.
Attention : les barèmes évoluent chaque année. Consultez régulièrement le site de l’Urssaf pour en connaître les montants.
Appuyez-vous sur des outils efficaces
Votre process doit répondre aux impératifs suivants :
- La conservation : vous devez conserver vos documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans, conformément au Code de commerce
- La comptabilisation : les montants associés aux notes de frais doivent être correctement enregistrés dans les comptes de charges correspondants
- Le contrôle : l’Urssaf peut tout à fait vous réclamer les justificatifs des notes de frais dans le cadre de ses interventions. Mais vous pouvez aussi mettre en place des contrôles en interne pour en vérifier la conformité.
Le conseil de We Paie
Commencez par mettre en place un tableau de bord, sur Excel ou Google Sheets. Vous aurez ainsi une vision claire de l’ensemble des notes de frais de vos salariés.
La dématérialisation constitue un atout non négligeable. Ainsi, vous pouvez autoriser vos salariés à prendre en photo leur justificatifs, et à les transmettre via une application ou un logiciel spécialisé. Cela facilite la transmission et évite l’accumulation de paperasse.
Vous pouvez aussi attribuer des cartes professionnelles à vos collaborateurs. L’avantage étant qu’ils n’auront plus besoin d’avancer le montant de leurs frais professionnels. En revanche, cela ne vous dispense pas du suivi des notes de frais. De ce point de vue, les cartes prépayées, alimentées avec un montant défini à l’avance, peuvent être intéressantes. D’autant plus si vous mettez en place le remboursement forfaitaire.
L’essentiel à retenir
Pour ne plus courir après les notes de frais, pensez à :
- Définir une procédure claire
- Opter pour le remboursement forfaitaire
- Mettre en place la dématérialisation des justificatifs
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