La mise en place du prélèvement à la source en 2019 s’est accompagnée d’une certaine tolérance, en particulier envers les petites entreprises. L’administration s’est également montrée bienveillante en 2020 : si certaines infractions ont été sanctionnées, d’autres ont fait l’objet d’un simple signalement. En revanche, il faut s’attendre à une application stricte des sanctions à partir de 2021. We Paie fait le point sur vos obligations en matière de prélèvement à la source (PAS) et sur les sanctions auxquelles vous vous exposez en cas de non-respect.
Comment fonctionne le prélèvement à la source pour les employeurs ?
La DGFiP (Direction générale des finances publiques) continue de calculer le taux d’imposition de chaque contribuable. En revanche, ce sont désormais les entreprises qui sont chargées de prélever le montant correspondant à l’impôt chaque mois, directement sur les salaires.
En tant qu’employeur, vous remplissez donc le rôle de collecteur pour le compte de l’administration fiscale, ce qui revient à :
- Appliquer le taux transmis par la DGFiP
- Retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser
- Reverser le montant de l’impôt à la DGFiP
Vos salariés ne doivent pas s’adresser à vous en cas de changement de situation ou de réclamation. De même, vous ne pouvez pas leur demander la moindre information, puisque le taux de prélèvement vous est transmis directement dans le cadre de la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
La DSN est en effet centrale dans le fonctionnement du PAS :
- C’est via la DSN que vous transmettez les données nécessaires au calcul de l’impôt
- C’est également la DSN qui est utilisée par la DGFiP pour vous transmettre le taux de prélèvement individuel, via un « flux retour » appelé compte-rendu métier. Chaque mois, vous recevez automatiquement le taux à appliquer le mois suivant.
Les rôles de chaque acteur ont été clairement définis pour répondre à un impératif de confidentialité. En effet, le calcul du taux de prélèvement à la source intègre des éléments privés, tels que la composition du foyer ou l’existence d’autres revenus. Il est donc soumis au secret professionnel et ne doit pas être divulgué.
Remarque : dans le cas d’un premier emploi, vous devrez appliquer un taux non personnalisé, calculé uniquement à partir du salaire perçu.
Prélèvement à la source : quelles sont vos obligations déclaratives ?
Tout d’abord, vous êtes tenu à une obligation d’exactitude. C’est bien à l’administration fiscale de calculer le taux de prélèvement. Mais les montants du revenu net imposable et de l’impôt prélevé sur le salaire relèvent de votre responsabilité.
Ensuite, vous devez effectuer vos déclarations conformément aux dates d’échéances fixées par la DSN. Pour rappel, les dates d’exigibilité de la DSN sont les suivantes :
- Pour les entreprises de 50 salariés et plus, dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail : la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 5 du mois
- Pour les entreprises de moins de 50 salariés, ou celles de plus de 50 salariés avec un décalage de paie : la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 15 du mois
Selon le cas de figure, plusieurs sanctions seront appliquées si vous ne respectez pas vos obligations déclaratives :
- Absence de dépôt d’une déclaration : amende d’un montant minimum de 250 € par déclaration manquante, représentant 10 % de l’assiette de PAS qui aurait dû être déclarée
- Dépôt tardif d’une déclaration : amende d’un montant minimum de 50 € par déclaration déposée en retard, représentant 10 % de l’assiette de PAS déclarée hors délai
- Erreur, omission ou utilisation d’un taux de PAS erroné : amende d’un montant minimum de 250 € par déclaration manquante, représentant 5 % de l’assiette de PAS.
À noter : si une erreur est constatée, l’amende sera calculée sur la base du montant total qui aurait dû être déclaré.
Comment procéder au reversement de l’impôt à la source ?
Vous devrez reverser en M+1 les prélèvements à la source du mois M. Le délai de paiement dépend donc de la date à laquelle vous effectuez vos DSN.
À savoir que les entreprises de moins de 11 salariés peuvent effectuer un reversement trimestriel, en choisissant l’option trimestrielle pour les cotisations sociales.
Concernant le mode de paiement, vous n’avez pas le choix. Le paiement se fera obligatoirement par prélèvement SEPA B2B sur le compte bancaire de votre entreprise. Vos coordonnées sont à renseigner dans le bloc financier de la DSN.
En l’absence de reversement, l’administration fiscale se tourne exclusivement vers l’employeur, et pas vers le contribuable. C’est le même principe qui est appliqué pour le recouvrement des cotisations sociales.
Les sanctions prévues en matière de paiement défaillant sont les suivantes :
- Insuffisance ou absence de paiement à la date d’échéance : majoration de 5 % pour absence de paiement ou paiement partiel
- Défaut de télé-règlement: majoration de 0,2 % du montant payé.
Notre mission ? vous guider et vous accompagner dans la gestion de vos obligations sociales et dans tous les aspects liés aux ressources humaines. Contactez-nos gestionnaires de paie !
