Le remboursement des frais de transport public représente une obligation légale pour tout employeur du secteur privé en 2025. La prise en charge, fixée à 50% du coût des abonnements de transport public, doit donc figurer sur le bulletin de paie du salarié. Cette mention obligatoire s’accompagne de règles précises concernant les justificatifs, les délais et les modalités de remboursement. Notre guide complet détaille chaque aspect de ce dispositif pour vous permettre de respecter la réglementation en vigueur. Nous évoquerons de même le forfait mobilité durable et la possible prise en charge des frais de transport par l’employeur pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel.
Prise en charge des frais de transport par l’employeur : une obligation pour les transports publics
Un cadre juridique de référence
L’article L3261-2 du Code du travail établit les conditions précises du remboursement des abonnements de transport public. Cette disposition s’applique aux trajets domicile/lieu de travail, réalisés via les transports publics ou les services publics de location de vélos, tels que Vélib à Paris.
Le taux légal de participation de l’employeur aux frais de transport public est fixé à 50% du coût de l’abonnement souscrit par le salarié. Le remboursement se fait mensuellement, le montant devant apparaître clairement sur sa fiche de paie.
Que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire, la participation financière de l’employeur couvre uniquement les titres d’abonnement nominatifs. Quand l’abonnement est annuel, le remboursement est réparti mensuellement. Le remboursement mensuel des abonnements se calcule sur la base réelle des dépenses engagées par le salarié.
Ainsi, pour un abonnement mensuel RATP de 75,20€ en 2025, le montant remboursé s’élève à 37,60€. La prise en charge s’effectue sur la base du tarif de seconde classe, même si le salarié voyage en première classe.
À savoir que cette obligation s’applique dès le premier jour de travail, sans condition d’ancienneté.
Attention ! Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
Quels types de transports publics sont concernés ?
Les abonnements nominatifs aux réseaux de transport urbain constituent la base du dispositif. Métro, bus, tramway, RER : tous les forfaits hebdomadaires, mensuels ou annuels donnent droit au remboursement.
La formule d’abonnement multimodal permet de combiner plusieurs modes de transport sur un même titre. Par exemple, un Pass Navigo couplé à un service Vélib’ à Paris ou un forfait TER + bus régional en province. Pour les usagers combinant train et métro parisien, la prise en charge s’applique sur l’ensemble du trajet. Un salarié utilisant un Pass Navigo et un abonnement SNCF bénéficie du remboursement sur les deux titres de transport.
Les services de location de vélos publics comme Vélib’, Vélo’v ou Bicloo entrent aussi dans ce cadre, à condition de souscrire un abonnement.
En revanche, la prise en charge des frais de carburant des salariés qui utilisent leur véhicule pour se rendre sur le lieu de travail n’est pas obligatoire.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de votre obligation de remboursement ?
Tout manquement à votre obligation de remboursement expose votre entreprise à une contravention pouvant atteindre 750 € par salarié concerné.
L’Urssaf vérifie la conformité des exonérations appliquées lors des contrôles. Une mauvaise application des règles entraîne un redressement des cotisations sociales sur les sommes indûment exonérées, majoré des pénalités de retard.
Temps partiel et CDD : quelles sont les règles applicables à ces frais de déplacement ?
Les salariés travaillant plus de 17,5 heures par semaine bénéficient d’un remboursement transport identique aux employés à temps plein. Un exemple concret : une personne en CDD de 25 heures hebdomadaires reçoit le même montant qu’un salarié à 35 heures.
Mais pour les collaborateurs effectuant moins d’un mi-temps (donc moins de 17.5 heures), le calcul s’ajuste proportionnellement. Un salarié qui travaille 15 heures par semaine percevra un remboursement calculé au prorata de son temps de travail. Ainsi, pour un abonnement qui lui coûte 50 € par mois, le calcul du remboursement à inscrire sur la fiche de paie de votre salarié est : 50*50% x15/17,5 = 21.43 €
Cette règle s’applique également au forfait mobilités durables.
Quant aux CDD, la durée du contrat n’affecte pas ces droits. Ainsi, les salariés en CDD, qu’ils soient saisonniers ou remplaçants, accèdent aux mêmes avantages dès leur premier jour de travail. Le versement s’effectue chaque mois sur présentation des justificatifs, même pour un contrat de courte durée.
Quels justificatifs exiger pour le remboursement des trajets domicile travail en transport en commun ?
Les salariés disposent d’un délai de 30 jours après l’achat de leur titre de transport pour soumettre leur demande. Une copie numérique du justificatif est généralement acceptée, sauf si votre entreprise exige spécifiquement l’original et le précise dans son règlement intérieur.
Pour obtenir leur remboursement, vos salariés doivent vous présenter un justificatif mensuel d’abonnement nominatif précisant le montant et la période de validité. L’identité de votre salarié doit être clairement mentionnée sur sa carte d’abonnement physique ou numérique.
En ce qui concerne l’abonnement à un service public de location de vélos, la facture d’abonnement au nom du salarié fait foi.
Le remboursement des frais de transport est-il imposable ?
À compter du 1er janvier 2025, le plafond d’exonération pour la prise en charge des transports publics revient à 50% du coût des abonnements. Cette modification marque la fin du dispositif temporaire de 2022 à 2024, qui autorisait une exonération fiscale et sociale jusqu’à 75%.
Cela dit, vous pouvez tout à fait rembourser vos salariés au-delà des 50%. La fraction supérieure sera exonérée de cotisations sociales et CSG/CRDS dans la limite du prix du titre de transport, mais elle sera soumise à l’impôt sur le revenu.
Où apparaît le remboursement du transport en Navigo sur la fiche de paie ?
La législation sociale impose l’affichage du montant exact du remboursement transport sur chaque bulletin de salaire. Il doit apparaître sous l’intitulé « Remboursement transport » ou « Frais de transport public » dans la partie haute des éléments de rémunération.
Pour garantir une parfaite lisibilité, le montant remboursé doit être clairement distingué des autres avantages comme les indemnités kilométriques, ou l’alimentation électrique ou hybride d’un véhicule personnel utilisé pour les trajets domicile/travail.
De plus, le remboursement total des frais doit être ventilé en cas de cumul entre différents types de transport. Par exemple, un salarié utilisant à la fois les transports en commun et un véhicule hybride rechargeable verra deux lignes distinctes sur sa fiche de paie. Cette organisation facilitera le suivi des plafonds d’exonération pour l’année civile.
Attention ! Tout manquement à cette obligation vous expose à une amende de 450 € par bulletin non conforme.
Devez-vous rembourser les frais de transport de vos salariés en covoiturage ou en vélo personnel ?
Le forfait mobilité durable
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Mais le forfait mobilité durable vous permet de prendre en charge une partie des frais que vos salariés engagent quand ils utilisent le covoiturage ou leur vélo personnel. Vous renforcez ainsi votre marque employeur.
D’ailleurs, le forfait mobilité durable remplace l’ancienne indemnité kilométrique vélo.
En ce qui concerne ces déplacements vertueux, une attestation annuelle suffit comme justificatif, simplifiant considérablement les démarches administratives.
Des exonérations fiscales et sociales
Depuis le 1er janvier 2025, les remboursements effectués dans ce cadre précis sont exonérés de cotisations sociales, de CSG et CRDS, et d’impôt sur le revenu dans la limite de 600 € par an et par salarié. Ce montant est porté à 900 € par an en cas de cumul, quand un salarié combine ce forfait avec un transport en commun.
Quelle est la prise en charge de l’employeur pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel en 2025 ?
Là encore, nulle obligation. Mais si vous décidez d’indemniser vos salariés, vous devez mettre en place un accord d’entreprise, ou signer une décision unilatérale, après consultation du CSE.
Attention ! Cette participation aux frais de carburant ou d’alimentation électrique n’est possible que dans deux cas précis :
- La résidence habituelle ou le lieu de travail se situe en dehors d’une zone desservie par les transports urbains ;
- Les horaires de travail rendent impossible l’utilisation des transports collectifs.
Cette prise en charge doit alors bénéficier à tous les salariés de l’entreprise, stagiaires inclus. Elle peut prendre différentes formes, selon les cas de figure :
- Une prime carburant, dont le plafond d’exonération fiscale s’élève à 300 € par an en 2025 ;
- Une prime de recharge de véhicule électrique, dont le plafond d’exonération fiscale s’élève à 600 € par an en 2025 ;
- Le versement d’indemnités kilométriques calculées selon le barème défini par l’administration fiscale chaque année. La distance prise en compte reste limitée à 40 kilomètres par trajet, donc 80 kilomètres maximum par jour.
En 2025, pour un trajet domicile-travail de 30 kilomètres avec une voiture de 5 CV, le montant remboursé s’établit à 0,603 € par kilomètre, soit 18.09 €.
À savoir qu’une majoration de 20% s’applique sur les indemnités kilométriques pour les véhicules électriques.
Quels sont les délais et les modalités de remboursement des indemnités transport ?
Le versement de ces primes ou indemnités s’effectue selon un calendrier mensuel strict. Vous devez verser les montants dus au plus tard à la fin du mois suivant la période de paie concernée. Par exemple, les justificatifs de janvier seront traités pour un paiement fin février.
La date limite de dépôt des justificatifs varie selon les organisations. Mais il est communément demandé aux salariés de les remettre autour du 15 du mois pour garantir un traitement dans les temps par votre service paie.
Notez qu’un salarié qui aurait rejoint votre entreprise en cours de mois recevra un remboursement calculé au prorata des jours travaillés.
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