Dans un monde en pleine transformation digitale, la question de la dématérialisation des bulletins de paie et de l’utilisation d’un coffre-fort numérique devient centrale. Est-il obligatoire en 2025 d’utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? Cet article vise à vous éclairer sur ces enjeux cruciaux, en détaillant les obligations légales et les meilleures pratiques RH à adopter pour être conforme aux exigences du RGPD.
Est-il obligatoire d’utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?
Adopter un coffre-fort numérique pour transmettre les bulletins de paie de vos salariés n’est pas une obligation légale. Mais la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) exige des employeurs qu’ils sécurisent efficacement les données personnelles de leurs collaborateurs.
Votre obligation légale au sein de l’entreprise : sécuriser les données personnelles de vos salariés
En tant qu’employeur, vous devez garantir la confidentialité des informations personnelles contenues dans les bulletins de paie de vos salariés :
- Le nom, prénom et adresse du salarié ;
- Son numéro de sécurité sociale ;
- Son adresse personnelle ;
- Le montant de sa rémunération ;
- Ses coordonnées bancaires ;
- Le taux d’imposition lié au prélèvement à la source.
Le plus grand risque étant l’usurpation d’identité consécutive à la divulgation des fiches de paie.
Transmettre le bulletin de paie de vos salariés par email constitue une infraction au RGPD
Vous pouvez transmettre des bulletins de paie au format électronique sans même demander l’accord de vos employés. Vous avez toutefois l’obligation de les informer de la possibilité qu’ils ont de refuser de recevoir leur fiche de paie en version numérique. L’utilisation de la messagerie professionnelle des salariés pour transmettre les fiches de paie est donc une pratique encore répandue en entreprise. Pourtant, ce mode de transmission n’offre pas suffisamment de garantie en matière de protection; constituant ainsi une infraction au RGPD.
Effectivement, une simple erreur d’adresse électronique peut entraîner l’envoi du bulletin à un destinataire non autorisé. Les serveurs de messagerie peuvent être piratés. Une boîte mail laissée ouverte ou protégée par un mot de passe faible constitue également une porte d’entrée pour des violations de données. Même si le fichier PDF est protégé par un mot de passe, cela reste insuffisant selon les standards de sécurité actuels. Ainsi, la transmission par e-mail ne respecte pas la RGPD, sauf si elle est renforcée par des mesures de protection supplémentaires, telles que des solutions de chiffrement avancées et un contrôle strict des accès.
Pour garantir la sécurité, la confidentialité et l’accessibilité de ces documents sensibles, l’utilisation d’un coffre-fort numérique s’avère être une solution optimale. Explications.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique (e-coffre-fort ou coffre-fort électronique) ?
Un coffre-fort numérique est une solution de stockage en ligne hautement sécurisée, conçue pour transmettre, archiver et protéger des documents sensibles comme les bulletins de paie de vos salariés.
Il intègre des technologies avancées de chiffrement et des protocoles d’authentification stricts pour garantir la confidentialité et l’intégrité de leurs données personnelles. Et cette solution numérique offre à vos salariés un accès permanent à leurs bulletins de salaire, à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté.
Quels sont les avantages à adopter un coffre-fort électronique pour vos fiches de paie ?
Pour vos salariés : un espace personnel et sécurisé accessible 24h/24
Cette accessibilité facilite la gestion personnelle des documents. Vos salariés peuvent accéder à leurs bulletins de paie de manière autonome, sans solliciter votre service RH. L’utilisation d’un coffre fort électronique réduit aussi le risque de perte, sachant qu’il est vivement recommandé de conserver ses fiches de paie sans limitation de durée.
Une mention en ce sens doit d’ailleurs obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.
Pour vous, employeur : à travers cet espace personnel numérique, vous transmettez, en toute sécurité, les fiches de paie à vos collaborateurs, tout en simplifiant votre gestion administrative. Vous répondez ainsi à vos obligations légales en matière de RGPD, et simplifiez votre processus de paie.
Pour votre entreprise : une diminution des coûts et de votre empreinte écologique
Opter pour cette solution numérique innovante vous permet de transmettre les bulletins de paie de vos salariés en un clic ! Vous réduisez ainsi les coûts liés à l’impression, au papier et à l’envoi postal et vous gagnez un temps précieux. Vous économisez environ 20 centimes par document que vous n’imprimerez pas !
Cette démarche s’inscrit en plus dans une politique de responsabilité sociétale en réduisant l’empreinte écologique de votre entreprise.
Une amélioration de l’image de votre entreprise
En intégrant le coffre-fort électronique pour transmettre et stocker les bulletins de paie, vous renforcez l’image d’une entreprise moderne et soucieuse du bien-être de ses employés. Cette approche témoigne d’un engagement envers la protection de leurs données personnelles. Vos équipes RH gagnent ainsi en sérénité.
Tous ces avantages font du E-coffre-fort une solution stratégique pour gagner en efficacité.
Quelle est la durée légale de conservation des fiches de paie dématérialisées ?
La législation Française impose aux employeurs de conserver les bulletins de salaire pendant minimum 5 ans.
Mais elle fait une distinction avec les fiches de paie dématérialisées : vous devez les mettre à disposition de vos salariés pour une durée de 50 ans, ou jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Dans le cadre de cette obligation, et dans un contexte où la sécurité des informations et la conformité au RGPD sont essentielles, le coffre-fort électronique s’impose comme une solution incontournable.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise ?
Étape 1 : choisir sa solution de stockage en ligne
Veillez à ce que le E-coffre-fort que vous choisirez soit facile à mettre en place et garantisse que :
- Les données figurant sur le bulletin de paie ne puissent pas être modifiées et que les bulletins de paie seront archivés dans un format durable et sécurisé
- La fiche de paie est accessible uniquement par le salarié dans son espace personnel
-
Il répond à toutes les exigences des certifications, telles que la NF 203 CCFN, la NF Z42-025 et la NF 461 SAE
Étape 2 : consulter son CSE
La consultation de votre CSE doit se faire avant l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise. C’est une de ses prérogatives. Il doit rendre son avis quand vous êtes encore au stade de projet de mise en place du coffre fort numérique pour les bulletins de paie. Non seulement sur la pertinence du choix de cette technologie, mais aussi sur les modalités de son intégration au sein de l’entreprise et sur ses impacts sociaux.
La paie demeure un thème délicat. C’est pourquoi la préparation de votre dossier est essentielle. L’objectif étant de rassurer les délégués du personnel.
Étape 3 : informer ses salariés
Autre obligation légale : informer vos salariés de votre projet et de leur droit à s’y opposer. Cette information pouvant être réalisée par tout moyen à votre disposition (email, affichage, etc.).
Nous vous conseillons de bien dater l’information pour des questions de preuve. Tout salarié qui s’opposerai à la dématérialisation de son bulletin de salaire doit le faire au moins un mois avant la première émission numérique.
Concernant vos futurs recrues, nous vous recommandons d’ajouter une clause dédiée dans leur contrat de travail, précisant également que le salarié bénéficie d’un droit d’opposition.
Pour faciliter un accès pérenne à vos salariés dans le temps, notamment après leur départ de votre entreprise, nous vous conseillons d’ouvrir leur compte avec leur adresse mail personnelle.
Pour rappel, le délai de délivrance de tout bulletin de paie doit être concomitant à celui du paiement du salaire.
Au sein de notre cabinet de paie, nous utilisons la solution numérique de notre éditeur de paie SILAE, pour nos clients et nos propres collaborateurs. Simple à mettre en place, tant pour l’entreprise que pour ses salariés, SILAE et l’appli My Silae répondent à toutes les exigences de certifications citées plus haut. Prêt à moderniser vos processus RH et à renforcer votre image d’employeur responsable ? Contactez-nous !
