La fiche de poste clarifie les missions, les responsabilités et les compétences requises pour chaque poste de travail au sein d’une entreprise. Ainsi, elle constitue un élément stratégique de la relation de travail, du recrutement du salarié jusqu’à la rupture du contrat de travail. Comment rédiger une fiche de poste ? Dans quels cas est-elle particulièrement utile ? Décryptage.
La fiche de poste de travail est-elle obligatoire ?
L’existence de la fiche de poste optimise le recrutement , l’intégration et la gestion des talents au sein d’une entreprise. Elle ne fait pourtant l’objet d’aucune obligation légale ni jurisprudentielle.
C’est d’autant plus surprenant, qu’elle sert de document de référence au juge dans un certain nombre de cas de contentieux. Á ce titre, une fiche de poste constitue une protection juridique pour l’employeur et un repère indispensable pour le salarié. À condition bien sûr d’avoir été bien rédigée dès le recrutement, puis mise à jour régulièrement.
Prévoyez une révision annuelle ou lors des changements significatifs dans l’organisation !
Qu’est-ce qu’une fiche de poste, à quoi sert-elle ?
Document administratif, la fiche de poste décrit un poste précis au sein de l’organisation d’une entreprise. Elle vise notamment à clarifier vos attentes envers un collaborateur.
Recrutement : définir le profil type du candidat recherché
Elle est donc particulièrement utile dès le recrutement, permettant de rédiger des offres d’emploi précises et et adaptées à la réalité du poste à pourvoir. L’objectif étant de bien cibler le type de profil recherché et d’évaluer les candidatures de manière objective. À ce titre, la création des fiches de poste est dévolue aux recruteurs et RH.
Gardez à l’esprit que des missions bien définies aident les candidats à se projeter dans le poste. De même que mentionner les conditions de travail et une fourchette de rémunération apportent de la transparence et maximisent les candidatures pertinentes.
Intégration d’un nouveau collaborateur : identifier et clarifier les missions et les attentes de l’employeur
Elle sert aussi à clarifier les missions et responsabilités du salarié à son poste de travail, permettant de le situer dans la grille de classification de sa convention collective. De même, elle définit la position du poste dans l’organigramme et les relations hiérarchiques et fonctionnelles. La fiche de poste identifie les compétences requises : elle liste les qualifications, les expériences et les aptitudes nécessaires pour occuper le poste.
Un document de référence lors des évaluations de performance
En conséquence, elle structure la gestion des ressources humaines, constituant un outil essentiel pour les managers dans le cadre des entretiens annuels d’évaluation. En s’appuyant sur des critères transparents et connus de tous, la fiche de poste garantit une évaluation juste et impartiale, en adéquation avec les attentes préalablement communiquées au collaborateur. Les managers peuvent ainsi suivre l’évolution des compétences de leurs collaborateurs et définir clairement les nouveaux objectifs à atteindre.
La fiche de poste sert aussi de base à l’évolution des carrières (mobilité professionnelle), et à l’adéquation des compétences aux besoins de l’entreprise. Elle constitue ainsi un outil précieux de gestion RH.
Qu’est-ce qui doit figurer dans ce document stratégique ?
Une fiche de poste efficace ne peut pas être rédigée uniquement par le service RH. Les managers et les opérationnels doivent participer à sa rédaction sur l’aspect technique des missions. Elle doit représenter au mieux la réalité du terrain. Ainsi doit-elle comporter les éléments suivants :
L’intitulé du poste : le titre du poste doit être clair, précis et refléter les missions principales. Il est recommandé d’utiliser des termes couramment reconnus dans le secteur d’activité.
La position : le rattachement hiérarchique, la position dans l’organigramme et les relations fonctionnelles en interne et en externe.
Les missions principales : les tâches et responsabilités principales du poste. La fréquence et l’importance de chaque mission. En cas de poste polyvalent, il peut être judicieux de mentionner les activités à accomplir par ordre de priorité et préciser la part consacrée à chacune en temps, ou en pourcentage. De même, les objectifs et les résultats attendus.
Les compétences requises : les savoir-faire techniques (hard skills) et les savoir-être (soft skills) à mobiliser sur le poste. Ainsi que les qualifications et le niveau d’expérience souhaité. Cette rubrique est surtout indispensable dans une campagne de recrutement.
Les conditions de travail : horaires, lieu de travail, déplacements éventuels, contraintes spécifiques (port de charges par exemple).
Les éléments de rémunération : la classification du poste dans la convention collective de référence et les avantages liés à la politique RH de l’entreprise (chèques vacances, tickets restaurant, 13ème mois, etc.).
Les moyens techniques et financiers mis à disposition du salarié : enveloppe budgétaire et matériel.
L’évolution du poste : les perspectives d’évolution, les formations possibles et les passerelles vers d’autres postes au sein de l’entreprise (mobilité professionnelle).
Comment rédiger la trame d’une fiche de poste efficace ?
La rédaction d’une fiche de poste suit plusieurs étapes clés.
La collecte d’informations
Nous vous recommandons d’impliquer les managers et les collaborateurs occupant le même poste pour recueillir des informations précises sur les missions, les compétences à mobiliser et les conditions de travail.
Une rédaction claire et concise
Utilisez un langage simple, évitez le jargon technique et structurez le contenu de la fiche de poste de façon logique. Chaque rubrique doit être distincte et facilement identifiable
La validation
Partant du principe que le manager a été mis à contribution par le service RH pour rédiger la fiche de poste, il est ensuite judicieux de la faire valider par le titulaire du poste pour s’assurer de sa pertinence et de son exactitude.
Une mise à jour régulière
La fiche de poste doit être un document évolutif, mis à jour en fonction des changements dans les missions ou dans l’organisation de l’entreprise.
Exemple pratique : la fiche de poste pour un Gestionnaire de paie
Intitulé du poste : Gestionnaire de paie
Service : Ressources Humaines
Rattachement hiérarchique : Responsable RH
Missions principales :
- Élaborer les fiches de paie pour l’ensemble des salariés
- Assurer les déclarations sociales obligatoires
- Gérer les variables de paie (absences, congés, arrêts maladie, frais professionnels, etc.)
- Veiller à la conformité des bulletins de salaire avec la législation en vigueur
Compétences requises :
- Maîtrise des logiciels de paie comme Silae
- Connaissance approfondie du droit du travail et de la législation sociale
- Rigueur, discrétion et sens de l’organisation
Évolution possible : responsable paie, Responsable administration du personnel
Pour transformer la fiche de poste en offre d’emploi attractive, on rajouterait :
- Les conditions de travail
- Une fourchette salariale
- Le type de contrat
- Le niveau de formation souhaité (ou exigé)
- L’expérience professionnelle
- Les savoir-faire et savoir-être requis
Fiche de poste mal rédigée, quels sont les risques ?
Une fiche de poste imprécise ou erronée sur certains points se révélera non seulement inefficace, mais pourrait en plus se retourner contre vous employeur, en cas de contentieux.
Elle doit donc être actualisée pour évoluer en même temps que le poste lui-même, dès que de nouvelles missions, ou de nouvelles technologies apparaissent. Il en vas de même lors d’un changement de hiérarchie.
Conseil pratique : soyez particulièrement vigilant lors de la rédaction du contrat de travail, en y précisant clairement les éléments suivants :
- La fiche de poste a uniquement une valeur informative
- Les missions et responsabilités décrites peuvent être adaptées en fonction des besoins de l’entreprise
La législation sociale étant en constante évolution, nous prenons en charge le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire. Libérez vous de ces lourdeurs administratives et juridiques, contactez nos gestionnaires de paie !
