Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se retrouve confrontée à des choix pour remplir ses missions. Selon les tâches, recruter ou faire appel à un prestataire externe ? La gestion de la paie, qu’on ne saurait réduire à l’édition des bulletins de salaire, fait partie de ces choix à faire. D’autant plus que c’est un processus exigeant en temps et en compétences – et soyons honnêtes, pas toujours très passionnant. Et pourtant, la paie est un élément essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise ! WE PAIE développe ici pour vous les avantages à franchir le cap de l’externalisation de la paie, les points de vigilance et le process à suivre pour mettre toutes les chances de votre côté.
Comment définir l’externalisation de la paie ?
Faire le choix de l’externalisation de la paie signifie déléguer la gestion de la paie à un prestataire extérieur : un expert-comptable ou un cabinet d’externalisation de la paie tel que We Paie. Externaliser la fonction paie implique que vous lui confiez notamment les missions suivantes :
- La collecte des éléments variables de paie (absences, heures supplémentaires, commissions sur ventes, etc.)
- Les déclarations sociales à gérer en DSN
- L’édition des fiches de paie
- La veille sociale et juridique
Vous pouvez aussi externaliser l’ensemble du processus des ressources humaines à une entreprise externe. On parle alors d’externalisation RH. Partie intégrante de la gestion de ressources humaines, la gestion de la paie participe au climat social de l’entreprise. Le gestionnaire de paie doit donc travailler de concert avec les personnes responsables de la formation, du recrutement et de la veille juridique et sociale. En ce sens, la gestion de la paie est une démarche bien plus complexe qu’il n’y paraît.
Selon les missions que vous souhaitez déléguer, on parle d’externalisation partielle ou totale. Le coût de la prestation étant bien sûr proportionnel.
Externalisation de la paie partielle
L’externalisation partielle consiste pour le prestataire à mettre à votre disposition un outil de gestion destiné à faciliter la gestion des paies de vos salariés. Ce logiciel de paie vous permet de gagner en temps et en efficacité. Dans ce cas vous conservez la gestion de la paie au sein de votre entreprise.
Externalisation totale de la paie
On parle ici de l’externalisation complète du processus. C’est le prestataire exterieur que vous aurez choisi qui collecte, saisie les données, contrôle et établit la paie de vos salariés en veillant à être en conformité avec votre convention collective. Dans ce cas, nul besoin d’acheter, ni de gérer la maintenance d’un logiciel de paie et autre matériel informatique.
Externaliser totalement ces tâches répétitives et chronophages vous permet de libérer du temps à vos équipes qui peuvent alors se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée. Dans un marché globalisé et en perpétuel changement, c’est une solution de plus pour optimiser vos ressources.
Pourquoi les entreprises externalisent la gestion de la paie ?
Vous le savez, une bonne gestion de la paie participe activement au bon climat social ! De plus, vous réduisez d’autant le risque de redressement Urssaf en faisant appel à un cabinet spécialisé.
Hormis ces deux aspects, de multiples raisons mènent les entreprises à faire le choix de l’externalisation. Grâce à votre prestataire de paie, les dirigeants et les responsables RH peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et améliorer ainsi la compétitivité de l’entreprise. Passons en revue les avantages de l’externalisation !
Passer par un prestataire paie permet le plus souvent de réaliser des économies
Avoir recours à un cabinet d’externalisation de la paie vous permet de réduire la masse salariale de votre entreprise et une partie de vos frais généraux. De plus, le coût des dépenses suivantes disparait :
- Le recrutement et le salaire d’un gestionnaire de paie expérimenté
- Les coûts liés à l’achat, la formation et la maintenance d’un logiciel de paie
- La mise en œuvre d’une veille sociale indispensable
À moins de dépasser un certain seuil de salariés, l’externalisation de la paie est réellement rentable !
L’externalisation de la paie sécurise l’ensemble du processus
Gage de fiabilité, le prestataire extérieur à qui vous confiez la gestion de la paie est un expert en paie et RH. Ainsi vous réduisez le risque d’erreur dû aux constantes évolutions législatives en terme de droit social. Vous vous assurez aussi un service de qualité et profitez de conseils experts, notamment en ce qui concerne votre convention collective et le Code du travail.
Enfin, cet expert en paie se charge également de tous les aspects techniques inhérents au logiciel paie et à l’archivage des données. Vous êtes donc assuré de répondre à vos obligations légales, aussi bien vis-à-vis de vos salariés que de l’Urssaf.
Et permet un gain de temps et d’efficacité
Dans les petites entreprises, la polyvalence est souvent de mise. Or, les critères suivants peuvent complexifier la paie et nécessitent en plus de nombreux auto-contrôles et vérifications :
- La nature des rémunérations qui s’additionne au fixe : commissions sur ventes, primes, avantages en nature
- La gestion des notes de frais
- La nature des contrats : CDD, saisonnier, stage, contrats d’apprentissage, temps partiel
- Les accords d’entreprise et les usages d’entreprise
Tous ces éléments sont non seulement chronophages, mais aussi source d’erreurs potentielles qui peuvent avoir des conséquences fâcheuses pour votre entreprise.
Tandis que qu’en faisant appel à un prestataire extérieur, vous pouvez plus facilement concentrer vos efforts sur la dimension stratégique et opérationnelle de votre activité.
Notez que même si votre entreprise comporte déjà un service RH, l’externalisation de la paie n’en demeure pas moins intéressante. C’est même l’opportunité de se focaliser sur les actions de formation destinées à faire monter en compétence vos collaborateurs.
Quels sont les risques liés à l’externalisation ?
Fiabilité, maîtrise des coûts, qualité de service, l’externalisation est la solution des dirigeants qui souhaitent concentrer leurs efforts sur leur coeur de métier. Cela dit, il y a tout de même des points de vigilance à connaitre pour faire un choix éclairé.
L’externalisation de la paie nécessite un échange coordonné entre votre entreprise et le prestataire externe choisi. Ne serai-ce que du fait que vous devez collecter les éléments variables de paie, en temps et en heure, afin de les lui transmettre. De même que les contrats de travail des nouvelles embauches et les éléments inhérents à la sortie de vos salariés suite à une démission ou un licenciement.
Au-delà de ça, les risques liés à l’externalisation sont notamment :
- La dépendance à un prestataire externe
- La perte de compétences en interne
Notre conseil : insérez une clause de confidentialité dans le contrat qui vous signerez avec le prestataire paie.
Comment externaliser la paie, étape par étape ?
Pour réussir l’externalisation de la gestion de la paie auprès d’un cabinet expert, nous avons listé pour vous les étapes essentielles :
- Prenez le temps d’analyser précisément vos besoins. Calculer le coût de la gestion de la paie en interne peut vous y aider
- Choisissez les opérations que vous souhaitez sous-traiter : externalisation partielle ou totale ?
- Rédigez votre cahier des charges en conséquence de vos choix
- Interrogez 2 ou 3 prestataires paie afin d’avoir matière à comparer, l’objectif étant de sélectionner le cabinet le plus adapté à vos besoins
- N’oubliez pas la clause de confidentialité
- Mettez en place des outils collaboratifs et planifier des points réguliers avec votre prestataire
We Paie : un prestataire paie qui s’adapte à vos besoins au meilleur tarif
Quels que soient la taille de votre effectif et votre secteur d’activité, We Paie vous offre une prestation sur mesure. Par exemple, l’établissement des documents en début et fin de contrat peut représenter un service particulièrement intéressant si votre entreprise emploie de nombreux saisonniers.
TPE, PME et professionnels libéraux, appuyez-vous sur nos compétences techniques et collaboratives, un accompagnement personnalisé et notre flexibilité ! Restez ainsi concentré sur vos clients et le développement de votre entreprise. Prêts à franchir le cap ? Contactez-nous pour discuter de vos besoins et obtenir un devis clair et précis.
