Quel que soit l’effectif de votre entreprise, le Code du travail précise vos obligations selon le mode de déplacement de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail. Sont-elles les mêmes quand ils viennent en transports publics, comparé à ou avec leur voiture personnelle ? Quelles sont précisément vos obligations en matière de prise en charge des frais de transport ? On fait le point avec WE PAIE !
Prise en charge des frais de transport : une obligation pour les transports publics
L’article L3261-2 du Code du travail stipule que la prise en charge obligatoire des frais de transport concerne les titres suivants :
- Cartes ou abonnements annuel, mensuel ou hebdomadaire émis par la SNCF ou toute autre entreprise de transport public, tel que la RATP en Ile de France
- Abonnements à un service public de location de vélos, tel que Vélib’ à Paris
À savoir que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas concernés.
Tout employeur qui ne respecterait pas son obligation de prise en charge s’expose à une amende de 750 € maximum.
En règle générale, le niveau de prise en charge obligatoire est de 50 %, sur la base du trajet le plus court et du tarif de 2e classe. Le montant remboursé étant exonéré de cotisations et contributions sociales. Seule exception : lorsque la durée de travail hebdomadaire est inférieure à un mi-temps, la prise en charge se fait au prorata.
Vous pouvez tout à fait rembourser à votre personnel les frais de transport au-delà du seuil de 50 %.
Vos salariés doivent vous remettre une copie de leur abonnement de transport. Et vous devez rembourser au plus tard le mois suivant la validité du titre de transport. Dans le cas d’un abonnement annuel, le remboursement est réparti sur chaque mois.
Notez que la prise en charge des frais de transport doit systématiquement apparaitre sur leur fiche de paie.
Prise en charge des frais de transport : une option pour les moyen de transports personnels
Quand vos salariés utilisent leur propre moyen de transport individuel pour se rendre au travail, vous pouvez participer aux frais. Non obligatoire, la prise en charge peut être totale ou partielle.
Le remboursement des frais engagés peut prendre les formes suivantes :
- La prime de transport : pour couvrir les frais de carburant ou d’alimentation du véhicule. Elle concerne les salariés dont l’utilisation du véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail. Ou bien ceux dont la résidence ou le lieu de travail se situe en-dehors d’un périmètre de transports urbains. L’exonération de cotisations sociales s’applique dans la limite de 200 € (carburant) ou 500 € (alimentation des véhicules électriques).
- Le forfait mobilités durables : pour couvrir les frais de trajets de vos salariés quand ils utilisent leur propre moyen de transports « à mobilité douce ». Autrement dit, leur vélo, leur trottinette électrique, ou le covoiturage (conducteur ou passager). Cette allocation forfaitaire est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite de 500 € par an et par salarié. Depuis le 1er janvier 2022, vous pouvez remettre à vos salariés des titre-mobilité. Prépayés, ils s’utilisent comme les tickets restaurant. À savoir que cette indemnisation peut se cumuler avec les prises en charge des frais de transport en commun, et les autres formes facultatives.
- Les indemnités kilométriques : sont versées selon un barème de frais kilométriques défini par l’administration fiscale chaque année. L’exonération de cotisations s’applique uniquement si l’utilisation du véhicule personnel est contrainte en raison des horaires de travail, ou de l’absence de transports en commun.
Dans tous les cas, cette mesure doit être mise en place par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), ou par accord d’entreprise. Et l’indemnisation doit profiter à l’ensemble de vos salariés, dans les mêmes conditions.
Indemnités kilométriques
Autre cas de figure : lorsque votre salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, vous devez le rembourser.
Pour cela, il faut appliquer le barème des frais professionnels. Le montant des indemnités kilométriques varie selon :
- Le type de véhicule
- Sa puissance fiscale (CV)
- Le nombre de kilomètres parcourus.
Les indemnités kilométriques bénéficient également d’une exonération de cotisations sociales, de CSG et de CRDS, à condition de pouvoir justifier les déplacements professionnels, et le nombre exact de kilomètres parcourus.
En ce qui concerne les contraventions reçues par vos salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels, vous avez la possibilité de les rembourser. Cependant, elles sont considérées comme une dépense personnelle puisque c’est le titulaire du véhicule qui est pécuniairement responsable des infractions. En conséquence, la prise en charge des contraventions est soumise à cotisations et contributions sociales.
Le versement mobilité
Votre entreprise compte au moins 11 salariés ? Vous devez alors vous acquitter du versement mobilité. Cette contribution, précédemment appelée « versement transport », vise à financer les transports en commun.
Le montant du versement mobilité dépend de la base des rémunérations de vos salariés. Son taux varie selon votre commune d’implantation :
- Cas général : entre 0 % et 2,5 %
- Île-de-France : entre 1,6 % et 2,95 %
Vous pouvez utiliser le simulateur de l’URSSAF pour connaitre le taux applicable à votre situation.
Le versement mobilité fait l’objet d’une déclaration mensuelle dans la DSN (déclaration sociale nominative).
L’essentiel à retenir
Les cartes et abonnements aux transports en commun sont remboursés par l’employeur à hauteur de 50 % minimum. À cette prise en charge obligatoire peuvent s’ajouter des dispositifs facultatifs, comme la prime de transport ou le forfait mobilités durables.
Externaliser la gestion de vos RH vous permet de bénéficier de notre veille règlementaire et de sécuriser vos paies. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour obtenir un devis personnalisé.
