Pour garantir le bon déroulement des activités au sein d’un collectif, les règles sont indispensables. Dans le cadre de l’entreprise, elles prennent la forme d’un règlement intérieur, document légal qui permet de fixer les règles en matière d’hygiène, de sécurité, mais aussi de discipline. Comment rédiger un règlement intérieur conforme à la législation sociale ? Que se passe-t-il en cas de non respect du règlement intérieur ? WE PAIE vous apporte toutes les réponses.
Quelles sont les 5 obligations de l’employeur ?
Le réglement intérieur est obligatoire dès 50 salariés
Depuis le 1er janvier 2020, le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou les établissements qui emploient au moins 50 salariés. Le seuil de 50 salariés doit être atteint durant 12 mois consécutifs. L’entreprise dispose ensuite de 12 mois supplémentaires pour établir son règlement intérieur.
Bien entendu, la mise en place d’un règlement intérieur reste possible dans les entreprises comprenant moins de 50 salariés, dans le respect des dispositions légales.
Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation de mise en place du règlement intérieur s’exposent à une amende de 750 €.
Auparavant, jusqu’en 2019, le seuil rendant le règlement intérieur obligatoire était fixé à 20 salariés.
Le réglement intérieur : un document encadré par le Code du travail
Il doit être rédigé par l’employeur et en français. Document légal et formel, il doit contenir les clauses obligatoires détaillées ci-dessous. Il doit aussi être affiché au sein de l’entreprise, une fois validé par tous les intervenants obligatoires.
L’obligation de consulter le CSE
Le règlement intérieur, une fois rédigé par l’employeur, doit être soumis à l’avis du comité social et économique (CSE). En sachant que c’est la consultation du CSE qui est obligatoire, et non pas son approbation. Ainsi, le règlement intérieur s’applique même si le CSE ne l’approuve pas.
Pour rappel, la mise en place d’un CSE est obligatoire dès 11 salariés.
L’obligation de contrôle de l’inspection du travail
La conformité du règlement intérieur doit être contrôlée par l’inspection du travail. C’est pourquoi l’employeur doit lui transmettre le règlement intérieur en 2 exemplaires, accompagnés de l’avis du CSE.
L’inspecteur du travail notifie sa décision dans un délai de 2 mois après réception de la demande. Si des clauses sont contraires aux dispositions du Code du travail, elles devront être modifiées ou retirées.
L’obligation de dépôt du règlement intérieur de l’entreprise
Pour pouvoir s’appliquer, le règlement intérieur doit également être déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes dont dépend l’entreprise ou l’établissement.
Comment rédiger le règlement intérieur de votre entreprise ?
Les clauses obligatoires
Pour être conforme, tout règlement intérieur doit inclure les dispositions suivantes :
- Les règles générales et permanentes concernant la discipline (exemple : horaire de travail, conditions de circulation)
- La nature et l’échelle des sanctions
- Les mesures d’application de la règlementation en matière de santé et de sécurité (exemple : interdiction de fumer dans les locaux)
- Les conditions de participation des salariés au rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité (exemple : port du masque en période d’épidémie)
- Le rappel des dispositions relatives aux droits et à la défense des salariés (en cas de procédure disciplinaire notamment)
- Le rappel des dispositions relatives au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes prévues dans le Code du travail
- Le rappel de l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte.
Point important : le règlement intérieur doit préciser sa date d’entrée en vigueur.
À quelle date la règle de droit entre en vigueur ?
Le règlement intérieur entre en vigueur au minimum un mois après l’accomplissement des différentes formalités obligatoires (dépôt et diffusion).
Où trouver le règlement intérieur d’une entreprise ?
Obligation d’afficher le règlement intérieur dans l’entreprise
Le règlement intérieur doit être communiqué aux salariés par tout moyen, notamment :
- L’affichage dans les locaux
- La publication sur l’intranet de l’entreprise, en informant les salariés
- La remise d’un exemplaire en mains propres
Si l’employeur ne respecte pas son obligation d’information aux salariés, il ne pourra pas leur opposer l’application du règlement intérieur, en particulier la mise en œuvre des sanctions prévues en cas de faute.
Le règlement intérieur doit également être porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail.
Quelles sont les clauses interdites dans le règlement intérieur ?
De façon générale, il est interdit d’inclure des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail en raison de l’origine, du sexe, de l’orientation sexuelle, de la situation familiale, des activités syndicales, de l’apparence physique, du lieu de résidence…
En outre, le règlement intérieur ne doit pas restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives, au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir.
Tout est une question de mesure. Par exemple, l’employeur a le droit de contrôler l’alcoolémie de certains salariés en raison de leurs fonctions (pouvant potentiellement exposer des personnes ou des biens à un danger). Mais il ne peut pas interdire les conversations personnelles ou encore imposer un ordre de passage aux douches.
Quelles sont les clauses facultatives ?
L’employeur peut inclure des clauses facultatives dans le règlement intérieur, notamment :
- Le rappel du principe de neutralité et la restriction de la manifestation des convictions des salariés, dès lors qu’elles sont justifiées et proportionnées au but recherché
- La limitation ou l’interdiction de la consommation de vin, bière, cidre ou poiré sur le lieu de travail. En principe autorisées par le Code du travail, ces boissons alcoolisées peuvent être interdites par l’employeur s’il estime qu’il y a un risque pour la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs.
Comment gérer les modifications et les mises à jour du règlement intérieur ?
En cas de modification ou de retrait d’une clause du règlement intérieur, l’employeur doit suivre les mêmes formalités que pour la première rédaction :
consultation du CSE, transmission à l’inspection du travail et au greffe du conseil des prud’hommes.
Ensuite, l’employeur doit veiller à diffuser la version actualisée du règlement intérieur au sein de l’entreprise, qui entre en vigueur 1 mois après l’accomplissement des formalités obligatoires.
Les notes de service
Dans certaines entreprises, les consignes peuvent être transmises via des notes de service. Dès lors qu’elles contiennent des obligations générales et permanentes, les notes de service sont considérées comme des adjonctions au règlement intérieur. De ce fait, elles sont soumises aux mêmes formalités (sauf en cas d’urgence pour les prescriptions relatives à la santé et à la sécurité).
Non-respect du règlement intérieur entreprise : quelles conséquences ?
Qui doit respecter le règlement intérieur ?
Tous les salariés de l’entreprise, ainsi que les stagiaires, doivent respecter le règlement intérieur. La date d’entrée dans l’entreprise ou le nombre d’années d’ancienneté n’y changent rien.
Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, il est possible de rédiger un règlement intérieur propre à chacun des établissements, ou bien d’inclure des dispositions spécifiques dans le règlement intérieur commun.
En ce qui concerne les intérimaires et les intervenants extérieurs, ils doivent respecter les mesures relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale.
Les sanctions prévues par le règlement intérieur
Le règlement intérieur fixe les règles de conduite en matière de santé et de sécurité, mais pas seulement. Il sert également à définir les règles relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions.
D’après la jurisprudence, une sanction disciplinaire doit nécessairement être prévue dans le règlement intérieur pour pouvoir être mise en œuvre, à l’exception du licenciement.
Les sanctions prévues dans le règlement intérieur peuvent prendre différentes formes : avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation, mutation… Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer que les sanctions sont :
- Proportionnées par rapport à la faute commise
- Conformes aux dispositions conventionnelles : les sanctions ne peuvent pas être plus sévères que celles prévues par la convention collective applicable
- Conformes au Code du travail : les sanctions pécuniaires telles que les amendes et les retenues sur salaire sont interdites.
Bon à savoir : la procédure disciplinaire ne peut pas s’appliquer aux intérimaires ni aux intervenants extérieurs.
L’essentiel à retenir
Le règlement intérieur est obligatoire à partir de 50 salariés. Indispensable pour pouvoir prononcer une sanction à l’encontre d’un salarié fautif, il vise plus généralement à établir les règles de bonne conduite, en-dehors de toute disposition discriminatoire ou restreignant les droits et libertés fondamentaux.
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