Certaines entreprises doivent répondre à des normes spécifiques en termes de prévention et d’information. Mais saviez-vous que tout employeur, quel que soit le secteur d’activité, doit communiquer un bon nombre d’informations obligatoires aux salariés? Cela touche aussi bien la sécurité, que le droit du travail ou encore la représentation du personnel. Alors, quels sont les documents obligatoires ? Par quels moyens devez-vous les porter à la connaissance de vos salariés ? We Paie vous partage la liste complète des documents qui font l’objet d’un affichage obligatoire dans les entreprises.
Panneau d’affichage ou diffusion au sein de l’entreprise ?
Plusieurs moyens permettent de transmettre l’information aux salariés :
- L’affichage dans des lieux facilement accessibles
- La publication dans le site Intranet de l’entreprise
- L’envoi d’un e-mail
- La diffusion via des notes de service
- La remise en mains propres des documents.
Certains documents doivent être, soit affiché dans les locaux, soit diffusé par tout autre moyen à vos salariés. Il est cependant préférable d’opter pour l’affichage ET la diffusion, même si la loi ne l’impose pas. En effet, cela permet de garantir la bonne information des salariés, dans un contexte où le télétravail se généralise de plus en plus et qu’ils ne sont pas toujours présents dans les locaux de l’entreprise.
Quelles sont les obligations d’affichage en entreprise ?
L’inspection du travail
Vous devez afficher les coordonnées de l’unité territoriale des Dreets (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) dont dépend votre entreprise : l’adresse, le nom de l’inspecteur du travail et le numéro de téléphone.
Pour rappel, les DIRECCTE ont été regroupées avec les DRCS pour créer les DREETS en avril 2021
La lutte contre les discriminations
Le numéro de téléphone du service d’accueil chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations doit être affiché, ainsi que les conditions de saisine du Défenseur des droits.
Vous devez également communiquer, par tout moyen, dans les lieux de travail, dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, le texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal.
À savoir que le texte de l’article 225-1 du Code Pénal a été modifié par la loi du 21 mars 2022. Ainsi, depuis le 1er septembre 2022, les lanceurs d’alerte ont été intégré dans la liste des motifs de discrimination interdits dans le Code du travail et dans le Code pénal.
La médecine du travail
Il est nécessaire d’afficher les coordonnées du médecin du travail (adresse, numéro de téléphone) et des services de secours d’urgence : pompiers, SAMU.
Les consignes de sécurité, d’incendie et d’avertissement des zones de danger
Les informations suivantes doivent être affichées :
- Les consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010
- Les noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie
La convention collective
Vous devez communiquer par tout moyen :
- L’avis comportant l’intitulé et la référence de la convention collective en vigueur dans l’entreprise, ou l’établissement le cas échéant et les accords applicables
- Les conditions de consultation sur le lieu de travail
L’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes
Les textes des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail doivent être communiqués par tout moyen
Les horaires collectifs et le repos hebdomadaire
Vous devez afficher :
- L’horaire collectif de travail (début et fin) et la durée du repos
- Les jours et heures de repos collectifs, si le repos hebdomadaire n’est pas le dimanche
Les congés payés
Par tout moyen, vous devez communiquer :
- La période de prise des congés (au moins 2 mois avant le début des congés)
- L’ordre des départs en congés
- Pour les employeurs d’artistes du spectacle et du bâtiment : la raison sociale et l’adresse de la caisse d’affiliation des congés payés
La lutte contre le harcèlement moral et le harcèlement sexuel
Les textes du code pénal relatifs au harcèlement doivent être portés à la connaissance de vos salariés par tout moyen.
- Harcèlement moral : article 222-33-2 du code pénal
- Harcèlement sexuel : article 222-33 du code pénal.
L’interdiction de fumer et de vapoter
Vous devez indiquer par voie d’affichage :
- L’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise
- L’interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés ou couverts à usage collectif, sauf exceptions (exemple : lieu collectif de travail avec accueil du public)
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Il est nécessaire d’afficher les conditions d’accès et de consultation de l’inventaire des risques, contenant le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.
Pour rappel, le DUERP doit être mis à jour chaque année.
Les panneaux syndicaux
Chaque section syndicale de l’entreprise doit disposer de panneaux pour l’affichage de ses communications.
Le travail temporaire
Par tout moyen, vous devez communiquer :
- Les informations nominatives contenues dans les relevés de contrat de mission à Pôle Emploi et à la DDETS (Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités)
- Les droits d’accès et de rectification exercés par les intéressés auprès de Pôle Emploi et de la DDETS.
Si l’effectif de votre entreprise est entre 11 et 49 salariés
Lorsque l’effectif atteint le seuil de 11 salariés, vous devez également :
- Afficher la liste nominative des membres du CSE (comité social et économique), en précisant leur emplacement habituel de travail et leur participation à une ou plusieurs commissions
- Communiquer par tout moyen la procédure d’organisation de l’élection des membres du CSE tous les 4 ans.
Si l’effectif de votre entreprise est de 50 salariés et plus
Lorsque l’effectif atteint le seuil de 50 salariés, vous devez en plus :
- Informer vos salariés de l’existence d’un accord de participation et de son contenu, par affichage ou par tout moyen de communication
- Communiquer par tout moyen le règlement intérieur, qui précise les règles en matière d’hygiène, de sécurité et de sanctions.
Focus sur le règlement intérieur : ce que prévoit le code du Travail
Règlement intérieur : obligatoire à partir de 20 ou 50 salariés ?
Jusqu’au 31 décembre 2019, le règlement intérieur était obligatoire à partir de 20 salariés. Depuis le 1er janvier 2020, le règlement intérieur est obligatoire à partir de 50 salariés.
L’obligation de mise en place du règlement intérieur intervient après un délai de 12 mois consécutifs à compter de la date à laquelle l’effectif a atteint 50 salariés.
Si votre effectif est inférieur à 50 salariés, il est tout de même possible de mettre en place un règlement intérieur, ou bien de continuer à appliquer un règlement intérieur qui avait été instauré avant le 1er janvier 2020.
Comment rédiger le règlement intérieur ?
Vous devez rédiger un projet de règlement intérieur dans le but de le soumettre à l’avis du CSE. Ce document se compose de différentes clauses :
- Les clauses obligatoires : notamment les règles générales et permanentes relatives à la discipline, les mesures d’application de la règlementation en matière de santé et sécurité, l’échelle des sanctions…
- Les clauses facultatives : par exemple, des dispositions rappelant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés, la limitation ou l’interdiction de consommation de boissons alcoolisées sur le lieu de travail.
- Les interdits : notamment les règles restreignant les droits ou libertés individuelles et collectives (au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail, et proportionné au but recherché), ainsi que les dispositions discriminant les salariés.
Le dépôt du règlement intérieur
Une fois finalisé, le règlement intérieur doit être déposé au greffe du conseil de prud’hommes dont dépend l’entreprise ou l’établissement.
En interne, le règlement intérieur doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen : affichage dans les locaux, envoi par email, etc.
La date d’entrée en vigueur du règlement intérieur intervient au moins un mois après l’accomplissement de l’ensemble des formalités de publicité et de dépôt.
Modification du règlement intérieur
En cas de suppression ou de modification des clauses du règlement intérieur, il faut suivre la même procédure : consultation du CSE, dépôt et diffusion.
À savoir que le règlement intérieur doit régulièrement être mis à jour, pour intégrer les évolutions de la législation sociale.
Ainsi, depuis le 1er septembre 2022, le règlement intérieur doit rappeler l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte.
En outre, il est nécessaire d’actualiser les articles relatifs aux harcèlements sexuel et moral, étant donné que les articles L.1152-2, L.1153-2 et L.1153-4 du Code du travail ont été réécrits pour y inclure la protection renforcée du lanceur d’alerte, tandis que l’article L.1153-3 a été supprimé.
Absence d’affichage réglementaire : quels sont les risques ?
Différentes sanctions sont prévues par le code du Travail et le code pénal pour les entreprises qui ne respectent pas les obligations d’affichage, dès lors que le manquement est constaté par l’inspection du travail :
- Une amende pouvant aller jusqu’à 1 000 €
- En cas de récidive : la peine peut aller jusqu’à 1 an de prison et 37 500 € d’amende pour délit d’obstacle.
Au-delà du risque de sanctions, il est important pour tout employeur de veiller à la bonne information de ses salariés, au sujet de leurs obligations mais aussi de leurs droits.
Une information claire et accessible contribue en effet à maintenir la bonne qualité du dialogue social au sein de l’entreprise.
L’essentiel à retenir
La liste des documents obligatoires s’impose à tout employeur dès le premier salarié. En fonction de la taille de l’entreprise, d’autres documents viennent s’ajouter, dont la liste nominative des membres du CSE à partir de 11 salariés, ou encore le règlement intérieur lorsque l’effectif dépasse 50 salariés. En sachant que selon le type de document, la loi impose soit l’affichage, soit la communication par tout moyen.
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