Même si les congés sont attendus avec impatience par les salariés, il arrive que certains arrivent en fin de période avec des congés N-1 non pris. Quelles sont les règles en matière de report et de paiement des congés payés non pris ? WE PAIE vous partage ses connaissances en la matière.
Congés payés : quelles sont les règles ?
La période de référence (d’acquisition des jours de congés payés)
Rappelons tout d’abord comment fonctionnent les congés payés : tout salarié, quel que soit son contrat de travail, acquiert 2,5 jours de congés par mois de travail effectif. Ce qui donne au total 30 jours ouvrables, soit 5 semaines de congés payés (CP) par an.
La période de référence pour l’acquisition des congés est fixée du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N. Sur le bulletin de salaire, le nombre de jours de CP acquis est inscrit en solde N et passe en solde N-1 à partir du mois de juin.
Certaines situations donnent droit à des congés supplémentaires : salariés de moins de 21 ans, salariés ayant des enfants à charge ou/et ancienneté selon la convention collective en vigueur dans votre entreprise. Les salariés du BTP bénéficient notamment de ces avantages.
La période de prise des congés
Les congés payés sont à prendre au plus tard le 31 mai de l’année suivante. Le congé principal doit normalement être posé entre le 1er mai et le 31 octobre. Cela dit, la période peut s’étendre au-delà de ces dates.
Par exemple, les 30 jours acquis entre juin 2023 et mai 2024 doivent être intégralement pris avant le 31 mai 2025, et majoritairement entre le 1er mai et le 31 octobre 2024.
Par ailleurs, certains employeurs peuvent imposer à leurs collaborateurs de prendre leurs congés durant la fermeture de l’entreprise.
Notez que toutes les dispositions en la matière peuvent s’appliquer en vertu d’un contrat de travail, d’une convention collective, d’un accord d’entreprise, ou encore d’un usage.
A-t-on le choix entre prendre ses congés ou se les faire payer ?
Congés payés : une obligation légale pour l’employeur, comme pour le salarié
Les congés payés ont été instaurés pour permettre aux salariés de se reposer. En conséquence de quoi, un salarié ne peut pas y renoncer contre le versement d’une somme financière. De même, les employeurs ne peuvent absolument pas substituer le versement d’une indemnité à la prise des congés payés.
C’est aussi pour cela qu’il est interdit d’effectuer un travail rémunéré pendant ses congés payés. La seule exception étant les vendanges.
À savoir que vous pouvez être condamné à payer des dommages et intérêts à votre salarié si sa charge de travail ne lui permet pas de prendre ses congés payés.
L’indemnité de congés payés : comment la calculer ?
L’indemnité de congés payés désigne la somme que reçoit le salarié durant son congé. En effet, l’indemnité de congés payés est différente du salaire. Son mode de calcul n’intègre pas les frais professionnels, ni les primes de participation ou d’intéressement.
Que deviennent les congés payés non pris ?
La gestion des absences par l’employeur
En principe, les congés payés non pris sont perdus, sauf dans des situations bien précises. L’employeur peut accorder le report des congés payés non pris en vertu d’une décision ou d’un usage. Mais c’est loin d’être systématique, car le report des congés payés complique la gestion des absences.
Le compte épargne-temps (CET)
Le compte épargne-temps permet, comme son nom l’indique, d’épargner des congés payés non pris ainsi que certaines rémunérations. Mais seuls certains congés peuvent y être déposés :
- La 5ème semaine de congés payés
- Les jours de repos acquis au titre des heures supplémentaires
- Les congés conventionnels et les congés pour fractionnement
Attention, le CET n’existe pas dans toutes les entreprises. Non obligatoire, il peut être mis en place via un accord d’entreprise ou un accord de branche.
Le report des congés
Le salarié a le droit au report de ses congés payés non pris quand son arrêt maladie est d’origine professionnelle.
Depuis la loi n°2024-364 du 22 avril 2024, les arrêts maladie « classiques » donnent aussi le droit d’acquérir des CP et donc de reporter la prise de congés payés pendant un délai de 15 mois maximum. Le point de départ de cette période démarre le jour où vous l’informez du nombre de jours de CP dont il dispose et la date jusqu’à laquelle il peut les poser. À partir du moment où il reprend le travail, vous avez un mois pour l’informer. Plus d’infos ici !
Autre cas de figure : le salarié qui souhaite prendre un congé sabbatique ou un congé pour création ou reprise d’entreprise peut le financer en utilisant une partie de ses congés payés. Concrètement, il peut reporter sa 5ème semaine de congés payés chaque année pendant 6 ans maximum.
Est-il possible de se faire payer les congés payés non pris ?
La seule situation permettant de se faire payer des congés payés non pris est la rupture du contrat de travail.
L’indemnité compensatrice de congés payés fait alors partie du solde de tout compte. Son montant correspond au calcul le plus favorable entre les deux méthodes suivantes :
- 1/10e la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence
- Maintien de salaire : la rémunération perçue si le salarié avait continué à travailler.
Exception faite si l’entreprise appartient au BTP.
Paiement des congés payés et CDD
Pour les CDD et les contrats d’intérim, le salarié bénéficie également d’une indemnité dite de précarité, correspondant à 10 % de la rémunération totale brute perçue. Exception faite pour certains CDD saisonniers.
Démission et congés payés non pris
Dans le cas où des congés payés ont été validés avant la notification de la démission, l’employeur ne peut pas les annuler. Ces congés payés ayant un effet suspensif sur le préavis.
Avec l’accord de l’employeur, il est possible de solder ses congés payés avant la date de fin du contrat et ainsi diminuer voire « annuler » la durée du préavis.
Au moment du départ effectif, l’employeur devra tenir compte des congés payés restants pour calculer l’indemnité compensatrice de congés payés.
Départ en retraite et congés payés non pris
Que le départ à la retraite soit à l’initiative du salarié ou de l’employeur, l’indemnité compensatrice de congés payés est toujours due. Les conditions de prise des congés et l’impact sur le préavis sont les mêmes que pour une démission.
Licenciement et congés payés non pris
Un licenciement pour faute grave ou faute lourde autorise l’employeur à ne pas verser l’indemnité de licenciement et l’indemnité de préavis. Mais l’indemnité compensatrice de congés payés reste toujours due, quelle que soit la cause du licenciement.
Peut-on se faire payer ses congés payés en arrêt maladie ?
Il arrive qu’un salarié tombe malade et se fasse prescrire un arrêt de travail alors qu’il avait prévu de partir en congés. Juste avant ou pendant, 2 cas de figure différents. Explications.
L’arrêt maladie intervient juste avant la prise de congés payés
Lorsque l’arrêt de travail intervient avant le départ en congés, le salarié a le droit de les reporter après la fin de son arrêt. Mais ce report doit être effectif : l’employeur ne peut pas verser d’indemnité à la place.
Durant l’arrêt maladie, le salarié perçoit les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS), et les indemnités complémentaires de l’employeur s’il remplit les conditions.
L’arrêt maladie intervient durant la période de congés
Lorsque l’arrêt de travail intervient alors que le salarié est déjà en congés, il peut bénéficier du report de ses congés payés. Mais les jurisprudences française et européenne divergent sur un point : l’obligation ou non pour l’employeur d’accepter ce report.
Quoi qu’il en soit, durant la période de chevauchement, le salarié pourra toucher à la fois les indemnités journalières de Sécurité sociale et l’indemnité de congés payés. En revanche, il n’aura pas droit aux indemnités complémentaires de l’employeur prévues en cas d’arrêt maladie.
Quand les CP sont-ils perdus ? L’essentiel à retenir
Les congés payés non pris sont perdus, sauf s’ils sont déposés sur un CET ou bien reportés en cas d’arrêt maladie ou congé maternité. Si le contrat de travail prend fin avant que le salarié ait pu prendre ses congés acquis, il bénéficie alors de l’indemnité compensatrice de congés payés.
Vous envisagez d’externaliser la gestion de vos RH ? N’hésitez pas à contacter nos gestionnaires de paie pour obtenir un devis en fonction de vos besoins.
