Tout processus de recrutement comporte une phase d’étude du profil et du parcours des candidats. Néanmoins, cela ne suffit pas toujours à apprécier leurs compétences. C’est là qu’entre en jeu la prise de référence.
We Paie vous donne aujourd’hui les clés pour une prise de référence efficace.
La prise de référence, un outil d’aide à la décision
La prise de référence consiste à obtenir un retour d’expérience de travail auprès d’un ancien manager. C’est un outil d’aide à la décision, qui peut répondre à plusieurs besoins :
- Vérifier la véracité d’un CV
- Confirmer votre opinion sur un candidat
- Départager plusieurs candidats
- Anticiper le processus d’intégration de votre futur collaborateur.
Grâce à un point de vue externe, on peut souvent affiner l’évaluation d’un candidat. En échangeant avec ses anciens employeurs, vous pourrez ainsi vous assurer qu’il dispose des compétences attendues pour le poste, tant au niveau technique que comportemental.
C’est donc un bon moyen de sécuriser un recrutement. En effet, il y a parfois des différences entre les aptitudes affichées par un candidat, et les tâches réellement exécutées dans le cadre de ses postes précédents.
Pour éviter d’influencer votre jugement, la prise de référence intervient généralement à la fin du processus de recrutement, après avoir validé un profil en interne.
Quelles sont les règles à suivre ?
La prise de référence est une pratique encadrée par le Code du travail.
La première règle est simple : le consentement du candidat est obligatoire. Vous ne pouvez pas mener votre « enquête » à son insu, en contactant directement ses anciens employeurs ou collègues. En pratique, on demande généralement à un candidat de fournir une ou deux références en fonction de son expérience. Mais il peut tout à fait refuser.
Au-delà de cette obligation, il est important de mener votre recrutement en toute transparence. N’hésitez pas à annoncer clairement, dès le début, que des références seront demandées. Vous pouvez même l’indiquer dans votre annonce d’offre d’emploi. Cela aidera les candidats à anticiper la prise de contact… mais aussi à écarter ceux qui ne sont pas prêts à s’engager dans cette démarche.
Ensuite, vous devez utiliser la prise de référence dans un but uniquement professionnel. Les informations demandées doivent être en lien avec le poste proposé et les aptitudes professionnelles requises. Le recueil d’informations personnelles (opinions politiques, activités syndicales, orientation sexuelle, religion…) est donc strictement interdit.
Qui contacter pour une prise de référence ?
Pour optimiser la prise de référence, il faut bien sûr cibler les bons interlocuteurs. Privilégiez si possible les managers opérationnels, ayant été en contact direct avec le candidat. Dans certains cas précis, une personne externe à l’entreprise pourra vous apporter un éclairage intéressant. Par exemple, si votre postulant est consultant ou commercial. Il faut en tout cas contourner les anciens collègues, sans lien hiérarchique, susceptibles de se montrer complaisants. Et par mesure de précaution, prévoyez plusieurs personnes à contacter. Il arrive en effet que certaines se montrent évasives, voire ne répondent pas aux sollicitations.
Attention : si le candidat est en poste, il faut éviter de cibler son employeur actuel. Vous risqueriez alors de le mettre en difficulté.
Après avoir obtenu les coordonnées des interlocuteurs pertinents, pensez à planifier la prise de contact. Vous pouvez par exemple envoyer un e-mail ou un SMS en expliquant que vous souhaitez avoir un retour d’expérience dans le cadre d’un recrutement. Vous vous assurez ainsi que votre interlocuteur puisse disposer du temps et de l’attention nécessaires pour vous aider.
Quels sont les sujets à aborder pendant la prise de référence ?
Pour commencer, prenez le temps de présenter le poste en question et les missions confiées. Cela aidera votre interlocuteur à comprendre votre besoin, tout en centrant le contenu de l’échange.
Dans un deuxième temps, vous pourrez dérouler vos questions préparées en amont. Posez de préférence des questions ouvertes, pour permettre à votre interlocuteur de développer ses réponses. Parmi les sujets à aborder :
- Combien de temps le candidat est-il resté dans l’entreprise ?
- Quelle était la nature du poste et des tâches confiées ?
- Quels ont été ses résultats ?
- Quelles sont ses forces et ses faiblesses ?
- Avait-il de bonnes relations avec ses collègues et son management ?
- Pourquoi est-il parti ?
Évidemment, c’est à vous d’ajuster ou compléter cette trame en fonction des échanges que vous avez déjà eu avec le candidat, et des points que vous souhaitez vérifier.
L’essentiel à retenir
La prise de référence vous apporte un éclairage externe sur le parcours, les soft skills et les compétences d’un candidat. Il faut cependant être conscient des limites de l’exercice, qui repose sur la mémoire et l’appréciation d’une tierce personne… et avoir confiance en votre propre capacité de discernement.
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