Quelles sont les formalités légales et réglementaires à respecter dans le cadre de la rédaction du règlement intérieur d’une entreprise ? À partir de combien de salariés est-il obligatoire ? Comment le mettre en place dans votre entreprise ? Prestataire paie, WE PAIE vous accompagne dans toutes vos obligations sociales.
Qui est concerné par l’obligation de rédiger un règlement intérieur dans son entreprise ?
Depuis le 1er janvier 2020, seuls les dirigeants d’entreprises de 50 salariés et plus ont l’obligation de mettre en place un règlement intérieur au sein de leur structure. Cette obligation s’applique au terme d’un délai de 12 mois à partir de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint.
Illustration : si par exemple, le seuil de 50 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs au 1er janvier 2025,vous devrez établir un règlement intérieur pour le 1er janvier 2026.
Bien entendu, la mise en place d’un règlement intérieur reste possible dans les structures qui emploient moins de 50 salariés. Il est même fortement recommandé en réalité.
À savoir que le non respect de cette obligation légale entraine le versement d’une amende de 750 €.
Quelles sont les obligations à respecter dans le cadre de sa mise en place ?
Un contenu formel strictement encadré par le Code du travail et des clauses obligatoires
En tant qu’employeur, vous devez rédiger le règlement intérieur en français. Au besoin, il peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Quel que soit votre secteur d’activité, restaurant, entreprise du BTP ou société de transport, vous devez y inscrire toutes les règles qui relèvent de :
- La santé et la sécurité de vos salariés au sein de votre structure ;
- La discipline (la nature et l’échelle des sanctions)
- Les horaires de travail ;
- Les clauses obligatoires. Les dispositions légales qui concernent le harcèlement, les agissements sexistes, la discrimination et la protection des lanceurs d’alerte depuis le 1er septembres 2022.
Avant d’être porté à la connaissance de vos salariés par tout moyen (affichage, intranet, e-mail) et mis en application, il est soumis aux obligations suivantes.
La consultation du Comité Social et Économique (CSE) de votre entreprise
Le règlement intérieur doit être soumis à l’avis du Comité Social et Économique (CSE). Cet avis est consultatif, mais obligatoire. Autrement dit, le règlement intérieur s’applique même si le CSE ne l’approuve pas.
Notez que l’article L. 2317-1 du Code du travail expose que le défaut de consultation du CSE constitue un délit d’entrave.
Pour rappel, la mise en place d’un CSE dans votre entreprise est obligatoire dès 11 salariés.
Le contrôle de l’inspection du travail
La conformité du règlement intérieur doit être contrôlée par l’inspection du travail. Ainsi devez-vous leur transmettre votre règlement intérieur en 2 exemplaires, accompagnés de l’avis du CSE de votre entreprise.
Le dépôt au greffe du conseil de Prud’hommes
Pour pouvoir s’appliquer, le règlement intérieur doit aussi être déposé au greffe du conseil de Prud’hommes dont dépend le siège social de votre entreprise ou établissement.
L’obligation d’affichage
Pour pouvoir être affiché, le règlement intérieur de votre entreprise doit être validé par tous ces intervenants :
- Le CSE
- L’inspection du travail
- Le greffe du conseil de Prud’hommes
Sa date d’entrée en vigueur doit être fixée au moins un mois après l’accomplissement de toutes ces formalités obligatoires. Ce délai d’un mois donne le temps à l’inspection du travail de vous faire parvenir ses éventuelles observations.
En cas de modification du règlement intérieur
La consultation du CSE n’est pas nécessaire si les modifications apportées au règlement intérieur le sont à la demande de l’inspection du travail. Vous devrez toutefois informer vos salariés des changements et déposer le nouveau règlement au greffe du conseil de prud’hommes.
Comment rédiger un bon règlement intérieur ?
Les clauses interdites
De façon générale, il est interdit d’inclure des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail en raison de l’origine, du sexe, de l’orientation sexuelle, de la situation familiale, des activités syndicales, de l’apparence physique, etc.
En outre, le règlement intérieur ne doit pas restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives, au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir. Tout étant une question de mesure. Par exemple, l’employeur a le droit de contrôler l’alcoolémie de certains salariés en raison de leurs fonctions (pouvant potentiellement exposer des personnes ou des biens à un danger), mais il ne peut pas interdire les conversations personnelles ou encore imposer un ordre de passage aux douches.
Les clauses facultatives
L’employeur peut inclure des clauses facultatives dans le règlement intérieur, notamment les deux suivantes :
- Le rappel du principe de neutralité et la restriction de la manifestation des convictions des salariés, dès lors qu’elles sont justifiées et proportionnées au but recherché
-
La limitation ou l’interdiction de la consommation de vin, bière, cidre ou poiré sur le lieu de travail. En principe autorisées par le Code du travail, ces boissons alcoolisées peuvent être interdites par l’employeur s’il estime qu’il y a un risque pour la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs.
L’exemple du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP)
De plus, des dispositions particulières peuvent être établies pour une catégorie de personnel. Par exemple pour les salariés du BTP qui exercent sur les chantiers de construction, le règlement intérieur doit inclure des consignes strictes de sécurité et de prévention des accidents :
- L’obligation du port des équipements de protection individuelle (EPI)
- Les règles d’accès au chantier
- Les habilitations nécessaires
Où trouver le règlement intérieur d’une entreprise ?
Le règlement intérieur doit être communiqué aux salariés par tout moyen :
- L’affichage dans les locaux (salle de pause, cantine, etc.)
- La publication sur l’intranet de l’entreprise, ou par e-mail
- La remise d’un exemplaire en mains propres
Attention ! Si vous ne respectez pas votre obligation d’information aux salariés, vous ne pourrez pas leur opposer l’application du règlement intérieur, en particulier la mise en œuvre des sanctions prévues en cas de faute.
Notez que le règlement intérieur doit également être porté à la connaissance de toutes les personnes ayant accès aux lieux de travail, vos fournisseurs et vos intérimaires notamment.
Comment gérer les mises à jour du règlement intérieur ?
En cas de modification ou de retrait d’une clause du règlement intérieur, l’employeur doit suivre les mêmes formalités que pour la première rédaction : consultation du CSE, transmission à l’inspection du travail et au greffe du conseil des prud’hommes.
Ensuite, l’employeur doit veiller à diffuser la version actualisée du règlement intérieur au sein de l’entreprise. Celui entrant en vigueur, à nouveau un mois après l’accomplissement des formalités obligatoires.
Les notes de service
Dans certaines entreprises, les consignes peuvent être transmises via des notes de service. Dès lors qu’elles contiennent des obligations générales et permanentes, les notes de service sont considérées comme des adjonctions au règlement intérieur. De ce fait, elles sont soumises aux mêmes formalités.
Exception faite pour les situations d’urgence. Dans ce cas, une note de service qui définirait des obligations relatives à la santé et à la sécurité, peut entrer en vigueur immédiatement. L’article L. 1321-5 précise qu’il suffit de la transmettre au CSE et à l’inspection du travail.
Non-respect du règlement intérieur entreprise : quelles sont les conséquences ?
Qui doit respecter le règlement intérieur ?
Tous les salariés de l’entreprise, stagiaires inclus, doivent respecter le règlement intérieur. Peu importe la date d’entrée dans l’entreprise ou le nombre d’années d’ancienneté. En revanche, les intérimaires et les intervenants extérieurs doivent seulement respecter les mesures relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale.
Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, il est possible de rédiger un règlement intérieur propre à chacun des établissements, ou bien d’inclure des dispositions spécifiques dans un seul règlement intérieur commun à tous.
Les sanctions prévues
Le règlement intérieur fixe les règles de conduite en matière de santé et de sécurité, mais pas seulement. Il sert également à définir les règles relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions.
D’après la jurisprudence, une sanction disciplinaire doit nécessairement être prévue dans le règlement intérieur pour pouvoir être mise en œuvre, à l’exception du licenciement.
Les sanctions prévues dans le règlement intérieur peuvent prendre différentes formes : avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation, mutation… Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer que les sanctions sont :
- Proportionnées par rapport à la faute commise
- Conformes aux dispositions conventionnelles : les sanctions ne peuvent pas être plus sévères que celles prévues par la convention collective applicable
- Conformes au Code du travail : les sanctions pécuniaires telles que les amendes et les retenues sur salaire sont interdites.
Pourquoi faire appel à notre cabinet de gestion de paie ?
La mise en place d’un règlement intérieur est une démarche complexe qui nécessite une connaissance approfondie du droit du travail et des spécificités de votre secteur d’activité. Notre cabinet de gestion de paie vous accompagne dans cette démarche en vous proposant :
- Une expertise juridique pour garantir la conformité de votre règlement intérieur
- Une adaptation du document aux spécificités de votre entreprise et de votre secteur
- Un gain de temps en vous déchargeant des formalités administratives
En faisant appel à nos services, vous sécurisez la fonction paie de votre entreprise et vous vous assurez de respecter les obligations légales en vigueur.
L’essentiel à retenir
Obligatoire à partir de 50 salariés, le règlement intérieur d’une entreprise est Indispensable pour pouvoir prononcer une sanction à l’encontre d’un salarié fautif. Outre cet aspect, le règlement vise plus généralement à établir les règles de bonne conduite, en-dehors de toute disposition discriminatoire ou restreignant les droits et libertés fondamentaux.
La législation sociale étant en constante évolution, nous prenons en charge le cycle de paie de vos salariés ET votre veille règlementaire. Libérez vous de ces lourdeurs administratives et juridiques, contactez nos gestionnaires de paie !
