Il s’agit d’une situation plus fréquente qu’on pourrait le penser, y compris au sein des PME. En cas de difficulté financière ou de dépense imprévue, il peut arriver qu’un salarié vous sollicite pour un versement sous forme d’acompte ou d’avance. Ces deux dispositions sont souvent confondues dans le langage courant, mais répondent pourtant à des règles différentes.
Quelle est la différence entre un acompte et une avance sur salaire et comment les régulariser ? WE PAIE vous aide à faire le point.
Paiement du salaire : le cadre général
Le Code du travail prévoit un paiement mensuel du salaire pour la plupart des salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ou contrat à durée déterminée (CDD).
À noter que même s’il est d’usage de rémunérer les salariés en fin de mois, ou lors des premiers jours du mois suivant, aucune date n’est imposée par la loi (sauf disposition contraire prévue par convention collective). En revanche, vous devez verser les salaires un jour ouvrable (sauf pour les virements), chaque mois à la même période.
Des exceptions existent en ce qui concerne les saisonniers, les salariés temporaires, les intermittents et les personnes travaillant à domicile. Pour ces salariés ne bénéficiant pas de la mensualisation, le salaire doit être versé au moins deux fois par mois, sans dépasser 16 jours d’intervalle.
Il est possible de remettre le salaire sous forme de virement bancaire, de chèque barré ou d’espèces dans une limite de 1 500 €. Le paiement en espèces est généralement effectué à la demande du salarié ; vous ne pouvez vous y opposer tant que le plafond est respecté.
La notion de travail effectué : la différence entre l’acompte et l’avance sur salaire
C’est la notion de travail effectué qui permet de différencier l’acompte de l’avance.
Tout salarié dont la rémunération est mensualisée a la possibilité de réclamer le versement d’un acompte, qui correspond à la moitié de la rémunération mensuelle. Il s’agit en fait d’un versement anticipé pour un travail déjà effectué. C’est pourquoi il faut attendre le 15 du mois en cours pour solliciter un acompte sur salaire.
Théoriquement, les salariés non concernés par la mensualisation ne peuvent donc pas demander d’acompte.
Votre salarié n’a pas à se justifier lorsqu’il sollicite un acompte sur salaire. Vous êtes tenu de lui verser la moitié de sa rémunération mensuelle. Il est toutefois possible de refuser la demande d’un second acompte sur un même mois, lorsqu’un premier acompte a déjà été versé.
Même si aucun formalisme particulier n’est prévu par la loi, il est préférable de conserver une trace écrite de cette demande.
L’avance sur salaire se différencie de l’acompte, car elle n’est pas corrélée à un travail déjà effectué. Il s’agit en quelque sorte d’un « prêt » dont le montant est libre, et qui engage votre salarié au remboursement de la somme avancée.
De ce fait, vous pouvez tout à fait refuser le versement d’une avance à un salarié, sans avoir à vous justifier (sauf en cas de disposition conventionnelle prévoyant un motif de refus).
Dans le cas où vous souhaitez répondre favorablement à cette demande, nous vous conseillons de mettre par écrit les conditions de cette avance sur salaire et notamment les modalités de remboursement.
Les modalités de régularisation d’un acompte ou d’une avance sur salaire
L’acompte est tout simplement déduit du prochain salaire versé.
En revanche, l’avance fait l’objet d’un remboursement sous la forme d’une retenue sur salaire. Un calendrier pourra être défini au moment du versement de l’avance. Dans tous les cas, la retenue mensuelle ne peut dépasser 10% du salaire net, et peut même être inférieure. Il faut donc garder à l’esprit que le recouvrement de la somme avancée pourra prendre un certain temps.
Attention à ne pas confondre le principe des retenues avec celui des cessions et saisies sur salaire, dans lequel vous agissez en tant qu’intermédiaire entre votre salarié et des tiers. Les cessions correspondent à une situation où un salarié ayant des dettes choisit de céder directement une partie de sa rémunération à ses créanciers (impôts, loyers impayés…). Les saisies interviennent à la suite d’une procédure initiée par le créancier lui-même.
Il faut savoir que même s’il s’agit de deux mécanismes différents, les avances et acomptes sont comptabilisées dans le même compte : « 425. Personnel – Avances et acomptes ».
Avance et acompte apparaissent en bas du bulletin de paie sous la ligne « Net imposable ». Les cotisations sociales seront calculées et décomptées sur la totalité de la rémunération mensuelle, lors de l’établissement des paies de chaque mois.
