Il arrive qu’un salarié vous sollicite pour un versement sous forme d’acompte ou d’avance sur salaire. C’est une situation plus fréquente que ce qu’on pourrait penser, y compris dans les petites entreprises. Ces deux dispositifs sont souvent confondus dans le langage courant, mais répondent pourtant à des règles bien différentes. Quelle est la différence entre un acompte et une avance sur salaire ? Qui fixe le montant de l’avance et comment est elle remboursé ? Cabinet d’externalisation de la paie, nous vous expliquons tout ici !
Qu’est-ce qu’un acompte ou une avance sur salaire ?
Paiement du salaire : rappel des règles
En principe, le salaire est versé une fois par mois, à la même date chaque mois. Seuls les saisonniers, les intérimaires et les travailleurs à domicile ne sont pas mensualisés.
Pour rappel, vous pouvez payer le salaire par virement bancaire, chèque bancaire ou en espèces dans la limite de 1 500 €.
Acompte, avance ou prêt au salarié : quelques définitions
Avant toute chose, il faut bien différencier l’acompte et l’avance sur salaire :
- L’acompte sur salaire : c’est le versement anticipé d’une partie de la rémunération pour un travail déjà accompli, avant la date habituelle de paiement du salaire.
- L’avance sur salaire : c’est le versement d’une somme pour un travail qui n’a pas encore été accompli
Ce qui distingue l’avance de l’acompte, c’est donc la notion de travail effectué, qui induit un traitement différent.
Existe aussi le prêt au salarié. Attention ! Vous ne pouvez accorder un prêt que pour des motifs d’ordre social. Ce prêt nécessite alors la mise en place d’un contrat de prêt puisque la somme d’argent prêtée ne constitue pas une rémunération. Un prêt sans intérêt (ou à taux réduit) est possible à condition de respecter les critères imposés par l’Urssaf. Veillez à inscrire aussi l’impact de la rupture du contrat de travail sur le remboursement du prêt !
Quel est le montant maximum d’un acompte ou d’une avance sur salaire ?
L’acompte sur salaire ne peut pas dépasser la moitié de la rémunération mensuelle du salarié demandeur. Alors que l’avance sur salaire est plus libre. La loi ne définit pas de montant maximum.
Est-ce qu’un employeur peut refuser un acompte ou une avance sur salaire ?
Ce que dit le Code du travail (article L3242-1)
Le Code du travail prévoit que lorsqu’un salarié vous demande un acompte sur salaire, vous ne pouvez pas lui refuser, sauf si :
- Le salarié demande un acompte au cours de la première quinzaine du mois
- Le salarié a déjà obtenu un acompte et en demande un deuxième au cours du même mois.
En revanche, lorsqu’un salarié vous demande une avance sur salaire, vous être libre d’accepter ou non dans la mesure où le travail n’a pas encore été effectué. Cela dit, des dispositions conventionnelles peuvent prévoir des conditions plus favorables. Nous vous recommandons de vérifier ce point.
L’employeur doit-il justifier son refus ?
Si vous refusez un acompte sur salaire car votre salarié ne remplit pas les conditions prévues, vous devez lui expliquer. Mais si votre refus porte sur une demande d’avance sur salaire, vous n’avez pas à vous justifier.
Demande d’acompte ou d’avance : quelle est la procédure ?
Dans quels cas peut-on demander un acompte ou une avance sur salaire ?
Les salariés sollicitent généralement leur employeur lorsqu’ils font face à des difficultés financières ou à une importante dépense imprévue.
Le versement d’un acompte sur salaire est possible uniquement pour les salariés dont la rémunération est mensualisée. Qu’ils soient en CDI ou un CDD n’a aucune incidence. Par contre, cette mensualisation exclut les travailleurs saisonniers, les intérimaires et les intermittents du spectacle.
Concernant l’avance sur salaire, il n’y a pas de restrictions particulières.
Le salarié doit-il envoyer une lettre ?
La loi n’impose pas de formalisme particulier pour une demande d’avance ou d’acompte mais dans tous les cas, il est vivement conseillé de conserver une trace écrite.
- Pour l’acompte sur salaire : sachez que votre salarié n’a pas à vous communiquer les raisons de sa demande, mais vous pouvez lui demander de la formaliser par lettre ou par e-mail.
- Pour l’avance sur salaire : vous pouvez rédiger une convention à faire signer par le salarié, précisant le montant, la date de versement et les modalités de remboursement.
Au moment du versement, pensez aussi à faire signer un reçu à votre salarié.
Quelles sont les modalités de remboursement de l’acompte ou de l’avance sur salaire ?
Pour l’acompte sur salaire, il suffira de déduire le montant versé lors du paiement de la rémunération mensuelle.
Pour l’avance sur salaire, vous pouvez procéder à des retenues sur les salaires suivants, dans la limite de 10 % du salaire net mensuel. La date et le montant de chaque échéance est à déterminer dans la convention. Si jamais le salarié quitte l’entreprise avant le remboursement de l’intégralité de son avance, vous pouvez retenir la somme correspondante sur son solde de tout compte (hors indemnités de congés payés et indemnités de préavis).
Notre conseil : le remboursement d’une avance sur salaire peut prendre un certain temps, avec des effets non négligeables pour votre entreprise selon le montant versé. N’hésitez pas à nous solliciter pour définir l’échéancier le plus adapté pour vous et votre salarié.
Quel est l’impact de l’avance ou acompte sur salaire en paie et en comptabilité ?
Comment faire apparaître les acomptes et avances sur le bulletin de paie ?
Le versement d’un acompte ou d’une avance sur salaire ne donne pas lieu à l’édition d’une fiche de paie par anticipation. Mais au moment de l’établissement du bulletin de salaire, vous devez faire apparaître la retenue correspondante dans la partie basse du document en indiquant :
- Le salaire brut : qui correspond à la totalité des heures accomplies sur le mois
- Le montant de la retenue sur une ligne « acompte sur salaire » ou « avance sur salaire »
- Le salaire net à verser, une fois la retenue déduite.
À savoir que les charges sociales étant calculées et payées à partir du salaire brut total, cela n’a aucune incidence.
Dans quel compte faut-il comptabiliser les avances sur salaire et acomptes ?
Comme on l’a vu, l’acompte et l’avance sur salaire sont deux dispositifs bien différents. Et pourtant, ils sont comptabilisés dans le même compte 425 « Personnel – Avances et acomptes ».
L’essentiel à retenir
L’acompte sur salaire correspond à un paiement anticipé pour un travail déjà effectué, tandis que l’avance porte sur un travail qui n’a pas encore été effectué. En conséquence, vous ne pouvez pas refuser une demande d’acompte mais êtes libre d’accepter ou non une demande d’avance.
La législation sociale étant en constante évolution, nous prenons en charge le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire. En nous confiant vos obligations sociales, vous bénéficiez en plus de nos conseils et expertises sur tous les sujets RH. Contactez nos gestionnaires de paie !
