Vous savez que pour optimiser la performance de votre entreprise, vous devez susciter l’engagement de vos collaborateurs. La mise en œuvre d’actions concrètes, une démarche de transparence et une communication efficace sont des éléments clés. Et des outils, tels que le bilan social individuel, sont également précieux. En quoi le bilan social individuel est un outil précieux dans votre entreprise et comment le mettre en place ? Suivez le guide avec WE PAIE !
Qu’est-ce qu’un Bilan Social Individuel ?
Définition
Le bilan social individuel (BSI) est un document qui décrit l’ensemble des éléments de rémunération et des avantages dont a bénéficié un salarié. Comme son nom l’indique, ce bilan est établi individuellement, pour chaque salarié. En général, l’entreprise le réalise une fois par an.
À l’attention de la Direction des ressources humaines (DRH)
Ne confondez pas le BSI avec le bilan social. Le bilan social est obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés. Ce document permet de rendre compte de la situation de l’entreprise dans le domaine social, au cours de l’année et écoulée et des deux précédentes. Il comprend donc des données chiffrées : rémunérations, charges… Mais aussi des informations relatives à la formation et aux conditions d’hygiène et de sécurité.
Le BSI est-il une obligation légale ?
Est-il obligatoire ?
Même si de plus en plus d’entreprises l’utilisent, le Bilan Social Individuel n’est pas obligatoire.
Qui est concerné par le bilan social individuel ?
Le chef d’entreprise, le service RH et tous les salariés sont concernés : le management et les employés. Il est principalement transmis au moment de l’entretien annuel du salarié et lors des négociations de salaire annuelles puisqu’il refète la politique de rémunération de l’entreprise.
En revanche, ce qui est obligatoire, conformément au Code du travail, c’est de remettre à chaque salarié :
Un contrat de travail qui précise la rémunération et les éventuels avantages en nature. La seule exception concerne le CDI à temps plein qui peut être conclu à l’oral, sauf disposition conventionnelle. Dans ce cas vous devez transmettre au salarié un document écrit qui reprend les informations de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Un bulletin de salaire au moment du versement. Les informations suivantes doivent apparaitre :
- la rémunération brute,
- les taux et les différents montants des cotisations et contributions sociales,
- le net à payer,
- le net imposable,
- l’impôt sur le revenu prélevé à la source (PAS)
Depuis 2017, la fiche de paie est remise de façon dématérialisée, sauf refus du salarié.
En matière de rémunération imposable
À savoir que le bulletin de salaire de décembre indique le cumul annuel des montants nets imposables. Vous pouvez en plus éditer un récapitulatif annuel pour permettre à vos salariés de remplir ou vérifier leur déclaration de revenus. Mais ces documents à eux seuls ne se substituent pas au contenu du Bilan Social Individuel, qui comprend beaucoup plus d’informations.
Pourquoi rédiger un bilan social individuel, alors que ce n’est pas une obligation légale ?
Ses avantages : un outil interactif de valorisation et de communication de votre entreprise
Bien que ce ne soit pas une obligation légale, cette démarche de transparence comporte de nombreux avantages pour votre entreprise. Le BSI est tout d’abord une bonne source de lisibilité de votre politique de rémunération.
En effet, les salariés n’ont pas toujours une vision globale de leur rémunération annuelle. Or, elle est composée de leur salaire de base bien entendu, mais également quelquefois de l’intéressement, de primes d’ancienneté, de chèques vacances, de tickets restaurant… Sans oublier les avantages en nature qui représentent un élément non négligeable du « package salarial».
En ayant une meilleure vision de l’investissement financier de votre entreprise, vos collaborateurs se sentent forcément plus valorisés, et mieux reconnus. Tout ceci contribue grandement au Bien-être au travail, une donnée d’autant plus importante dans ce contexte difficile de sortie de crise sanitaire.
Grâce à sa dimension pédagogique, le bilan est aussi un outil de communication interne et externe particulièrement intéressant puisqu’il permet de mieux souligner les efforts financiers de votre entreprise. Ce, indépendamment des augmentations de salaire, pas toujours possibles. Vous fédérez ainsi vos salariés et suscitez leur motivation. En ce sens, il fait partie des éléments importants de votre marque employeur.
Le Bilan social individuel pour les salariés
D’ailleurs, un collaborateur qui songe à quitter votre entreprise pourra aussi l’utiliser pour comparer les offres de potentiels employeurs… pas forcément plus attrayantes dès lors qu’il prendra en compte l’ensemble de sa rémunération et de ses avantages.
En outre, le bilan vous permet de vous appuyer sur un support objectif lors de vos échanges avec vos salariés, quel qu’en soit le motif : une promotion, une demande d’augmentation, ou une évaluation. C’est un outil précieux.
Comment réaliser un bilan social individuel ?
Son contenu
Tout d’abord, vous devez déterminer le contenu du bilan. Il n’existe pas de modèle type, chaque entreprise doit donc définir le sien.
Étant donné qu’il récapitule l’ensemble des salaires et avantages de chacun de vos salariés, il contient au minimum :
- Le montant du salaire de base
- Les éléments de rémunération variables et les primes
- Les cotisations sociales
- Les avantages en nature : repas, véhicule, crèche…
- Les dispositifs en matière d’épargne salariale : intéressement, participation, plan épargne retraite…
- Les contrats de protection sociale : mutuelle, prévoyance
- Les montants disponible au compte CPF (compte personnel de formation) du salarié et le récapitulatif des formations qu’il a suivi
- Le nombre de congés pris et disponibles et ses jours de RTT
Comment mettre en place un bilan social individuel ?
Sa mise en place nécessite une méthodologie claire pour élaborer chaque bilan social individualisé :
- Qui va les rédiger ? Votre service RH ou un prestataire externe
- Comment ? Les outils à utiliser pour récupérer et mettre en forme les données : Excel ou un logiciel RH… Intégrez des graphiques pour rendre le document compréhensible
- Quand ? La date à laquelle vous allez le remettre à vos salariés
Sur quel support communiquer le bilan social individuel ?
Enfin, il faudra choisir le support et les modalités de communication du Bilan. Vous pouvez l’éditer en format papier, dématérialisé ou même combiner les deux. Le Bilan Social Individuel peut être transmis à plusieurs occasions :
- En amont de l’entretien annuel
- Dans le cadre des négociations annuelles de salaire
- Au moment de l’embauche, avec d’autres documents comportant des informations sur l’entreprise (les données seront alors prévisionnelles).
À vous d’adapter l’élaboration et la communication du Bsi à votre organisation et à vos besoins.
Quelles sont les limites du bilan social individuel ?
Points d’attention et coût du bilan social individuel
Malgré toutes ses qualités, la nature même du BSI peut le rendre délicat. Tout ce qui touche à la rémunération des salariés comporte en effet une dimension particulièrement sensible. De même, les ressources humaines que vous allez mobiliser ont forcément un cout.
De ce fait, prévoyez la supervision de toutes les données inclues dans le BSI pour éviter les erreurs. Même avec une méthodologie clairement définie, ne sous-estimez pas le temps que prendra l’élaboration et le contrôle de chacun des bilans.
Les facteurs de Bien être au travail
Par ailleurs, n’oubliez pas que le Bilan reste un outil de communication. Si vous l’utilisez lors d’un entretien professionnel, considérez-le comme ce qu’il est : un support. Certes, la rémunération globale est un élément central de la motivation des salariés, mais il ne doit pas effacer les autres aspects de la relation de travail et de la vie de l’entreprise.
Nature des projets, mode de management, conditions de travail, cohésion des équipes…sont autant de facteurs à prendre en compte au moment de faire le point avec vos collaborateurs.
L’essentiel à retenir
Élément clé pris en charge par la Direction des ressources humaines, le bilan social individuel apporte une information claire à vos salariés en ce qui concerne votre politique de rémunération. Pour votre entreprise, c’est un outil de communication qui permet de valoriser vos actions et de se démarquer des autres employeurs.
Notre mission ? vous guider et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
