Mettre en place une convention individuelle de forfait jours permet d’organiser différemment le temps de travail des salariés et leur apporte une grande autonomie. Cependant, ce régime conventionnel particulier doit répondre à un certain nombre d’obligations pour être conforme au Droit du travail. Quelles sont les spécificités de la convention individuelle de forfait jours ? Quelles sont les obligations à respecter ? WE PAIE, cabinet d’externalisation de la paie, vous détaille ici les particularités à respecter et le mode d’emploi pour la mettre en place dans votre entreprise.
Forfait jours ou forfait heures ?
Alors que le droit commun du temps de travail se décompte en heures (35 heures par semaine), il existe un régime conventionnel qui permet de déroger à cette règle. Les dispositions de droit commun relatives aux repos, aux jours fériés et aux congés payés demeurent toutefois identiques.
En réalité, coexistent deux types de conventions de forfait :
- Les conventions de forfait en heures
- Les conventions de forfait en jours
Le forfait en heures : définition
Ce forfait peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel. Dans tous les cas il permet d’intégrer, sur une période prédéterminée, un nombre d’heures supplémentaires prévisibles. Celles-ci doivent toutefois rester dans la limite de la durée légale de travail quotidienne (10 heures) et hebdomadaire (48 heures sur une même semaine).
Seule la mise en place du forfait heures à l’année impose d’établir au préalable un accord collectif. Aucune condition n’est requise quand l’employeur le met en place de façon ponctuelle à la semaine ou au mois pour faire face à une augmentation de travail.
Le forfait en jours annuel : définition
Dans le cadre d’une convention de forfait jours, les conditions de mise en œuvre sont beaucoup plus strictes. La durée de travail annuel du salarié est alors comptabilisée en nombre de jours (ou demi-journées) travaillés, et non plus sur la base de 35 heures par semaine. Mode alternatif de décompte du temps de travail, la convention de forfait jours exclut le principe du décompte et du paiement des heures supplémentaires.
Ce dispositif apporte une plus grande flexibilité, comparé au cadre légal des 35 heures semaine. En effet, le collaborateur organise librement son travail selon les besoins de son poste et de l’entreprise. La convention fixe un quota maximum de 218 jours travaillés sur l’année.
Qui est concerné par un contrat de travail en forfait jours ?
De par sa nature, le dispositif du forfait jours s’adresse principalement aux cadres. En effet, ils sont autonomes pour organiser leur emploi du temps, et ne sont généralement pas soumis à un système de pointage. De plus, le bon fonctionnement de l’entreprise ne dépend pas de leur présence au sein de l’entreprise.
Cependant, les salariés non-cadres peuvent également travailler sous ce dispositif à partir du moment où ils disposent d’une réelle autonomie dans leur emploi du temps et que leur durée de travail ne peut pas être prédéterminée. Concrètement, cela peut s’appliquer en cas d’activité itinérante. Ils exercent leurs missions et responsabilités en toute autonomie.
Ainsi, tous les travailleurs autonomes, cadres ou non-cadres peuvent demander à travailler sous ce régime conventionnel. Inversement, si la demande est à l’origine de l’employeur, l’accord du salarié est obligatoire pour mettre en place une convention de forfait jours.
En général, le forfait jours est mis en place dans l’entreprise quand la nature des fonctions du salarié rend impossible son assujettissement aux 35 heures.
À savoir qu’il n’est pas possible de proposer un forfait jours au personnel roulant des entreprises de transport routier.
Quelles sont les conditions de validité d’une convention de forfait jours ?
Un forfait de 218 jours travaillés par an
Attention, l’article L.3121-63 du Code du travail précise que ce dispositif conventionnel doit au préalable être prévu par accord d’entreprise ou accord de branche.
D’autre part, la loi fixe le nombre de jours travaillés à 218 jours par an maximum. La période à prendre en compte étant l’année civile, ou une autre période de 12 mois consécutifs.
Le forfait jours réduit
Inversement, en fonction de l’accord collectif ou de la convention de branche applicable, le nombre de jours travaillés par an peut être réduit. Le forfait jours réduit permet de travailler en-deça du plafond de 218 jours. Étant donné l’absence de référence horaire, il ne s’apparente pas pour autant à un temps partiel.
Quelle rémunération appliquer au forfait jours ?
Il n’existe pas de grille de salaire « standard » pour les salariés au forfait jours. Toutefois, la loi impose à l’employeur de tenir compte de la charge de travail et des contraintes imposées au salarié.
Rappelons en effet que le forfait jours ne donne pas lieu au paiement d’heures supplémentaires.
Pour les salariés au forfait jours, la rémunération est définie sur une base annuelle. Ce montant sera ensuite divisé en 12 ou 13 mois, pour permettre un versement mensuel au salarié.
À savoir que la nature et le volume du forfait jours doit apparaitre sur le bulletin de salaire des collaborateurs concernés.
Quels temps de repos au forfait jours ?
Que votre collaborateur travaille dans le cadre d’une convention de forfait jours ou heures, il reste bénéficiaire des garanties légales en matière de repos.
Les jours de repos
Même si le salarié au forfait jours n’est pas soumis à la durée légale du temps de travail, il bénéficie du temps de repos quotidien et hebdomadaire minimal prévu par le Code du travail :
- 11 heures consécutives entre 2 journées de travail
- 24 heures consécutives de repos dans la semaine
À savoir que le salarié peut renoncer à certains jours de repos, moyennant une majoration de salaire d’au moins 10 %. Il n’est cependant pas autorisé à dépasser les 235 jours de travail annuel. De plus, les modalités doivent être mentionnées dans la convention et un accord écrit doit être signé des 2 parties : salarié et employeur. Enfin, sachez que cette majoration fait l’objet de cotisations sociales réduites.
Les congés payés et les jours fériés
La mise en place du forfait jours n’a pas d’impact sur les congés payés. La règle reste la même : le salarié continue de les acquérir au rythme de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif.
De même concernant les jours fériés chômés dans l’entreprise : les salariés en forfaits jours ne sont pas tenus de travailler à ces dates, ni de rattraper le temps non travaillé.
Enfin, les conditions de prise des congés payés sont les mêmes que pour les autres salariés de l’entreprise.
Combien de RTT par mois pour un cadre ?
Le calcul des jours de RTT (réduction du temps de travail) reste le même pour tous les cadres, qu’ils aient ou non signé une convention individuelle de forfait jours.
D’ailleurs, le calcul du nombre de RTT varie légèrement chaque année. Il était de 11 jours en 2021, il est de 10 jours en 2022.
Pour les calculer, il faut partir du nombre de jours dans l’année, puis soustraire :
- Le nombre de jours maximum de travail dans l’année
- Le nombre de samedi et dimanche
- Les jours ouvrés de congés payés
- Les jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi.
Quelles sont les obligations de l’employeur dans le cas des conventions de forfait jours ?
Le nécessaire équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle
Tout employeur est tenu à une obligation de sécurité et de protection envers ses salariés. À ce titre, il doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé, aussi bien physique que mentale, de ses salariés.
En conséquence, il doit garantir une charge de travail raisonnable à ses salariés, y compris ceux qui travaillent au forfait jours. Et vérifier la bonne répartition du temps de travail.
On comprend donc l’importance du droit à la déconnexion pour les salariés au forfait jours. L’absence d’horaires fixes peut les inciter à consulter leurs e-mails ou à avancer sur leurs dossiers à tout moment de la journée ou de la semaine, voire travailler durant leur temps de repos. Plusieurs mesures permettent aux salariés d’exercer leur droit à la déconnexion :
- La diffusion de consignes pour une utilisation raisonnée de la messagerie
- La détermination de périodes de déconnexion
- La mise en veille des serveurs informatiques en-dehors de certaines heures.
Pour rappel, la mise en place d’une charte qui définit les modalités du droit d’exercice à la déconnexion est obligatoire à partir de 11 salariés.
La nécessité d’un suivi effectif et régulier
En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que la charge de travail est compatible avec les temps de repos quotidien et hebdomadaires légaux.
Ainsi vous est il demandé de pouvoir justifier du nombre de demi-journées et journées travaillées par les salariés au forfait jours. Pour matérialiser ce suivi, vous pouvez utiliser un registre (papier ou informatique), ou vous appuyer sur les données d’un logiciel de suivi des temps. Si c’est votre salarié qui renseigne le document de contrôle, un responsable hiérarchique doit impérativement le superviser.
Un entretien spécifique pour les salariés au forfait jour
Une fois par an, l’employeur doit organiser un entretien avec le salarié qui travaille au forfait jours, pour aborder les sujets suivants :
- L’adéquation de la charge de travail et de la rémunération
- L’organisation du travail
- L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.
Quels sont les points de vigilance pour l’employeur ?
La question de l’autonomie
Lorsque les salariés travaillent au forfait jours, l’employeur doit veiller à bien définir dans quel cadre s’organise le travail. Certes, le forfait jours apporte une grande liberté aux collaborateurs. Mais leur autonomie n’est pas illimitée pour autant. L’employeur peut tout à fait imposer des journées ou des demi-journées de présence au sein de l’entreprise. Pour permettre la tenue de réunions de service, ou encore planifier des rendez-vous clients, ou fournisseurs.
Le risque de litige lié aux forfaits jours
En se penchant sur la jurisprudence, on constate que les employeurs peuvent être fortement pénalisés lorsqu’ils ne respectent pas les obligations légales et conventionnelles relatives au forfait jours. Ils s’exposent notamment à :
- La nullité de la convention de forfait : ce qui entraîne l’application du droit commun, autrement dit le régime des 35 heures et par conséquent le paiement d’heures supplémentaires au salarié
- Le versement d’une indemnité au salarié : si le juge estime que la rémunération versée au salarié est sous-évaluée au regard des sujétions qui lui sont imposées.
Pour se prémunir contre tout risque de litige, il faut donc veiller à bien assurer le suivi effectif et régulier de la charge de travail.
Comment mettre en place une convention de forfaits jours?
Un préalable à la mise en place du forfait jours : l’accord d’entreprise
Pour pouvoir mettre en place le forfait jours, un accord collectif préalable est indispensable :
- Accord d’entreprise ou d’établissement
- Convention ou accord de branche.
Cet accord comprend plusieurs clauses obligatoires :
- Les catégories de salariés concernés : types de postes et nature des fonctions dans l’entreprise ou la branche professionnelle
- La période de référence
- Le nombre de jours travaillés par an (218 maximum)
- Les conditions de prise en compte des absences, arrivées et départs en cours de période pour la rémunération
- Les modalités de décompte des journées et demi-journées travaillée, et de repos
- Les caractéristiques principales reprises dans les conventions individuelles
- Les moyens mis en œuvre pour suivre la charge de travail des salariés par l’employeur
- Les modalités de contrôle de l’organisation du travail et de la bonne répartition sur la semaine
- La communication entre salarié et employeur
- L’exercice du droit à la déconnexion
À savoir que dans les accords collectifs, les dispositions relatives au forfait jours peuvent être plus favorables au salarié que le régime de droit commun.
La convention individuelle de forfait jours
Chaque salarié doit signer une convention individuelle de forfait jours. Elle peut prendre la forme d’une clause dans le contrat de travail, d’un avenant au contrat, ou d’une convention à part entière. Pour modifier une convention de forfait, l’accord des deux parties est obligatoire.
La communication interne
Au moment de mettre en place une convention de forfait jours, un travail de communication autour des règles et du fonctionnement est indispensable. Ce, aussi bien auprès des salariés concernés que leur responsable hiérarchique. L’absence de référence horaire aura nécessairement un impact important sur la conduite et le déroulement des activités.
L’essentiel à retenir
La convention de forfait jours permet de répondre au besoin de flexibilité de nombreuses entreprises. Pour les salariés, c’est la possibilité d’organiser librement leur travail. Pour l’employeur, c’est l’obligation de mettre en place un contrôle régulier de la charge de travail et de sa répartition pour respecter son devoir de sécurité et de protection de la santé de ses salariés.
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